工作分析實用技術(shù)
工作分析實用技術(shù) 一 工作分析概述 1. 工作分析的重要性 （1）闡明在公司內(nèi)誰應(yīng)該負(fù)責(zé)什么工作 （2）有助于在職者了解該職位的責(zé)任 （3）幫助管理階層分析并改進(jìn)公司的組織結(jié)構(gòu) （4）作為職位評價、薪資調(diào)查以及建立薪資結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ) 2．工作分析的用途 （1）人力資源規(guī)劃 （2）人員招聘及甄選 （3）人員任用及配置 （4）薪資調(diào)查 （5）薪資結(jié)構(gòu) （6）員工培訓(xùn)及發(fā)展 （7）職業(yè)規(guī)劃 （8）工作評價 （9）職位分類 （10）績效評估 （11）目標(biāo)管理計劃 （12）工作流程分析 （13）組織研究 二、工作分析項目 1. 一般資料分析 （1）工作名稱 工作名稱標(biāo)準(zhǔn)化，按照有關(guān)職位分類、命名的規(guī)定或通行的命名方法和習(xí)慣確定工作 名稱。 （2）工作代碼 各項工作按照統(tǒng)一的代碼體系編碼。 （3）工作地點 2．工作規(guī)范分析 主要目的：全面認(rèn)識工作整體。 （1）工作任務(wù)分析 明確、規(guī)范工作行為，如工作的中心任務(wù)、工作內(nèi)容、工作的獨立性和多樣化程度，完 成工作的方法和步驟、使用的設(shè)備和材料等。 （2）工作責(zé)任分析 通過對工作相對重要性的了解，配備相應(yīng)權(quán)限，保證責(zé)任和權(quán)力對應(yīng)。盡量用定量的方 式確定責(zé)任和權(quán)力。 （3）督導(dǎo)與組織關(guān)系分析 了解工作的協(xié)作關(guān)系和隸屬關(guān)系。包括：直屬上級、直屬屬下、該工作制約那些工作， 受那些工作制約、在那些工作范圍內(nèi)升遷或調(diào)換，協(xié)作關(guān)系等。 （4）工作量分析 目的在于確定標(biāo)準(zhǔn)工作量。如勞動的定額，工作量基準(zhǔn)、工作循環(huán)周期等。 3．工作環(huán)境分析 （1）工作的物理環(huán)境 即：濕度、溫度、照明度、噪音、震動、異味、粉末、空間、油漬等以及工作人員和這 些因素接觸的時間。 （2）工作的安全環(huán)境 工作危險性、勞動安全衛(wèi)生條件、易患的職業(yè)病、患病率及危害程度。 （3）社會環(huán)境 包括工作群體的人數(shù)、完成工作要求的人際效應(yīng)的數(shù)量、各部門之間的關(guān)系、工作地點 內(nèi)外的文化設(shè)施、社會風(fēng)俗習(xí)慣等。 （4）聘用條件 包括工作時數(shù)、工資結(jié)構(gòu)、支付工資方法、福利待遇、該工作在組織中的正式位置、晉 升的機(jī)會、工作的季節(jié)性、進(jìn)修的機(jī)會等等。 4．任職條件分析 （1）教育培訓(xùn)情況 受教育、培訓(xùn)程度，教育、培訓(xùn)經(jīng)歷、學(xué)歷、資格。 （2）必備知識 對使用的機(jī)器設(shè)備、材料性能、工藝過程、操作規(guī)程及操作方法、 工具的選擇和使用、安全技術(shù)、企業(yè)管理知。 （3）經(jīng)驗 完成工作任務(wù)所必須的操作能力和實際經(jīng)驗。包括：過去從事同類工作的工齡和業(yè)績等 ；從事該項工作所需的決策力、創(chuàng)造力、組織力、適應(yīng)性、注意力、判斷力、智力以及 操作熟練程度。 （4）心理素質(zhì) 完成工作要求的職業(yè)性向，包括：體能性向，即任職人應(yīng)具備的行走、跑步、爬行、跳 躍、站立、旋轉(zhuǎn)、平衡、拉力、推力、視力、聽力等；氣質(zhì)性向、即任職人應(yīng)具備的耐 心、細(xì)心、沉著、勤奮、誠實、主動性、責(zé)任感、支配性、情緒穩(wěn)定性等。 三、工作分析程序 1．工作分析準(zhǔn)備 （1）獲得管理層的核準(zhǔn) 不論在任何公司，在進(jìn)行工作分析之前一定要獲得最高管理階層的支持，而不應(yīng)該完全 由人事部門唱獨腳戲。在和最高管理階層溝通時，應(yīng)該讓他們了解工作分析將可以使他 們更加清楚在做什么，而且讓他們知道公司的人工費用的確是花得很恰當(dāng)。 （2）取得員工的認(rèn)同 員工對工作分析的認(rèn)同是相當(dāng)重要的，如果公司的管理階層沒有做好溝通的工作，告訴 員工什么是工作分析，它的目的為何，否則可能會導(dǎo)致負(fù)面影響,因為,很多員工會對為 什么要做工作分析感到困惑。 （3）確認(rèn)工作分析目的 即確定的取得工作分析資料到底用來干什么？解決什么管理問題？ （4）建立工作小組 分配進(jìn)行工作分析活動的責(zé)任和權(quán)限，以保證分析活動的順利進(jìn)行。由公司內(nèi)部相關(guān)人 員或外請人員組成工作小組 。委托人力資源管理顧問公司實施。 2．工作分析設(shè)計 選擇有代表性、典型性的工作(職位)，以保證分析結(jié)果的質(zhì)量確定工作分析項目和工作 調(diào)查的方法。 （1）制訂工作分析規(guī)范 包括：工作分析的規(guī)范用語；工作分析項目標(biāo)準(zhǔn)書。 （2）選擇信息來源 信息來源有任職人、管理者、客戶、工作分析人員以及有關(guān)工作分析手冊。 （3）選擇工作分析人員 工作分析人員一般由顧問公司專業(yè)工作分析人員擔(dān)任，也可由本公司人員培訓(xùn)后擔(dān)任。 工作分析人員應(yīng)具備一定的經(jīng)驗和學(xué)歷，保持調(diào)查分析活動的獨立性。 3．工作調(diào)查 （1）準(zhǔn)備工作調(diào)查提綱和各種調(diào)查問卷 A．工作調(diào)查提綱 B．工作調(diào)查日程安排 C．調(diào)查問卷 （2）確定工作調(diào)查方法 在多種調(diào)查方法中選擇對本次調(diào)查適合的調(diào)查方法 （3）收集有關(guān)工作的特征，以及所需的各種信息數(shù)據(jù) A．需要任職人員就調(diào)查項目作出如實的填寫或回答 B．信息要齊全、準(zhǔn)確，不能殘缺、模糊 C．采用某一調(diào)查方法不能將工作信息收集齊全時，及時用其他方法補充 （4）收集任職人員必需的特征信息數(shù)據(jù) 同時對各種工作特征和任職人員特征的重要性和發(fā)生頻率作出排列或等級評估 （5）工作調(diào)查要點 A．工作調(diào)查前要做充分的準(zhǔn)備 召開說明會、座談會等，使公司的所有工作調(diào)查關(guān)系人員了解工作調(diào)查的方法、步驟， 以及實施配合 B．對調(diào)查人員進(jìn)行培訓(xùn) a.認(rèn)同。必須使公司全體人員達(dá)成對工作分析的認(rèn)同。 b.突出工作調(diào)查重點。一次工作調(diào)查不可能也沒有必要將所有工作信息都收集來，因此 ，必須事先對本次工作調(diào)查的重點加以確定。 