六、文字溝通技能訓練
文字溝通技能訓練 目的 一、 通過對目前的和期望的文字溝通效果，確認改善的領域。 二、通過掌握有效的文字溝通技能，獲取更好的結果。 三、培養(yǎng)和發(fā)展文字溝通技能。 文字溝通分析單 閱讀下面的各項內(nèi)容和要求，完成后面的分析表。 1． 在分析表的第一欄，根據(jù)你的工作填寫那些你經(jīng)常要寫給他們文字材料的人（或一類人 ）的姓名（或職務）。 2． 我們將文字溝通材料分為三類： "肯定"的文字溝通； "否定"的文字溝通； 指示做什么的文字溝通。 在分析中，我們要把精力集中在最常用的文字溝通材料上-- 信件，包括備忘錄，便條和各種類型的信?，F(xiàn)在，開始填寫第一欄，然后確定寫給每個 人的文字溝通材料類型（即"肯定"型、"否定"型和指示做什么類型），并把它們填寫在 第二欄里。 3． 在第三欄中確定這些信件屬于下面兩種情況的哪一種： 由你直接寫給他們的； 對他們的文字溝通材料的回復。 4． 在第四欄，根據(jù)對你工作的重要程度，將第一欄填寫的受信人進行排序。 5． 在第五欄，根據(jù)你寫給第一欄人的困難程度進行程序。如果需要，可做補充說明。 6． 檢視已填寫的所有內(nèi)容，確定應對哪類文字溝通材料加以重視，并把你的決定記在第六 欄中。 分析表 | 主要受信 |“肯定” |直接回復|受信人的 |寫給受信人|是否應 |備 注 | |人 |“否定” | |重要程度 |的困難程度|加以注意| | | |“指示” | | | | | | |　　 |　 |　 |　 | | | | 文字溝通 一、 有效的文字溝通 1． 傳達必要的、精確的信息。 2． 發(fā)信者的表述對特定的情境應是恰如其分的。 二、提高文字溝通水平應注意三個階段 1． 寫作準備階段： 思考： 寫給誰？ 寫什么？ 為什么？ 提綱： 主要點 使用索引卡 整理： 按邏輯排列各要點的位置 去掉無關的和重復的內(nèi)容 2． 寫作過程 文字溝通有三種主要類型： ① 肯定型 ② 否定型 ③ 指示型 ① 寫肯定型： 直接給出好的消息 解釋好消息 用好的祝愿結束 ② 寫否定型： 用"緩沖"式的自然敘述開頭 在給出壞消息之前加以解釋 告訴壞消息 如果可能，建議某些可能的選擇 用好的祝愿結尾 ③ 寫指示型： 以一種具有吸引受信人注意力的敘述開始 表述建議或要求，及可能的利益 清楚地指示受信者應如何去做 鼓勵克服困難，盡早完成工作。 3． 檢查 ① 是否表述準確。 ② 是否有不適當?shù)拿枋觥?③ 有否文法、文字上的錯誤。 文字溝通技法概要 要想通過文字的溝通達到預期的結果，表達的準確性是至關重要的。在工作中，人們經(jīng) 常要用文書的形式來轉達信息；因而文字溝通的有效性是管理者必須熟練掌握的一種基 本管理技能。 文字溝通的內(nèi)容千差萬別，但其寫作可歸結為三個階段： 1． 寫作前的準備階段； 2． 寫作過程階段； 3． 寫作后的檢查階段。 1． 寫作前的準備 ① 思考： a) 寫給誰--你是寫給誰看的。 b) 寫什么-- 確認你所要發(fā)送出去的信息。如果你是回復一個信函，就要分析交弄清回復的關鍵點。 c) 為什么--為什么需要寫？達到的目的是什么？ ② 提綱 把你準備寫的關鍵全都列出來，這對爾后的寫作及修改都有幫助。 ③ 整理 根據(jù)提綱，把你所要表達的要點按邏輯編排順序，去掉那些無關的和重復的內(nèi)容。 完成上述三步，就可以著手寫了。 2． 