崗位描述書(shū)培訓(xùn)問(wèn)答及討論總結(jié)
崗位描述書(shū)培訓(xùn)問(wèn)答及討論總結(jié) 11月20日及21日，顧問(wèn)組主持了4場(chǎng)如何填寫(xiě)崗位描述書(shū)的培訓(xùn)，共有約200人參加。以 下就現(xiàn)場(chǎng)提出的主要問(wèn)題以及顧問(wèn)組及人力資源部同事的解答作出總結(jié)。貴方可考慮將 此文總結(jié)成“FAQ”放在CIS 網(wǎng)上。 主要問(wèn)答 1. 描述書(shū)是否專(zhuān)為崗位評(píng)估服務(wù)？ 不是。它是崗位評(píng)估的重要根據(jù)，但同時(shí)它為其他人力資源管理做鋪墊。就象我們?cè)?培訓(xùn)時(shí)講到的，企業(yè)招聘，晉升，培訓(xùn)等等各個(gè)環(huán)節(jié)都建立在完整的崗位信息基礎(chǔ)之 上。人力資源部及電腦中心目前合作制作的“崗位描述書(shū)提交系統(tǒng)”就是建立完整崗位 信息平臺(tái)的開(kāi)端。 2. 為什么崗位描述書(shū)有任職者代表填寫(xiě)，而不是由主管填寫(xiě)？如何保證描述書(shū)填寫(xiě)的內(nèi)容 真實(shí)？ 首先，在一個(gè)企業(yè)為建立崗位分析及評(píng)估系統(tǒng)而收集崗位信息時(shí)，市場(chǎng)的普遍作法都 是從任職者那里獲取最原始資料，之后由主管審核。在這樣的過(guò)程中，上下級(jí)之間可 以檢討是否在崗位職責(zé)方面有任何誤解，主管對(duì)員工的要求是否得到員工清晰的領(lǐng)會(huì) 。同時(shí)這樣的作法也避免了有很多下屬的主管花費(fèi)太多時(shí)間來(lái)填寫(xiě)描述書(shū)。在系統(tǒng)建 立起來(lái)之后，修正描述書(shū)或撰寫(xiě)新崗位的描述書(shū)的工作通常由主管及人力資源部共同 負(fù)責(zé)。 其次，任職者代表參加培訓(xùn)，了解項(xiàng)目目的及描述書(shū)的填寫(xiě)方法，這本身是一個(gè)非常 好的溝通和培訓(xùn)的過(guò)程，是現(xiàn)代企業(yè)管理所推崇的。事實(shí)也證明，越多員工響應(yīng)，企 業(yè)改革和進(jìn)取的過(guò)程就越順利。 關(guān)于如何保證任職者起草的崗位描述書(shū)內(nèi)容的準(zhǔn)確性，我們可以回顧一下項(xiàng)目的流程 。任職者填寫(xiě)之后，需與主管討論，共同修正。之后所有描述書(shū)由人力資源部核實(shí)， 如下級(jí)的崗位數(shù)及任職條件的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等。然后顧問(wèn)組根據(jù)描述書(shū)草案與主管進(jìn)行面 談，詳細(xì)了解每個(gè)基準(zhǔn)崗位的內(nèi)容，從專(zhuān)業(yè)及客觀(guān)的角度就描述書(shū)內(nèi)容進(jìn)行檢查，之 后將描述書(shū)以標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行整理。在這項(xiàng)工作之后，顧問(wèn)組還要和評(píng)估小組一起展開(kāi) 討論，就每一個(gè)基準(zhǔn)崗位的內(nèi)容再次進(jìn)行驗(yàn)證，含糊不清的會(huì)再與有關(guān)主管聯(lián)系。整 理完成的描述書(shū)最終由部長(zhǎng)批準(zhǔn)。所以經(jīng)過(guò)這樣一個(gè)反復(fù)論證的過(guò)程，顧問(wèn)公司根據(jù) 他們的經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為描述書(shū)的準(zhǔn)確性是可以保證的。 3. 描述書(shū)收集的是“正在做的”，還是“應(yīng)該做的”？ 描述書(shū)收集的是“應(yīng)該做的”。這也是我們?cè)谂嘤?xùn)中強(qiáng)調(diào)的“寫(xiě)崗位，不寫(xiě)人”。任職者 在填寫(xiě)時(shí)要謹(jǐn)記這個(gè)原則，主管也要用這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)去審核。在之后的各層級(jí)審核過(guò)程中 ，這一項(xiàng)都會(huì)得到進(jìn)一步核實(shí)及修正。 4. 目前組織結(jié)構(gòu)還沒(méi)最終確定，如何填寫(xiě)組織關(guān)系？ 在此階段，請(qǐng)按照現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)來(lái)填寫(xiě)上下級(jí)關(guān)系。