c.盡可能減少工作量。 d.工作信息要齊全、準(zhǔn)確。 4．工作信息分析 （1）審核收集到的各種工作信息 （2）分析、發(fā)現(xiàn)有關(guān)工作和任職人的關(guān)鍵成分 （3）歸納、總結(jié)出工作分析的必要材料和要素 5．編制工作說明書 （1）將工作分析結(jié)果，以文件的形式表達(dá)出來，形成工作說明書 （2）公司中固定的、經(jīng)常性的職位均應(yīng)有工作說明書 （3）按照統(tǒng)一的規(guī)格和要求進(jìn)行編制 四、工作調(diào)查方法 1．觀察法 觀察法是工作分析人員在工作現(xiàn)場運用感覺器官或其他工具，觀察特定對象的實際工作 動作和工作方式，并以文字或圖表、圖像等形式記錄下來，來收集工作信息的方法。 本方法的要點： （1）取得調(diào)查對象的信任 （2）不要影響到工作的進(jìn)行 （3）詳細(xì)記錄有關(guān)資料，如需要努力的程度、體力的消耗、噪音、高溫等。 （4）觀察完成向工作者表示感謝 （5）和該職位的主管討論觀察的結(jié)果 （6）將觀察的結(jié)果匯總整理 2．訪談法 通過工作分析人員與任職人員面對面的談話來收集工作信息數(shù)據(jù)的方法。以較深入的討 論來了解他們做的什么工作，為什么要做這些工作,以及如何來做這些工作?？梢允且粚?一訪談或集體訪談。 開始：取得共識；先討論范圍較廣泛而且一般性的問題，例如工作程序等。 進(jìn)行：問一些特定的問題。 結(jié)束：歡迎進(jìn)一步交談，受訪談人表示感謝。 建議訪談的問題： 你向誰報告？ 誰向你報告？ 你在預(yù)算上所負(fù)的責(zé)任如何？（包括預(yù)算金額及你的管理的資產(chǎn)價值） 你的主要職責(zé)？ 你怎么運用你大部分的工作時間？ 你分配的工作從何而來？完成的工作送到那里或送給誰？ 你的工作中最具挑戰(zhàn)性的是什么？ 工作之前必須完成那些準(zhǔn)備工作？ 你要怎樣提高產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)？ 你覺得有那些工作是重要的或不重要的？ 工作過程可以怎樣加以改善？ 可以用什么不同的方式來工作，以降低費用或成本？ 你必須遵循什么原則、規(guī)定、政策等以達(dá)成你的職責(zé)？ 在采取行動之前，有哪些決策必須請示或必須通知你的部屬？ 這個工作你的創(chuàng)意和解決問題的能力有什么樣的挑戰(zhàn)性？ 你和公司內(nèi)或公司外哪些人有定期性的接觸？這些接觸的原則為何？ 你的接班人在知識和經(jīng)驗上必須具備哪些資格才能完全地完成你現(xiàn)有的工作？ 請說明你的工作所需要的體力（如果會選的話）。 你如何回答"為什么需要我這個職位這個問題？ 3．問卷法 由任職人員填寫經(jīng)過特別設(shè)計的調(diào)查問卷,來獲取工作信息的方法。 調(diào)查問卷經(jīng)過特別設(shè)計，任職人員填寫問卷前，最好就填寫要領(lǐng)進(jìn)行必要的輔導(dǎo)，任職 人員獨立填寫， 調(diào)查問卷的內(nèi)容要簡明、扼要，不能過于復(fù)雜、繁瑣。 4．三種方法的利與弊 以上三種調(diào)查方法在工作調(diào)查中各有利弊，因此，應(yīng)根據(jù)實際情況選擇使用任何一種單 一的調(diào)查方法均不足以對工作信息進(jìn)行完全有效的提取和收集，因此，應(yīng)當(dāng)根據(jù)以上調(diào) 查方法的特點配套使用，互相補充。 （一）觀察法的利與弊 利：適用于大量標(biāo)準(zhǔn)化、周期短的體力活動為主的工作；直觀。 弊：不適用于以智力活動為主的工作；不適用于周期長、非標(biāo)準(zhǔn)化的工作；不適用于各 種戶外工作；不適用于高、中級管理人員的工作。 （二）訪談法的利與弊 利：直接；與任職人員雙向交流，了解較深入；可以發(fā)現(xiàn)新的、未預(yù)料到的重要工作信 息。 弊：回答問題時可能有隨意性、即時性，準(zhǔn)確度有待驗證；工作分析人員的思維定勢或 偏見影響判斷和提問；對任職人員工作影響較大；對工作分析人員的素質(zhì)要求高，工作 分析人員素質(zhì)的高低將對訪談結(jié)果產(chǎn)生重大影響；訪談法不能單獨使用。 （三）問卷法的利與弊 利：可以面面俱到，收集盡可能多的工作信息；可以收集到準(zhǔn)確、規(guī)范含義清晰的工作 信息；可以隨時安排調(diào)查。 弊：問題事先已經(jīng)設(shè)定,調(diào)查難以深入；工作信息的采集受問卷設(shè)計水平的影響較大；對 任職人知識水平要求較高. 般是以問卷法為主，以訪談法和觀察法為輔，開展工作調(diào)查。 五、工作說明書的編制 1．工作說明書的格式 工作說明書的基本格式因不同的情況而異，最基本的格式由五大部分構(gòu)成：職位基本資 料、主要目的、工作描述、工作環(huán)境、任職資格。 （1）職位基本資料 包括職位名稱、直屬主管、所屬部門、工資等級、工資標(biāo)準(zhǔn)、所轄人數(shù)、工作性質(zhì)、工 作地點、職務(wù)分析日期、職務(wù)分析人。 （2）主要目的 （3）工作描述 A．工作概要。 B．工作活動內(nèi)容。逐項說明工作活動內(nèi)容;各活動內(nèi)容所占時間百分比；活動內(nèi)容權(quán)限 ；執(zhí)行依據(jù)。 C．工作職責(zé)。逐項列出任職者工作職責(zé)。 D．工作結(jié)果。說明任職者執(zhí)行工作的結(jié)果,以定量化為好。 E．工作關(guān)系。此項工作受誰監(jiān)督，監(jiān)督誰；說明此工作可晉升的職位、可轉(zhuǎn)換的職位以 及可以升遷至此的職位；與哪些職位發(fā)生關(guān)系。 F．工作人員運用設(shè)備和信息說明。 （4）工作環(huán)境 A．工作場所 B．工作環(huán)境的危險 C．職業(yè)病 D．工作時間特征 E．工作均衡性 （5）任職資格 A．所需最低學(xué)歷 B．所需培訓(xùn)經(jīng)歷 C．從事本職工作和其他相關(guān)工作的年限和經(jīng)驗 D．一般能力。如計劃、協(xié)調(diào)、組織、公關(guān)等 E．興趣愛好 F．個性特征 G．職位所需的性別、年齡特征 H．體能 職務(wù)說明書的內(nèi)容可依據(jù)職務(wù)分析的目標(biāo)加以調(diào)整，內(nèi)容可簡可繁。 2．工作說明書的編制 工作說明書的格式可以是多種多樣的，關(guān)鍵在于要用統(tǒng)一的格式，準(zhǔn)確、簡潔的語言， 將上述的五大部份全部或主要部份加以表述，以便形成規(guī)范、準(zhǔn)確、使用方便的管理文 件。 工作說明書一般由的三大部分組成： 表頭：表頭的項目有:職位名稱、職位代碼、部門、直屬主管、職等。 工作職責(zé)：逐項說明工作職責(zé)。 任職資格：說明教育（培訓(xùn)）、經(jīng)驗、技能、語言、年齡、性別。 工作說明書可以用表格形式表示，也可用敘述型
工作分析實用技術(shù)