某企業(yè)行政部組織機構圖與崗位職責描述
某企業(yè)行政部組織機構圖與崗位職責描述 1. 市場部組織機構圖 [pic] 2. 一句話職務說明 1. 行政部與人力資源部的區(qū)別 行政部主要工作：對公司行政后勤、總務、保衛(wèi)秘書等工作的指揮、指導、協調、監(jiān)督 、管理的權力 人力資源部崗位性質：負責全面主持本部的勞資、人事方面的管理工作,對人員的招聘 培訓考核等工作. 3. 行政部各職務詳細崗位職責描述 1. 行政總監(jiān) 直接上司：總經理 主要工作：規(guī)劃、指導、協調公司行政服務支持等各項工作，組織管理下屬人員完成本 職工作。對公司行政后勤、總務、保衛(wèi)秘書等工作的指揮、指導、協調、監(jiān)督、管理的 權力 崗位職責：（具體工作） （1）組織制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、計劃與預算方案； （2）組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行； （3）組織、協調公司年會、員工活動、市場類活動及各類會議，負責外聯工作及辦 理公司所需各項證照； （4）起草及歸檔公司相關文件； （5）搜集、整理公司內部信息，及時組織編寫公司大事記； （6）管理公司重要資質證件； （7）組織好來客接待和相關的外聯工作； （8）主持部門內部的建設工作，建設及維護內部網絡； （9）協調公司內部行政人事等工作； （10）對控制成本的方法提出建議。 職位要求： ◆熟練的中英文寫作、口語、閱讀能力； ◆優(yōu)秀的外聯與公關能力，具備解決突發(fā)事件的能力； ◆較強的分析、解決問題能力，思路清晰，考慮問題細致； ◆熟練使用辦公軟件、辦公自動化設備。 ◆做事客觀、嚴謹負責、踏實、敬業(yè)； ◆具有很強的人際溝通、協調、組織能力以及高度的團隊精神，責任心強。 2. 行政經理 直接上司：行政總監(jiān) 主要工作：規(guī)劃、指導、協調公司行政服務支持等各項工作，組織管理下屬人員完成本 職工作。對公司行政后勤、總務、保衛(wèi)秘書等工作的指揮、指導、協調、監(jiān)督、管理的 權力 崗位職責：（具體工作） （1）. 負責主持本部的全面工作組織并督促部門人員全面完成本部職責范圍內的各項工作任務 ； （2）. 貫徹落實本部崗位責任制和工作標準，加強與有關部門協作配合； （3）. 負責組織行政后勤、保衛(wèi)工作管理制度的擬訂、檢查、監(jiān)督和執(zhí)行； （4）. 負責組織行政年、季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計劃。本著合理節(jié)約的原則，編制后勤 用款計劃，搞好行政后勤預算工作； （5）. 做好公司生活用房及財產管理工作。建立生活用房屋固定資產帳冊、員工宿舍等用于行 政后勤生活服務的財產帳冊； （6）. 負責公司內部治安管理工作。維護內部治安秩序，搞好治安綜合治理，預防犯罪和治安 災害事故的發(fā)生； （7）. 負責做好公司用水、電的管理工作。認真抓好水、電的計量基礎管理工作，定期檢查和 維修計量器具，搞好電器設備和線路的保養(yǎng)維修工作； （8）. 負責組織部門人員的培訓教育工作。協同人事部做好各項工作，定期開展崗位優(yōu)質服務 和業(yè)務競賽評比活動； （9）. 有權向主管領導提議下屬人選，并對其工作考核評價； （10）. 按時完成公司領導交辦其他工作任務。 職位要求： ◆熟練的中英文寫作、口語、閱讀能力； ◆ 熱愛公司，有較強的綜合協調能力和組織管理能力； ◆能團結同事，有較強的工作責任感和事業(yè)心； ◆堅持原則，具有較強警惕性和處理突發(fā)事件的能力。 ◆具有處理后勤事務工作的耐心； ◆具有很強的人際溝通、協調、組織能力以及高度的團隊精神，責任心強。 3. 