工作文件的編寫(xiě)
|文 件 名 |工作文件的編寫(xiě) | |電子文件編碼 |ZLWB005 |頁(yè) 碼 |4-1 | |●工作文件的概念 | |工作文件是針對(duì)崗位、工序或具體過(guò)程環(huán)節(jié)規(guī)定具體操作步驟、內(nèi)容和方 | |法的文件。它主要 | |是指工作細(xì)則(規(guī)程)和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。工作文件涉及到組織的各個(gè)部門(mén)及方 | |方面面，其中工作 | |細(xì)則(規(guī)程)主要是提供給科室和管理部門(mén)人員使用，如部門(mén)崗位職責(zé)、供 | |應(yīng)商評(píng)估工作細(xì)則 | |、庫(kù)房物料管理規(guī)程等等；作業(yè)指導(dǎo)書(shū)主要對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作人員的操作步驟和 | |要求提出具體的指 導(dǎo)，如工序作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)或試驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)等等。 | |工作文件和程序文件是有差別的，程序文件一般用于管理層和各部門(mén)、科 | |室，而工作文件是 | |具體操作者使用的文件。程序文件主要是對(duì)一項(xiàng)活動(dòng)的職責(zé)、工作范圍、 | |工作步驟作了規(guī)定 | |，對(duì)具體工作細(xì)節(jié)通常都沒(méi)有進(jìn)行規(guī)定。工作文件是針對(duì)某一具體工作做 | |的詳細(xì)規(guī)定，并提 | |出了允許做和不允許做等注意事項(xiàng)。一般情況下程序文件涉及到部門(mén)，而 | |工作文件只針對(duì)其 | |具體的工作或作業(yè)，只針對(duì)某一具體崗位而制訂。它是在現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)用較廣泛 | |的文件。 | |工作文件的編寫(xiě)既要總結(jié)、吸取以往工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，又要采納先進(jìn)的 | |技術(shù)和方法，它是 | |對(duì)怎樣工作或作業(yè)的科學(xué)描述。工作人員在現(xiàn)場(chǎng)工作過(guò)程中，如果確實(shí)按 | |照工作文件的要求 | |去操作，就可以避免出現(xiàn)差錯(cuò)。工作文件對(duì)工作細(xì)節(jié)的正確描述，保證了 | |現(xiàn)場(chǎng)工作各個(gè)環(huán)節(jié) 準(zhǔn)確無(wú)誤地進(jìn)行，可以使現(xiàn)場(chǎng)處于受控狀態(tài)。 | |由于工作文件是質(zhì)量管理體系文件的基礎(chǔ)性文件，是程序文件的支持性文 | |件，是以標(biāo)準(zhǔn)為依 | |據(jù)、以現(xiàn)場(chǎng)受控為目的的基礎(chǔ)性文件，因此，建立和實(shí)施作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，有 | |利于現(xiàn)場(chǎng)工作的標(biāo) 準(zhǔn)化和科學(xué)化。 | |文 件 名 |工作文件的編寫(xiě) | |電子文件編碼 |ZLWB005 |頁(yè) 碼 |4-2 | |●工作文件的作用 | |(1)提高工作質(zhì)量 | |工作文件對(duì)工作細(xì)節(jié)作了詳細(xì)的規(guī)定，特別是對(duì)于那些科研開(kāi)發(fā)、作業(yè)復(fù) | |雜的工作，對(duì)其提 | |高工作質(zhì)量很有成效。它可以幫助工作人員一步一步地按照工作要求去完 | |成作業(yè)。然后通過(guò) 質(zhì)量記錄，對(duì)工作過(guò)程進(jìn)行必要的控制和鑒證。 | |(2)為管理層提供必要的質(zhì)量信息 | |現(xiàn)代管理已經(jīng)進(jìn)入到信息管理時(shí)代，利用信息進(jìn)行管理最為迅速、經(jīng)濟(jì)、 | |有效，而工作文件 | |明確地規(guī)定了完成某項(xiàng)工作或作業(yè)所必須填寫(xiě)的質(zhì)量記錄。這樣，就可以 | |通過(guò)工作文件去檢 | |查原始記錄，為管理層提供必要的質(zhì)量信息，以便及時(shí)地發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題 | |，采取有效的糾正 措施。 | |(3)有利于對(duì)組織職員開(kāi)展培訓(xùn)，提高職員素質(zhì) | |工作文件為職員培訓(xùn)提供了素材。由于工作文件是現(xiàn)場(chǎng)工作過(guò)程中應(yīng)用的 | |文件，它具有很強(qiáng) | |的針對(duì)性，所以利用工作文件對(duì)在崗的職員進(jìn)行培訓(xùn)，常會(huì)取得良好的效 | |果。