九、公司文書收發(fā)作業(yè)規(guī)范
九、公司文書收發(fā)作業(yè)規(guī)范 第一條 主管部門 本公司所有外來文書，都由總務(wù)部文秘室統(tǒng)一接受。 第二條 處理方法 文秘室按下列規(guī)定處理所到達(dá)的文書： 1．把公司文書與私人文書區(qū)分開來。 2．由文秘室直接開啟送達(dá)的公司文書，并在文書的空白處加蓋收發(fā)印章，注明收發(fā) 日期。 3．對(duì)于送達(dá)各部門且不能開啟的，估計(jì)涉及內(nèi)容與事項(xiàng)重要的文書，以及絕密文書 ，只需在封面上加蓋文秘室收發(fā)印章，注明收發(fā)日期。 第三條 登記 凡符合下列規(guī)定的文書，都必須做好登記。 1．在一般文書或送交部門的普通文書中，如果判定或者未開啟也能判斷是重要的文 書，或者夾帶重要物品的文書。 2．專人傳遞送達(dá)的文書， 3．標(biāo)有“絕密”或“親啟”字樣的文書。 第四條 電報(bào)、快遞文書 文秘室必須優(yōu)先處理電報(bào)、特快專遞類文書，不得拖延。 第五條 公休日到達(dá)的文書 凡下班后、或者缺席工作時(shí)間以外到達(dá)的文書，一律由值班留守人員接收，于此后第 一個(gè)工作日早晨移交文秘室。 第六條 分發(fā) 文書的分發(fā)按下列要點(diǎn)進(jìn)行： 1．寫給各部門的文書，經(jīng)登記后直接分發(fā)給各部門的主管。 2．重要文書、專遞文書或者夾有重要物品的文書，直接送交文書接受人，在接受人 不在的情況下，囑托部門主管轉(zhuǎn)交。領(lǐng)取文書者必須在登記簿上簽名蓋章。 3．文書中一切夾帶或附有的物品，必須原樣送到當(dāng)事人手中。 4．私人信件直接分送本人（在特殊情況下也可由代理者領(lǐng)?。?，在必要情況下，讓 領(lǐng)取者在登記簿上簽名蓋章。 第七條 回復(fù) 各部門在接到文書時(shí)，應(yīng)給文秘室一個(gè)回復(fù)，表示那些需要回復(fù)的文書已經(jīng)收到。 第八條 退回 分送給各部門的文書，如果出現(xiàn)差錯(cuò)，或不是所在部門接收的文書，應(yīng)直接退回文秘 室，再由文秘室處理。 第九條 電報(bào)電話記錄 收到電報(bào)后在“文書登記簿”上做好登記，接到電話后填寫“電話記錄傳票”。但普通的 電話不必記錄。
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