總經理秘書 直接上司：行政經理 主要工作：協助總經理完成日常事務性工作 崗位職責：（具體工作） （1）起草公司年度工作總結及總經理講話稿； （2）起草公司股東會和董事會的會議材料； （3）作好公司重要會議的記錄及會議紀要的整理； （4）起草、打印、登記和存檔總經理簽發(fā)文件； （5）協助行政部經理做好公司來賓的接待工作； （6）接聽電話、妥當應答，如有必要，做好電話記錄； （7）掌握總經理的日程安排，為總經理接見訪客做好預約工作； （8）收發(fā)傳真，并及時交給總經理處理； （9）完成總經理或行政經理交辦的其他工作。 職位要求： ◆熟悉公司文檔管理； ◆良好的中英文寫作、口語、閱讀能力； ◆熟練使用辦公軟件及辦公自動化設備。 ◆良好的組織溝通協調能力； ◆工作細致認真，謹慎細心，條理性強； ◆責任心強，勇于承擔挑戰(zhàn)性的工作； ◆具有開拓精神和團隊精神。 4. 行政秘書（或其他部門秘書） 直接上司：行政經理（或其他部門經理） 主要工作：安排會談、向電話詢問者提供信息、收發(fā)日常郵件，進行文檔管理，對其他 行政和業(yè)務方面的工作提供行政支持。 崗位職責：（具體工作） （1）接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉接電話； （2）收發(fā)與回復日常郵件； （3）撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告； （4）會談、會務安排； （5）將信件及其他記錄歸檔； （6）備份信件及其他文檔； （7）安排商務旅行，做好預訂工作； （8）接待訪客； （9）采購、分發(fā)和控制辦公用品； （10）分發(fā)錢款，進行簡單的賬務管理。 職位要求： ◆熟練使用操作辦公自動化設備，包括計算機、打印機、傳真機、復印機等； ◆有良好的文字表達能力，有一定英語基礎，具備較強的聽說能力。 ◆認真負責，積極主動執(zhí)行交辦工作； ◆工作效率高，條理性強，有團隊合作精神； ◆保密意識強。 5. 總務主管（行政主管） 直接上司：行政經理 主要工作：協助經理安排、落實行政服務與后勤總務的支持工作。 崗位職責：（具體工作） （1）組織辦好會議接待、娛樂等各項活動； （2）協助制定、監(jiān)督、執(zhí)行公司行政規(guī)章制度； （3）組織公司辦公費用的計劃、辦公用品的購買、管理和發(fā)放工作； （4）管理公司非技術資料、計算機磁盤、光盤等資料； （5）做好辦公室人員考勤和處理各種假期； （6）管理公司的公共衛(wèi)生、食堂就餐工作； （7）發(fā)放日常福利、節(jié)日福利； （8）購買、管理和維修公司固定資產； （9）負責辦公用品、文具、生活配套設施的管理； （10）做好公司廢物（品）處理和銷售管理工作 （11）完成直屬上司交辦的臨時性工作。 職位要求： ◆較強的管理能力； ◆熟練使用辦公軟件； ◆做事客觀、嚴謹負責、踏實、敬業(yè)； ◆工作細致認真，謹慎細心、責任心強； ◆具有很強的人際溝通協調能力，團隊意識強。 6. 檔案員 直接上司：總務（行政）主管 主要工作：做好檔案入庫、分類、查閱手續(xù)、保管、銷毀等相關工作 崗位職責：（具體工作） （1）嚴格執(zhí)行檔案資料保密制度； （2）嚴格檔案入庫制度，認真做好分類登記，對檔案的分類應做到科學合理，便于 查找； （3）檔案借閱應按規(guī)定辦理登記手續(xù)，認真檢查到期歸還的資料是否完整無缺，發(fā) 現問題及時報告和處理； （4）按有關規(guī)定對檔案進行例行的保養(yǎng)、管理或銷毀。 職位要求： ◆熟悉檔案管理辦法； ◆掌握計算機檔案管理信息系統； ◆熟練使用辦公軟件。 ◆嚴謹、有責任心，有團隊合作精神； ◆工作認真負責，細致認真； ◆保密性強。 7. 前臺 直接上司：總務（行政）主管 主要工作：做好公司日常行政事務工作，保證公司信息通訊順暢，提高公司運作效率。 崗位職責：（具體工作） （1）轉接總機電話，收發(fā)傳真、信件和報刊； （2）接待來訪客人，并通報相關部門； （3）管理辦公用品，管理維修打印機、傳真機、復印機等辦公器材； （4）打印、復印文件和管理各種表格文件； （5）承辦員工考勤和外出登記； （6）安排約會、會議室及差旅預定； （7）保管各種手續(xù)、手冊； （8）更新和管理員工通訊地址和電話號碼等聯系方式； （9）協助組織公司活動。 