公文處理辦法
龍巖卷煙廠(chǎng)公文處理辦法 第一章 總 則 第一條 為進(jìn)一步做好龍巖卷煙廠(chǎng)的公文處理工作，根據(jù)國(guó)家煙草專(zhuān)賣(mài)局印發(fā)的《機(jī)關(guān)公文處理辦 法》（國(guó)煙辦[2001]256號(hào)），結(jié)合我廠(chǎng)的實(shí)際，制定本辦法。 第二條 龍巖卷煙廠(chǎng)公文（包括電報(bào)，下同），是本廠(chǎng)在行政管理、組織生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的 具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。 第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工 作。 第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。 第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的安全。 第六條 龍巖卷煙廠(chǎng)各部門(mén)、多經(jīng)各公司負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并 加強(qiáng)對(duì)本單位（部門(mén)）公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。 第七條 龍巖卷煙廠(chǎng)辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處 理工作。 第八條 各部門(mén)、多經(jīng)各公司應(yīng)當(dāng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)公文處理工作。 第二章 公 文 種 類(lèi) 第九條 龍巖卷煙廠(chǎng)的公文種類(lèi)主要有： （一）命令（令） 適用于依照有關(guān)法律和國(guó)務(wù)院的行政法規(guī)、決定、命令，發(fā)布經(jīng)國(guó)家煙草專(zhuān)賣(mài)局或 福建省人民政府審議并授權(quán)發(fā)布的規(guī)章，宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施，嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位 及人員。 （二）決定 適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)勵(lì)有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下 級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。 （三）公告 適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。 （四）通告 適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。 （五）通知 適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí) 機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。 （六）通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。 （七）議案 適用于按照法律程序或者受福建省人民政府委托向福建省人民代表大會(huì)或省人大常 委會(huì)提請(qǐng)審議的事項(xiàng)。 （八）報(bào)告 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。 （九）請(qǐng)示 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。 （十）批復(fù) 適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。 （十一）意見(jiàn) 適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。“意見(jiàn)”可以用于上行文、下行文和平行文 。作為上行文，應(yīng)按請(qǐng)示性公文的程序和要求辦理。上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的“意 見(jiàn)”作出處理或給予答復(fù)。作為下行文，文中對(duì)貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)遵照 執(zhí)行；無(wú)明確要求的，下級(jí)機(jī)關(guān)可參照?qǐng)?zhí)行。作為平行文，提出的意見(jiàn)供對(duì)方參考。 （十二）函 適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 “函”作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機(jī)關(guān)權(quán)限決定的法定效力?！昂?的形式”是指公文格式中區(qū)別于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文應(yīng)注意選擇 使用與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的文種。 （十三）會(huì)議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。 “命令”、“決定”和“通報(bào)”三個(gè)文種用于獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)法律的規(guī)定和職權(quán)，根據(jù) 獎(jiǎng)勵(lì)的性質(zhì)、種類(lèi)、級(jí)別、公示范圍等具體情況，選擇使用相應(yīng)的文種。 第三章 公 文 格 式 第十條 公文一般由秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題 、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送（報(bào)）機(jī) 關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、印刷份數(shù)和錄入、校對(duì)人等部分組成。龍巖卷煙廠(chǎng)發(fā)文包括 “中共龍巖卷煙廠(chǎng)委員會(huì)文件”、“龍巖卷煙廠(chǎng)文件”、“龍巖卷煙廠(chǎng)辦公室文件”。多經(jīng)各 公司可參照本文件格 式，自行設(shè)計(jì)本單位的文頭。公文分為上行文、平行文和下行文三種格式。 （一）涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限。其中“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文 還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)；涉及國(guó)家秘密的公文如有具體保密期限應(yīng)當(dāng)明確標(biāo)法，否則按照 《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》（國(guó)家保密局1990年第2號(hào)令）第九條執(zhí)行，即“凡未標(biāo)明或 者未通知保密期限的國(guó)家秘密事項(xiàng)，其保密期限按照絕密級(jí)事項(xiàng)三十年、機(jī)密級(jí)事項(xiàng)二 十年、秘密級(jí)事項(xiàng)十年認(rèn)定?！?（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo) 明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 （三）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)；單位之間聯(lián)合行文， 主辦機(jī)關(guān)排列在前。與同級(jí)或相應(yīng)的黨政機(jī)關(guān)、軍隊(duì)機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體聯(lián)合行文，按照黨 、政、軍、群的順序排列。 （四）發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號(hào)。單位之間聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦 單位的發(fā)文字號(hào)；與其他單位聯(lián)合行文原則上應(yīng)使用排列在前單位的發(fā)文字號(hào)，也可以 協(xié)商確定，但只能標(biāo)注一個(gè)單位的發(fā)文字號(hào)。 凡以中共龍巖卷煙廠(chǎng)委員會(huì)、龍巖卷煙廠(chǎng)名義的發(fā)文，均由辦公室統(tǒng)一編號(hào)。其編 號(hào)辦法另行通知。 （五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系 人的姓名和電話(huà)。 （六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi)，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo) 明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除了法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 （七）主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。 （八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱(chēng)。 （九）公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。單位聯(lián)合上報(bào) 的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。 （十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā) 日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。 （十一）公文如有附注（需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注?！案阶ⅰ钡奈恢?在成文日期和印章之下，版記之上。 （十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。 （十三）抄送（報(bào)）機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外的需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng) 使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。 （十四）文字從左至右橫寫(xiě)、橫排。 第十一條 公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 第十二條 公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí) 際需要確定。 第四章 行 文 規(guī) 則 第十三條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。 