關于正確使用OA系統(tǒng)的注意事項
關于正確使用OA系統(tǒng)的注意事項 各車間、科室： 正確使用OA系統(tǒng)是確保辦公自動化順利進行的重要組成部分，它對于提高辦公效率、規(guī) 范文件起到積極的作用。為了保障 OA系統(tǒng)的正常運行，根據(jù)OA系統(tǒng)的功能和用途，結合用戶使用中出現(xiàn)的問題，現(xiàn)將有關 正確使用OA系統(tǒng)的注意事項規(guī)定如下，望各部門遵照執(zhí)行。 1. 郵件的使用 電子郵箱——實現(xiàn)各類信息在系統(tǒng)內(nèi)之間快速、高效的傳遞，收發(fā)文、審批等系統(tǒng)的公文 都會以郵件的形式發(fā)送到您的郵箱里。 電子郵件是辦公自動化系統(tǒng)中最基本和最常用的的功能。在使用時應注意以下幾點： 1. 如果郵件是發(fā)給所有人的，一律在電子公告欄發(fā)布，不要在郵箱中傳送。 2. 如果郵件是發(fā)給部門的，應選擇相應的部門發(fā)放。 3. 屬于廠內(nèi)形成正式文件，應在發(fā)文管理中發(fā)放，不得個人隨意發(fā)放。 4. 郵件內(nèi)容通過“附加”、“引入”、“創(chuàng)建對象”按鈕創(chuàng)建，一般不使用WPS2000。 5. 正確對附件進行查看、啟動、拆離。 功能說明： 查看按鈕——查看附件的內(nèi)容。選擇“文件關閉”或者按Esc來關閉附件內(nèi)容的查看。 啟動按鈕——用創(chuàng)建該附件的應用程序閱讀該附件。 拆離按鈕——即將附件的另外保存到硬盤等其他存儲介質(zhì)上。方法是：在“保存附件” 對話框中，選擇保存該附件的位置，點擊“拆離”按鈕即可。） 6、由于郵箱的空間有限（僅50M），故不得傳送大容量的文件，各用戶必須定期刪除郵 件（先存入垃圾箱，再刪除），確保OA的正常運行。 2. 文件發(fā)放 屬于公文類型的正式文件必須在發(fā)文管理進行，只能由文印室的人員根據(jù)發(fā)文范圍發(fā)放 給相應的部門；不必發(fā)送給不相關部門，以確保文件的保密性；在郵箱中屬于公文類的 郵件，查看后即可刪除，需查看可在發(fā)文管理中的公文資料庫中進行。 3. 電子公告 電子公告——模擬單位公告板與布告欄的功能，可以準確及時了解企業(yè)動態(tài)，國際國內(nèi)新 聞等信息。屬于向全廠發(fā)布企業(yè)動態(tài)、重要事件等（沒有形成正式文件的內(nèi)容）只在電 子公告欄公布，不得使用郵件的形式發(fā)送。發(fā)布電子公告須經(jīng)部門領導審閱同意，以保 持嚴肅性、真實性。電子公告欄的內(nèi)容必須填寫截至日期，否則一個月自動清除，如要 保存的，用戶應保存在自己的文擋中。 4. 電子論壇 是全廠職工一個自由討論的輿論陣地，各抒己見，共同研討大家關心的問題， 并通過網(wǎng)絡交流學習到新知識。但應注意內(nèi)容、主題要符合企業(yè)發(fā)展和時代的要求 ，格調(diào)高雅，積極向上。切忌發(fā)布一些低級趣味的東西。
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