職位要求： ◆有良好的文字表達能力，有一定的英語基礎； ◆熟練使用辦公軟件、辦公自動化設備。 ◆工作細致認真，謹慎細心，熱情，積極主動； ◆工作效率高，責任心強，具有團隊精神； ◆保密意識強。 8. 行政事務（總務）管理專員 直接上司：總務（行政）主管 主要工作：管理公司的后勤服務工作、提供后勤保障 崗位職責：（具體工作） （1）安排落實上級要求的各項任務，提供相關服務和后勤保障； （2）參與擬訂和完善公司后勤管理規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行，確保行政后勤管理的順利進 行； （3）負責公司辦公家具、設備、用品的選購與使用管理； （4）負責公司各類設備、設施維護，水、電、氣、熱等能源后勤保障工作； （5）進行宣傳與安全檢查，代表公司與物業(yè)部門交涉，管理公司用水、用電情況； （6）辦理公司購車、車輛年檢的相關手續(xù)，安排活動用車，并統計人員用車的費用 ； （7）對公司人員申領辦公用品進行記錄、發(fā)放、管理及流程優(yōu)化； （8）辦理上級臨時交辦的其他工作。 職位要求： ◆能根據公司不同時期的發(fā)展需要，提供相應的物資設備配備方案；能根據辦公需求 、市場行情，制定相應的計劃及書面匯報； ◆有一定的英語水平，能熟練使用各種辦公自動化設備； ◆良好的溝通協調能力、組織安排能力、具備靈活有序的物料控制能力。 ◆人品端正，愛崗敬業(yè)，工作態(tài)度細致、踏實，能吃苦耐勞。 9. 物業(yè)主管 直接上司：行政經理 主要工作：管理、監(jiān)督物業(yè)的運營，確保房產設施的正常使用運轉。 崗位職責：（具體工作） （1）主持設施的日常運行操作、維修和保養(yǎng)的技術管理工作； （2）安排客戶報修的接待、報修工作； （3）管理物業(yè)的保安、消防、保安、清潔、綠化等工作； （4）檢查與指導維修人員工作； （5）核算及監(jiān)督房屋、大廈的水電費和管理費。 職位要求： ◆熟悉物業(yè)管理的運作，有相關知識與經驗； ◆具有一定的財務知識基礎； ◆具有較強的組織、管理、協調能力。 ◆綜合素質較好，具有服務意識； ◆有較強的責任心、服務意識及團隊合作精神，善于與人溝通； ◆工作踏實，能承擔較大的工作壓力。 10. 法律事務主管 直接上司：行政經理 主要工作：指導公司法務實踐，處理公司法律問題，以維護公司法律權利和利益。 崗位職責：（具體工作） （1）起草、審查和修改公司各類法律文書及合同； （2）代表公司處理各類訴訟或非訴訟法律事務，維護公司合法權益； （3）主持公司重大經營決策的法律論證和法律保障； （4）負責對公司規(guī)章制度、產品進行法律審核，審核公司的合同、制定標準合同； （5）為公司經營管理活動提供法律咨詢； （6）管理外聘律師、法律顧問； （7）法律培訓。 職位要求： ◆具備良好的法律談判技巧及社會關系； ◆具有很強的法律邏輯思維能力，非常強的分析、處理、應變及解決法律問題的工作 能力； ◆通曉所屬行業(yè)法律事務及法規(guī)； ◆良好的中英文寫作、口語、閱讀能力； ◆熟練使用辦公軟件、辦公自動化設備。 ◆溝通、協調、語言文字表達能力強； ◆能吃苦、敬業(yè)，能承受較強的工作壓力； ◆工作細致、認真、嚴謹，具有團隊精神。 ----------------------- 總經理 人力資源總監(jiān) 行政總監(jiān) 市場總監(jiān) 總經理秘書 其他總監(jiān) 行政經理 行政助理 行政秘書 總務主管 （行政主管） 辦公室主任 物業(yè)主管 法律事務主管 公司翻譯 檔案員 （總機）前臺 行政事務 管理專員 保安隊長 車隊隊長 公司律師 法務事務 助理
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