公司會(huì)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)并做必要的集 體修正。 5. 如果副職沒(méi)有組織關(guān)系上的下級(jí)，但其實(shí)協(xié)助正職管理所有正職的下屬，這樣的情況如 何填寫(xiě)上下級(jí)關(guān)系？ 只要組織關(guān)系中不是上下級(jí)關(guān)系，在描述書(shū)中就不應(yīng)該以上下級(jí)關(guān)系填寫(xiě)。該副職的 此類(lèi)工作職責(zé)應(yīng)該在“主要崗位職責(zé)”以及“上下級(jí)關(guān)系”中關(guān)于團(tuán)隊(duì)的督導(dǎo)中體現(xiàn)。 6. 如果沒(méi)有下級(jí)，但經(jīng)常要組織一些組隊(duì)一起工作并做領(lǐng)頭人，這種情況算不算有下級(jí)？ 不算。這里收集的是正式的組織關(guān)系上的上下級(jí)。對(duì)于以臨時(shí)團(tuán)隊(duì)形式工作的情況， 應(yīng)該在描述書(shū)中“上下級(jí)關(guān)系”一項(xiàng)下面的空格中填寫(xiě)。 7. 督導(dǎo)員工數(shù)會(huì)不會(huì)作為崗位評(píng)估時(shí)考慮的因素？ 不會(huì)。 8. 我們有很多現(xiàn)有的程序，有些詳細(xì)到崗，可不可以抄過(guò)來(lái)？ 這些“程序”如果仍適用，都可以作為崗位描述書(shū)的參考，而且是很好的參考。但是由 于崗位描述書(shū)收集信息的格式和目的與其他“程序”不同，所以仍要嚴(yán)格按照描述書(shū)的 要求來(lái)填寫(xiě)。 9. 如果有些崗目前在做幾個(gè)崗的工作，如何填寫(xiě)？ 原則上來(lái)講，每一個(gè)崗都獨(dú)立存在，臨時(shí)性的崗位職責(zé)不應(yīng)包括在描述書(shū)的內(nèi)容中。 如遇到一崗多職而難以分辨時(shí)，請(qǐng)與您的上級(jí)主管討論。 10. 為什么“主要崗位職責(zé)”的每一條一定要寫(xiě)“目的”？ 崗位價(jià)值中一個(gè)重要的體現(xiàn)就是崗位責(zé)任，即責(zé)任的性質(zhì)及范圍。所以崗位所承擔(dān)的 每一項(xiàng)任務(wù)都有它的責(zé)任，清晰了解這些責(zé)任和工作目的是合理評(píng)估崗位的基礎(chǔ)。另 外，崗位信息的收集要為今后其他人力資源的系統(tǒng)和流程服務(wù)，崗位職責(zé)中的“目的” 是設(shè)定績(jī)效指標(biāo)的重要參考。最后，員工在填寫(xiě)職責(zé)和目的時(shí)的思考過(guò)程可以有效幫 助本人整理自身工作過(guò)程及明確各項(xiàng)職責(zé)的重要性，也可將各職責(zé)的目的匯總后，檢 討“崗位設(shè)置目的”是否全面準(zhǔn)確。 11. 如何填寫(xiě)“主要崗位職責(zé)”中的“時(shí)間分配”？它與各項(xiàng)崗位職責(zé)的次序有什么關(guān)系？開(kāi) 會(huì)時(shí)間如何在“時(shí)間分配”中體現(xiàn)？ 首先，非常關(guān)鍵的一點(diǎn)，這里收集的是“職責(zé)”，而不是“工作方式”，開(kāi)會(huì)及處理電子 郵件等是”工作方式“。其次，職責(zé)各項(xiàng)的排列順序應(yīng)該是按照您認(rèn)為的職責(zé)重要性來(lái) 排，而“時(shí)間分配”應(yīng)在列出各項(xiàng)職責(zé)之后用100個(gè)百分點(diǎn)按時(shí)間的花費(fèi)給各項(xiàng)職責(zé)分配 一個(gè)比例?？倲?shù)應(yīng)該是100%。 12. 填寫(xiě)“崗位設(shè)置目的”及“主要崗位職責(zé)”時(shí)是否一定要使用“通過(guò)……以實(shí)現(xiàn)……”的格式？ 不一定。這個(gè)格式只是給大家舉個(gè)例子，只要填寫(xiě)的內(nèi)容反映了“手段”和“目的”就可 以了。 請(qǐng)注意，“手段”和“目的”要寫(xiě)清楚，清楚到非本崗位的任職者看到描述內(nèi)容都可以明 白的程度。 13. 如果2年以后崗位職責(zé)發(fā)生變化，描述書(shū)不適用了怎么辦？ 崗位描述書(shū)應(yīng)該是定期更新的。如果崗位職責(zé)發(fā)生重大變化時(shí)，有必要重新書(shū)寫(xiě)。所 以描述書(shū)不是一成不變的。 14. 為什么不在崗位職責(zé)中加入量化的衡量目標(biāo)值？ 主要崗位職責(zé)為今后的績(jī)效管理奠定基礎(chǔ)，但崗位描述書(shū)是靜態(tài)的，即如果崗位不變 ，描述書(shū)就不變；而考核的量化目標(biāo)值是動(dòng)態(tài)的，即根據(jù)企業(yè)不同階段的業(yè)務(wù)目標(biāo)的 變化而變化，應(yīng)在績(jī)效管理體系中體現(xiàn)。 