寫作過程 有人曾經(jīng)說過：在寫作過程中，寫作的目的要絕對清楚地牢記心中。在信件寫作方面， 雖然內(nèi)容千差萬別，但大致可以分為三類： （1） 轉達肯定的信息； （2） 轉達否定的信息； （3） 轉達指示的信息； （1） 轉達肯定信息信件的寫作方式。 這類信件可能是同意某種請示，提供一個機會，或者是一些好的消息。在寫這類信件的 時候，可按下列格式進行： a) 直接了當?shù)亟o受信者好消息，使之高興。 b) 然后解釋這個好消息，目的是解除受信者可能產(chǎn)生的一些疑問。 c) 用好祝愿來結束信件，目的是使受信人知道，你在與他分享愉快的感覺。 （2） 轉達否定信息信件的寫作方式。 這種信件可能是對要求的一種否定，或者是一個壞消息。下面幾點是寫這類信件時的格 式： a)信的開始以一種自然的、漸進的方式敘述，為受信者接受壞消息先行輔墊。 b)在給出壞消息之前給出一些背景方面的信息，對受信者進行暗示，使之有進一步的思 想準備。 c)給出壞的消息，要清楚、準確。不能使受信者產(chǎn)生誤解。 d)如果有可能的話，建議選擇其他方式，這樣做減緩受信人的心理壓力，使之易于接近 現(xiàn)實。 e)用良好的祝愿結束信件。不要為壞消息辯解，以免引起反感。 （3） 轉達指示的信件寫作方式。 這類信件一般是指示他人進行某項工作，開展某些活動、同意你的見解或提供你的信息 等。下列幾點是寫作這類信件應注意的： a) 信件的開頭對受信人應具有吸引力，使其有興趣讀下去。吸引受信人的方法可以用直接 的提問（例：你想獲得……），也可以是直接的敘述（例：這是你……），或者是一種命令 式的口氣。 b) 表述事實、要求或建議。當這些與某種利益有關時，使受信者屈從。 c) 清楚地指示受信者如何去做。 d) 鼓勵受信者克服困難，盡快完成任務。 3． 寫畢后的檢查。 信件完成以后，應檢查： a) 是否有不準確的地方，如錯誤的描述、夸大的事實、忽略的問題或錯誤的數(shù)字、日期等 。 b) 有否文法、文字上的錯誤。 文字溝通練習 第一部分 寫一封信或便條，應清楚地、簡明扼要地表達你要說明的問題。下面是一項練習，要求 每個學員寫一封信，然后分成兩至三人一組，互相傳閱你們所寫的信，并根據(jù)各自對信 的不同見解進行討論。 信的背景材料。 1． 這是一封復信，信中你要拒絕來信者的請求。 2． 來信者是一位骨干員工，他提出脫產(chǎn)進修的要求。 3． 在寫信前，先新聞記者一下你手中的有關材料，然后獨立完成它，寫在下面的空白處。 第二部分 下面分組，相互傳閱信件，就下面幾個項目完成對信的評價： 1． 是否清楚地表達了自己的目的。 2． 信的結構是否符合前面所講的要求。 3． 換種方式表達是否效果更好。 4． 對文字進行評價，評價的內(nèi)容如下： （1） 信中有否使用不常用的詞句？如有，請把它們記下來，考慮用什么詞句來替代； （2） 信中有沒有容易引起受信人誤解的地方，如果有是哪些，應如何修正這些表達。 （3） 信中寫了多少句話，數(shù)一下記下來。 （4） 數(shù)一下每句話的字數(shù)各為多少，畫出一張分類表，例如10個字以下的句子有3個，10至1 5個字的句子有2個等。 5． 討論信件能否更簡潔些。 6． 重新寫過這封信，并談談有什么感受。 文字溝通能力訓練 （之二） 一、 目的 1． 在前面訓練的基礎上，進一步提高文字溝通技能。 2． 此訓練為提高群體間的文字溝通能力。 3． 