第十四條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。 第十五條 龍巖卷煙廠(chǎng)可以與龍巖市人民政府各局（辦），同級(jí)黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)，同級(jí)人民團(tuán)體 和具有行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文，但除以函的形式商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審 批事項(xiàng)外，一般不得向上述單位正式行文。 本廠(chǎng)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公室外不得對(duì)外正式行文，即：不得向本廠(chǎng)外的其他機(jī)關(guān)（包括 本系統(tǒng)）制發(fā)政策性和規(guī)范性文件，與相應(yīng)的其他機(jī)關(guān)進(jìn)行工作聯(lián)系確需行文時(shí)，只能 以函的形式行文。 第十六條 聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦單位。向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄報(bào)直接上級(jí)機(jī)關(guān)。 第十七條 各職能部門(mén)之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自行文。如擅自行文，應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正 或撤銷(xiāo)。 第十八條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送（ 報(bào)）形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。 “報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。 第十九條 除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以單位名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、 “意見(jiàn)”和“報(bào)告”。 第二十條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄報(bào)機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重 領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。 第二十一條 在報(bào)刊上發(fā)布及張貼的行政規(guī)章和公告的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)視為正式文件，依照?qǐng)?zhí)行，可不再 發(fā)文。同時(shí)，由發(fā)文機(jī)關(guān)印制少量文本，供存檔備查。 第五章 發(fā)文辦理 第二十二條 發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā) 等程序。 第二十三條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到： （一）符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí) 可行并加以說(shuō)明。 （二）情況確實(shí)，觀(guān)點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī) 范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。 （三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確 定。 （四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。 （五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引 用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年、月、日。 （六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四 層為“（1）”。 （七）應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。 （八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，應(yīng)當(dāng)先用全稱(chēng)并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。使用國(guó)際組織外文名稱(chēng) 或其縮寫(xiě)形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。 （九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮 略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 第二十四條 擬制公文，對(duì)涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商，取 得一致意見(jiàn)并會(huì)簽后方可行文；如有分歧，主辦部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不 能取得一致時(shí)，主辦部門(mén)可以列明各方理?yè)?jù)，提出建議性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后報(bào) 請(qǐng)廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。 第二十五條 擬制公文，應(yīng)根據(jù)《新聞報(bào)道和網(wǎng)絡(luò)發(fā)布信息管理規(guī)定》（國(guó)煙辦[2001]141號(hào)），在發(fā)文 稿紙首頁(yè)附注位置標(biāo)明“此件可上網(wǎng)”或“此件不上網(wǎng)”字樣。 第二十六條 公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方 式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī) 定等。 第二十七條 以本廠(chǎng)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本廠(chǎng)名義制發(fā) 的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 第二十八條 公文正式印制前，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料 是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。 第二十九條 凡以本廠(chǎng)及辦公室名義的發(fā)文，均由文印室統(tǒng)一安排打印。各部門(mén)、多經(jīng)各公司的發(fā)文 ，原則上由本 部門(mén)或單位自行打字，由文印室協(xié)助排版印制。 第六章 收文辦理 第三十條 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦 等程序。 第三十一條 凡收到符合本辦法規(guī)定的公文，均應(yīng)由辦公室主任（副主任）在收文的當(dāng)日批注擬辦意 見(jiàn)，并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)。上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文，應(yīng)送廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理；緊急 、重大、特殊事件的文件應(yīng)直接報(bào)廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)。 第三十二條 承辦部門(mén)收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求 辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。對(duì)不屬于本部門(mén)或單位職權(quán)范圍或者不宜由本 部門(mén)或單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)返回交辦的辦公室并說(shuō)明理由。 第三十三條 公文辦理中遇有涉及其他部門(mén)職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商；如有分 歧，主辦部門(mén)主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定 。 第三十四條 審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名、和審批日期，其 他審批人圈閱視為同意；沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。 第三十五條 送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，辦公室文秘人員要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文 跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。 第三十六條 機(jī)關(guān)各部門(mén)、多經(jīng)各公司向廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示報(bào)告事項(xiàng)（指書(shū)面文件），應(yīng)當(dāng)由辦公室文秘人 員呈送，各部門(mén)一般不直接送交廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)。 第七章 公文歸檔 第三十七條 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷 ）、歸檔。各部門(mén)、直屬單位應(yīng)將本部門(mén)或單位當(dāng)年形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料收集齊 全，于次年2月底以前連同文件目錄清單一并交檔案室整理（立卷）、歸檔。 個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。 第三十八條 歸檔范圍的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔 公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。 第三十九條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷）歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式 的公文副本。 本廠(chǎng)負(fù)責(zé)人兼任其他單位職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過(guò)程中形成的公文，由其兼職 機(jī)關(guān)整...
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