15. 如果崗位負(fù)責(zé)一些一次性的系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，如何寫(xiě)在崗位職責(zé)中？ 如果崗位負(fù)責(zé)不斷開(kāi)發(fā)新項(xiàng)目，而每個(gè)項(xiàng)目日后的運(yùn)行/維護(hù)/更新是其他崗位做的， 那么該崗此項(xiàng)職責(zé)的重點(diǎn)就是要“不斷開(kāi)發(fā)新項(xiàng)目”；如果該崗開(kāi)發(fā)某項(xiàng)目之后要負(fù)責(zé) 運(yùn)行/維護(hù)/更新，那么該崗此項(xiàng)職責(zé)的重點(diǎn)是“開(kāi)發(fā)及運(yùn)行/維護(hù)/更新…系統(tǒng)” 16. 一些委員會(huì)的運(yùn)作算不算“臨時(shí)團(tuán)隊(duì)”？ 在此階段請(qǐng)先填寫(xiě)，顧問(wèn)組會(huì)在核實(shí)具體內(nèi)容后統(tǒng)一處理。 17. 為什么描述書(shū)中不包括“工作環(huán)境”？ 標(biāo)準(zhǔn)的及市場(chǎng)上普遍的描述書(shū)中都不包含“工作環(huán)境”一項(xiàng)。如果某些崗位需要處在惡 劣的環(huán)境中工作，而這是該崗的難點(diǎn)之一，可以在“該崗位的工作難點(diǎn)”一項(xiàng)中說(shuō)明。 在作練習(xí)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的需要再次提醒的地方： 1. 在使用專(zhuān)有名詞時(shí)，請(qǐng)用全稱(chēng)及中文填寫(xiě)，可用括號(hào)將中/英文簡(jiǎn)寫(xiě)括起。 2. 在填寫(xiě)主要職責(zé)時(shí)，切記要使用最恰當(dāng)?shù)膭?dòng)詞，“負(fù)責(zé)維修工作”這樣的表達(dá)不合格。一 定要寫(xiě)明是什么樣的“負(fù)責(zé)”，如“策劃”、“指揮”、“提供技術(shù)支持”、“實(shí)施”或“定期檢 查”等?！熬S修工作”也太籠統(tǒng)，可以明確什么范圍的什么性質(zhì)的維修工作等。另外，動(dòng) 詞的選用也要考慮是否夸大或減小了該崗位的職責(zé)，如是“制定”還是“協(xié)助上級(jí)制定” 等。 3. 在考慮職責(zé)時(shí)也可以參考崗位下一層的各個(gè)組隊(duì)或職能的工作，如生產(chǎn)部下面有5個(gè)處 ，負(fù)責(zé)生產(chǎn)的5個(gè)方面，那么生產(chǎn)部長(zhǎng)的主要職責(zé)可以是圍繞這5個(gè)方面展開(kāi)的。 4. “權(quán)限范圍”可參考公司一些現(xiàn)有的分級(jí)授權(quán)制度中的內(nèi)容，如校對(duì)、復(fù)核及批準(zhǔn)某些程 序或工作等。 5. “任職條件”中的“其他專(zhuān)業(yè)知識(shí)”是指該崗由于工作需要必須要掌握的跨部門(mén)/組隊(duì)/科處 工作的知識(shí)，它不是單純指其他部門(mén)/組隊(duì)/科處的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，它更強(qiáng)調(diào)的是相互運(yùn)作 關(guān)系的知識(shí)，如分工是什么，為什么這樣分才是最優(yōu)的等。比如說(shuō)負(fù)責(zé)企業(yè)管理系統(tǒng) 開(kāi)發(fā)的崗要了解企業(yè)中主要部門(mén)之間的運(yùn)作關(guān)系及流程才可以設(shè)計(jì)最有效最優(yōu)的的管 理系統(tǒng)。但該崗不需要了解財(cái)務(wù)、采購(gòu)或生產(chǎn)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。又如，運(yùn)行處處長(zhǎng)需要深 入了解生產(chǎn)部下其他各處與自身的運(yùn)作關(guān)系及流程。該崗一定對(duì)其他處的專(zhuān)業(yè)有部分 了解，但這些了解不能取代它所需的對(duì)各處間的運(yùn)作及流程方面的知識(shí)?？梢哉f(shuō)，此 項(xiàng)是了解崗位在管理方面所需的知識(shí)的不同程度。 至于這個(gè)名詞“其他專(zhuān)業(yè)知識(shí)”如果容易引起混淆，顧問(wèn)組可考慮用更好的說(shuō)法替換。 崗位描述書(shū)的審核人員可參考以下主要審核點(diǎn)：
崗位描述書(shū)培訓(xùn)問(wèn)答及討論總結(jié)