公司公文處理實施細則
公司公文處理實施細則 □ 總則 第一條 為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結合公司的實際情況，特制定本實施細 則。 第二條 各部門的公文，是傳達貫徹黨和國家的方針政策、請示和答復問題、指導和商洽工 作，報告情況、交流經驗的重要工具，必須認真做好公文處理工作。 第三條 各單位應發(fā)揚實事求是，認真負責的工作作風，克服形式主義和文牘主義，提高公 文處理的效率和質量。 第四條 公文處理必須做到及時、準確、安全。公文統(tǒng)一由辦公室文秘人員收發(fā)、分辦、用 印、立卷。 第五條 各單位的公文處理工作，必須實行嚴格的保密制度，確保國家機密。 □ 公文種類 第六條 公文種類主要有： (一)請示 請上級指示和批準，用"請示"。 (二)報告 向上級機關匯報工作，反映情況，用"報告"。 (三)指示 對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用"指示"。 (四)布告、公告、通告 對公眾公布應當遵守或周知的事項，用"布告"。 向國內外宣布重大事件，"用公告"。 在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件，用"通告"。 (五)批復 答復請示事項，用"批復"。 (六)通知 傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發(fā)上級 、同級和不相隸屬單位的公文，用"通知"。 (七)通報 表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用"通 報"。 (八)決定、決議 對某些問題或者重大行動作出安排，用"決定"。 經過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用"決議"。 (九)函 平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等詢問和答 復問題，用"函"。 (十)會議紀要 傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執(zhí)行的，用"會議紀要"。 □ 公文格式 第七條 公文格式一般包括：標題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時間、抄送(抄報) 單位、公文字號、主題詞等。 (一)公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，并標明發(fā)文單位和公文種 類。 除批轉法規(guī)性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。 (二)向上級請示的公文，一般只寫一個主送單位；如果需要上報另一個上級單位時 ，可以用抄報的形式。 (三)發(fā)文時間，以領導簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準。 (四)公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯(lián)名發(fā)文，只標明主辦 單位的公文編號。 (五)公文如有附件，應當在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。 (六)收、發(fā)文單位應寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應將主辦單位排列在前 。 (七)文字一律從左至右橫寫橫排。 第八條 公文紙一般用16開，在左側裝訂。"通告"等用紙大小，根據實際需要確定行文關系。 第九條 對上級單位組織的請示或報告，用單位組織名義發(fā)文。 第十條 對市政府及政府各部、委、局，對市局及市局處室的請示或報告， 與不相隸屬單位協(xié)商工作等，用行政名義行文。 第十一條 內部行文，可按問題的種類和性質，用分公司或部門名義行文。分公司、各部門不得聯(lián) 合行文，部門之間不要用發(fā)文形式解決一般性的問題。 第十二條 各單位一般不得越級行文。因特殊情況，必須越級行文的，應當抄報越過的單位。 第十三條 向上級請示的公文，應一文一事，主送一個單位，不要同時抄送下級單位，不要直接送 領導者個人(除領導直接交辦外)；向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。 第十四條 按照一級抓一級的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門，不直接發(fā)到下 屬子公司。 第十五條 發(fā)文應根據需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。 □ 公文處理程序 第十六條 收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。 (一)上級發(fā)來的文件及注有密級的簡報、電報、資料和平級發(fā)來的文件，均由文秘 人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進行分類處理。其中內容重 要的急件，及時呈送領導閱批，如領導出差，立即送辦公室領導處理。 (二)承辦人應根據文件規(guī)定的傳閱范圍或領導指示，安排傳閱或辦理。領導人之間 不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。 (三)凡需辦理的公文，應先送辦公室主任簽批意見，再分送給有關部門辦理或送領 導批示后辦理。辦公室主任在簽批公文時，認為無需送領導閱批的一般性公文，可 根據公文內容和性質直接批有關部門閱辦。 各單位收到急件時，應在3天內答復并退回文件，一般要辦理的文件，一周內應辦 理并退文件，最遲不能超過15天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭 簡要回復。 (四)加強公文檢查催辦工作。文秘人員對有領導批示的公文及本公司發(fā)出的文件， 要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發(fā)出的文件，需要 匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。 (五)領導參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應將會議文件交文秘人員立 卷歸檔。 第十七條 發(fā)文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。 (一)草擬公文的要求： 1.要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定 ，應盡量與原來的有關政策相銜接，并加以說明。 2.情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要 正確，篇幅要力求簡短。 3.引用的公文要寫明發(fā)文機關、公文編號、標題和發(fā)文時間。 4.草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應保持整潔， 凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。 5.數(shù)字的寫法。正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術語和百 分比必須用阿拉伯數(shù)字書寫外，其他用漢字書寫。 6.章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應按下列順序排列：第一層為："一"，第二層為"(一)"， 第 三層為"1"，第四為"(1)"。 7.不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。 (二)公文審核。公司的文稿在送領導簽發(fā)前，應由起草文件部門負責人審核后送辦 公室核稿。以工會、社團名義發(fā)文的，由董事會和分管領導審核。 審核的重點： 1.是否需要行文。 2.是否符合國家的方針、政策、法律、法令；與本單位發(fā)過的公文是否銜接。 3.提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。 4.處理程序是否完備，行文關系、公文格式是否符合規(guī)定。 5.文字敘述是否符合文法和邏輯，標點符號是否正確。 審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進行修改，屬于重要的原則性的問題，應退回原承辦 單位修改，改動過大的，要重新抄正。 (三)公文簽發(fā)。公司行政文件，由分管副總經理簽署意見后，由總經理簽發(fā)。工會 、社團的一般性文件，由分管領導簽發(fā)，重要文件，由最高行政領導簽發(fā)。 (四)公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。 (五)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。 (六)公文簽發(fā)后，由文秘室負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。打印文件要美觀 大方，符合公文格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年、月、 日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一 空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標明"此頁無正文"字樣。 (七)公文校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文。校對未發(fā)現(xiàn)的差錯，由校 對人員負責；校對后，打字員沒有改正的，由打字員負責。 第十八條 公文辦理完畢后，要及時送交文秘人員整理立卷，個人不得私自保存應存檔的文件。 □ 文件的管理 第十九條 各單位要有專人負責文書的處理管理工作，建立嚴格的管理制度，加強對相關人員的保 密紀律教育，做好文件的管理工作。嚴禁將秘密文件帶往公共場所或家中。文件傳遞過 程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續(xù)，并按照收文薄檢查歸檔，以防遺漏。 第二十條 各單位工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶 等有保存價值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交文書或有關人員核對 整理后，于次年第二季度送交檔案室歸檔，各單位、各經辦人不得越期自行留存應該歸 檔的文件。 第二十一條 沒有存檔價值和存查必要的公文，由檔案室鑒別、登記后銷售。本細則從××××年××月×× 日起施行，過去有關公文處理的規(guī)定與本細則不一致的，以本細則為準。 公文管理規(guī)定 第一條 本公司公文，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題，指導或商洽工作的重要工具 。 第二條 本公司公文，實行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī)范、準確、及時、安全。行文單位 ，要克服官僚主義和文牘主義。 第三條　各部室、各單位及各有關人員，對公文中涉及國家、政府或本公司應保密的事 項，必須嚴守機密，不準隨便向他人泄露。 第四條 pnb0公文保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打 印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密 文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。 文件機密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領導根據文件內容確定。 第五條 公司發(fā)文的程序為：擬搞、審核(部門領導)、簽發(fā)(公司領導)打印、發(fā)文、 催辦、立卷、歸檔、銷毀等。 第六條 公司收文的處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。 　草擬公文應注意以下事項： (一)內容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。 (二)反映情況要客觀，實事求是。 (三)文字要準確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結構要緊密，用語要規(guī)范。 (四)人、地、物名、引文及時間要具體、準確。 第七條 各級領導對送來的公文要及時閱批，急件的，當天批復；一般文件的，三天內批復。 第八條 各級領導閱、批公文應仔細認真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體 意見的，要明確、具體。 第九條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應有存檔，并將文件原稿(經領導簽字)審核稿件連同正本二份 送總裁辦檔案室存檔。有領導指示的，還應附批復件。 第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負責?？偛棉k收文后，應先做好歸類、登記，然后根據文件的內 容，分送有關領導閱示。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。 第十一條 所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。 第十二條 公司發(fā)文，一定要由總裁辦統(tǒng)一編號： (一)以公司名義對外發(fā)文，一律×××字(××年)××號； (二)公司黨總支發(fā)文，用××黨字(××年)××號； (三)以工會、共青團、婦聯(lián)名義發(fā)文，用××政字(××年)××號； (四)公司監(jiān)事會發(fā)文，用××監(jiān)字(××年)××號； (五)董事局發(fā)文，用××董字(××年)××號； (六)董事局委員會發(fā)文，用××董×字(××年××號； (七)董事局委員會所屬機構發(fā)文，用××董××字(××年)××號； (八)其他管理部門的發(fā)文，用×××字(××年)××號。 第十三條 董事會機構及經營管理部門除經對方同意，一般不對外發(fā)文。 第十四條 紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命等，其他文件 一般用公司信箋印發(fā)。 企業(yè)報刊、郵件、函電收發(fā)制度 (一)全廠公私報刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由廠收發(fā)室負責收發(fā)。 (二)外發(fā)函、電要求。 1.各部門因公需外發(fā)函、電，經辦人員應于每天下午××點以前將函件、電報底稿送 到收發(fā)室，另填寫掛號、平信、電報外發(fā)登記表。 2.每天下午××點以前，廠收發(fā)室應將當月外發(fā)函、電清點，累計送交郵局寄發(fā)。 (三)外來郵件管理 1.外來郵件一律經廠收發(fā)室簽收分發(fā)。 2.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當面簽 收。 3.一般公啟函、電和廠內職工私人信件，由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報箱內 。 4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內，由個人自取。 5.不論公私郵件收發(fā)室應隨到隨清，及時分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤，對國外 來函應檢封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應拒絕簽收，并向郵局反映，查明原 由。 6.凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應隨即 到收發(fā)室領取郵單，并及時去郵局取款取件。超期罰款，收發(fā)室概不負責。 (四)報刊訂購與收發(fā)。 1.報刊訂購。 　　(1)訂購時間：上半年　 下半年 　　(2)訂購手續(xù)：不論單位和個人，均需先到收發(fā)室查閱報刊目錄，再將需要訂 購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對算 價，確認無誤后，當面繳款開票。公費訂購報刊由收發(fā)員持訂單到財務部門辦理付 款托收手續(xù)。歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預訂單外，尚須填寫 報刊分發(fā)清單，詳細寫明各種報刊分發(fā)到哪些單位或領導。 2.報刊收發(fā)。 　　(1)收發(fā)員每天對郵局送來的報刊應對照郵局分送清單分...
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