培養(yǎng)溝通文字的準確性。 二、訓練內(nèi)容安排 1． 管理游戲 2． 小組討論 三、時間安排 大約三個小時。 教師指導概要 | 序號 |內(nèi) 容 |時 間 | |1 |講述課程安排 |5分鐘 | |2 |向學員講清游戲規(guī)則和注意事項 |5分鐘 | |3 |將學員分組，每組人數(shù)不少于兩人，共四組，發(fā)放材料，進|50分鐘 | |　 |行拼裝，材料為一張拼成的圖形、拼圖規(guī)則和拼塊 |　 | |4 |老師給出答案和信息統(tǒng)計結果，分發(fā)分析及討論提綱進行小|40分鐘 | |5 |組討論 |20分鐘 | |6 |每組派一名代表，發(fā)表本小組的討論結果，并組織課堂討論|25分鐘 | |7 |小組討論，總結收獲 |30分鐘 | |8 |再拼一組圖型，用總結的方法 |5分鐘 | | |教師做簡要總結 | | |備注 |　 | 游戲規(guī)則 一、 將學員分為四個小組，每組至少兩人。 二、游戲需要四個相鄰的小房間。如果沒有條件，可選大禮堂、或戶外場地，各組彼此 不能影響。 三、每組桌子上只準有紙和筆。 四、 發(fā)給每組一張拼圖結果圖形和一組硬紙拼圖片。 五、 每組選一名傳送員，他不能說話，也不能指導如何拼圖，只負責傳遞書面信息和硬紙片 ，并觀察溝通效果、溝通障礙，以便討論時用。 六、 每個小組應用最大的創(chuàng)造力和最有效的方法努力實現(xiàn)小組的目標-- 尋找出拼出大希臘十字的方法。 七、 當哪個小組找出實際拼出十字的辦法并有證明的根據(jù)時，通知指導老題。 八、 組內(nèi)溝通可以自由口頭交流，小組間溝通時，只能通過聯(lián)絡卡。 九、 拼塊轉移應遵循兩條規(guī)則：第一，每小組均可根據(jù)其他小組的要求轉遞任何拼塊，也可 向其他小組申請任何拼塊；第二，每小組桌上至少保留三塊。 十、 不得將拼塊向一個小組轉移，因為在日常工作中，不可能由一個群體承擔全部任務。 拼圖結束后，每小組根據(jù)老師所給的答案，進行分析和討論。 組間溝通聯(lián)絡卡 送： 小組 自： 小組 一、 拼塊轉移要求： 二、有關拼圖結果的見解： 三、其他建議 信息分析表 逐一分析每張收到的聯(lián)絡卡，將所有溝通內(nèi)容分為三類：有效的信息、無效的信息和引 起混亂的信息，并分析和推論原因，填入表中。 |有效的信息摘要 |有效的原因 | |1 |　 | |2 | | |3 | | |4 | | |5 | | |6 | | |7 | | |8 | | |9 | | |10 | | |無效的信息摘要 |無效的原因 | |1 |　 | |2 | | |3 | | |4 | | |5 | | |6 | | |7 | | |8 | | |9 | | |10 | | |引起混亂的信息摘要 |產(chǎn)生混亂的原因 | |1 |　 | |2 | | |3 | | |4 | | |5 | | |6 | | |7 | | |8 | | |9 | | |10 | | 討論提綱 討論的目的在于認清如何避免出現(xiàn)文字溝通中的錯誤。 一、 文字溝通的障礙是什么？ 二、應該如何進行有效的文字溝通？ 三、應改善哪方面的溝通技巧？ 四、總結本組的經(jīng)驗、見解和建議，并選一人代表本組發(fā)言。 要點記錄
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