尤其對(duì)新上崗 | |的職員培訓(xùn)，可以盡快地幫助他們熟悉工作，提高其素質(zhì)。 | | | |●工作文件的編制原則及其注意事項(xiàng) | |(1)工作文件的編制原則 | |①適宜性原則 | |在組織里，并不是每一項(xiàng)工作、每一個(gè)工作崗位都需要工作文件，一般是 | |在較復(fù)雜的、技術(shù) | |要求高、容易出現(xiàn)問(wèn)題的工作環(huán)節(jié)上使用。一般情況下確定是否使用工作 | |文件，以如果沒(méi)有 工作文件就不能保證服務(wù)質(zhì)量為原則。 | |文 件 名 |工作文件的編寫(xiě) | |電子文件編碼 |ZLWB005 |頁(yè) 碼 |4-3 | |②指導(dǎo)性原則 | |工作文件詳細(xì)而準(zhǔn)確地描述工作或作業(yè)，對(duì)指導(dǎo)操作起著重要作用。如作 | |業(yè)指導(dǎo)書(shū)中規(guī)定了 | |作業(yè)目的、作業(yè)前的準(zhǔn)備工作、需確認(rèn)的事項(xiàng)、作業(yè)的順序、作業(yè)時(shí)應(yīng)注 | |意的事項(xiàng)等方面， 使從事該項(xiàng)作業(yè)的人對(duì)作業(yè)有清楚而準(zhǔn)確的了解。 | |③可操作性原則 | |工作文件的目的就是為了給操作者以足夠的指導(dǎo)，以便幫助他們高質(zhì)量地 | |完成所規(guī)定的工作 | |，所以應(yīng)具有很強(qiáng)的可操作性。應(yīng)能使從事該項(xiàng)工作的人員，即使是一名 | |新手，經(jīng)過(guò)短時(shí)間 | |的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，也能夠利用工作文件準(zhǔn)確無(wú)誤地按照其要求把工作做好。 | |可操作性是編寫(xiě)工 作文件的一個(gè)非常重要的原則。 | |(2)編寫(xiě)工作文件應(yīng)注意的事項(xiàng) | |①語(yǔ)言準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練 | |編寫(xiě)工作文件所用的語(yǔ)言要盡量精練，意思要清楚，用詞要準(zhǔn)確，無(wú)需用 | |任何華麗的詞句，只要按要求寫(xiě)清楚即可。 | |②注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn) | |工作文件不僅要把工作中成功的經(jīng)驗(yàn)敘述清楚，寫(xiě)出：“應(yīng)該怎么做”，而 | |且要把教訓(xùn)總結(jié) | |出來(lái)，如在作業(yè)指導(dǎo)書(shū)中往往還要寫(xiě)出：“不應(yīng)該怎么樣”。要寫(xiě)好工作中 | |的注意點(diǎn)及注意 事項(xiàng)，以避免作業(yè)者出錯(cuò)。 | |●作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的基本內(nèi)容及格式 | |一般作業(yè)指導(dǎo)書(shū)需要統(tǒng)一格式，其內(nèi)容順序如下: | |(1)作業(yè)目的 | |文 件 名 |工作文件的編寫(xiě) | |電子文件編碼 |ZLWB005 |頁(yè) 碼 |4-4 | |作業(yè)目的是指完成此項(xiàng)工作所應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)和結(jié)果,也就是為什么要進(jìn)行此| |項(xiàng)作業(yè),完成此作 業(yè)要達(dá)到的技術(shù)指標(biāo)等。 | |(2)作業(yè)前的準(zhǔn)備和確認(rèn)事項(xiàng) | |作業(yè)前的準(zhǔn)備和確認(rèn)工作一般包括:設(shè)備的狀態(tài)確認(rèn)、作業(yè)圖紙和工作指令| |的確認(rèn)、各種基 準(zhǔn)的確認(rèn)和作業(yè)前應(yīng)準(zhǔn)備的工具、作業(yè)臺(tái)的整理等。 | |(3)作業(yè)流程 | |作業(yè)流程是指導(dǎo)完成該項(xiàng)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)順序及步驟。作業(yè)流程規(guī)定了 | |每一步驟的具體操 作要求和操作內(nèi)容等等。 | |(4)作業(yè)注意事項(xiàng) | |作業(yè)注意事項(xiàng)是指完成每作業(yè)步驟應(yīng)注意的問(wèn)題,并且要寫(xiě)上由于不注意以| |上的要求可能發(fā) 生的不良現(xiàn)象。 | |(5)其他注意事項(xiàng)及特殊事項(xiàng) | |主要是寫(xiě)處理異常的程序以及對(duì)于關(guān)鍵問(wèn)題、特殊需求確認(rèn)的規(guī)定。 | |(6)工作圖 | |如有必要可以附上工作圖,在作業(yè)指導(dǎo)書(shū)中的正文部分,適當(dāng)?shù)卮┎灞匾?| |圖示加以說(shuō)明。 |
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