某集團(tuán)船代項(xiàng)目需求分析和調(diào)研實(shí)踐過程
某集團(tuán)船代項(xiàng)目需求分析和調(diào)研實(shí)踐過程 此文檔主要在于項(xiàng)目管理設(shè)置項(xiàng)目相關(guān)文檔，有興趣人員可以參考一下，對于項(xiàng)目管理 和未來有此方向者有一定的參考價值。 流程再造方法論 -流程影射，系統(tǒng)評估，定義考核，再造建議 前言 本文檔主要根據(jù)某集團(tuán)船代項(xiàng)目需求分析和調(diào)研實(shí)踐過程整理而得，描述從項(xiàng)目啟動， 調(diào)研到設(shè)計(jì)過程的大致過程敘述，重點(diǎn)在于咨詢過程中涉及的需求分析和調(diào)研方法論， 其他相關(guān)項(xiàng)目前期規(guī)劃和調(diào)研可參考此方法論。如有不妥之處敬請指正，也希望能不斷 完善，謝謝！ 正文： 軟件需求的定義： 根據(jù)IEEE軟件工程標(biāo)準(zhǔn)詞匯（1997年）中定義的需求為： λ用戶解決問題或達(dá)到目標(biāo)所需的條件和能力； λ系統(tǒng)或系統(tǒng)部件要求滿足合同，標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范或其他正式規(guī)定文檔所需具有的條件和能力 ； λ一種反映上述條件和能力的文檔說明。 本項(xiàng)目簡介 因某某集團(tuán)船代業(yè)務(wù)發(fā)展需要，加上目前的系統(tǒng)存在很大問題，也不能涵蓋目前的所有 業(yè)務(wù)需求，需進(jìn)行調(diào)研和需求分析是否需要上一套新的船代系統(tǒng)，新系統(tǒng)需要整合目前 的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程，同時滿足業(yè)務(wù)的需求和未來發(fā)展。 適合讀者 此文檔適合信息系統(tǒng)項(xiàng)目咨詢規(guī)劃和分析的相關(guān)項(xiàng)目人員作為項(xiàng)目前期方法論參考之用 。 目錄 1.項(xiàng)目啟動 2.項(xiàng)目調(diào)研 3.項(xiàng)目規(guī)劃與考核指標(biāo) 4.撰寫SOR 項(xiàng)目啟動 1.與成員企業(yè)與相關(guān)部門溝通 召開項(xiàng)目總啟動會議，介紹項(xiàng)目組相關(guān)人員以及此項(xiàng)目的主要目的和要求，企業(yè)簡單本 項(xiàng)目涉及的業(yè)務(wù)流程和相關(guān)業(yè)務(wù)部門和目前主要組織結(jié)構(gòu)。例如船代項(xiàng)目我們在這一個 環(huán)節(jié)我們了解到了整個船代所涉及的主要業(yè)務(wù)可以分為： λ集裝箱進(jìn)出口業(yè)務(wù) λ散雜貨進(jìn)出口業(yè)務(wù) λ箱管 λ訂艙 根據(jù)業(yè)務(wù)的分工部門的分工也不同。以后的調(diào)研思路我們也可以按照這樣兩種業(yè)務(wù)流程 主線去咨詢調(diào)研相應(yīng)的部門與人員。 2.安排項(xiàng)目相關(guān)人員 根據(jù)業(yè)務(wù)主線（集裝箱進(jìn)出口，散雜貨進(jìn)出口）整理調(diào)研思路，要求企業(yè)根據(jù)提供的業(yè) 務(wù)主線流程，和部門結(jié)合分工安排，組織各部門主要相關(guān)人員積極配合項(xiàng)目未來的調(diào)研 。 3.出初期調(diào)研時間和相關(guān)人員安排表 根據(jù)前期的準(zhǔn)備工作，出具具體調(diào)研時間和人員安排表，時間項(xiàng)目組掌控制（需要和業(yè) 務(wù)部門協(xié)調(diào)），人員安排需要業(yè)務(wù)部門提供詳細(xì)人員名單資料。以便項(xiàng)目成員和企業(yè)相 關(guān)部門人員提前做好調(diào)研準(zhǔn)備（安排相關(guān)人員和準(zhǔn)備一些相關(guān)資料）。 根據(jù)時間人員安排表，做好前期調(diào)研準(zhǔn)備。 注：在調(diào)研具體調(diào)研前，我們因該知道所有物流在運(yùn)作過程中碰到的四個主要問題為： λ出錯率 λ時效 λ成本 λ結(jié)算 在具體的調(diào)研過程中，我們始終要以此作為主導(dǎo)的思路問問題，才能找出目前的問題所 在。也就是未來規(guī)劃后的系統(tǒng)的價值所在。 另一個主導(dǎo)思路是調(diào)研過程中我們重點(diǎn)要理出那些重要的環(huán)節(jié)，抓住那些關(guān)鍵環(huán)節(jié)，挖 出影響這些環(huán)節(jié)的重要因素，以及對這些因素的如何控制把關(guān)即考核方式。 調(diào)研的基本策略： ν確定用戶的目標(biāo)和目的，確定業(yè)務(wù)基本范圍，圍繞這個目的，確定要訪問的部門和人員 ，了解具體業(yè)務(wù)，在基本的范圍內(nèi)展開調(diào)研； ν以部門職責(zé)為基礎(chǔ)搞清各種現(xiàn)有業(yè)務(wù)，要填寫的表格文檔和報表等，其數(shù)據(jù)來源及去向 ； ν以業(yè)務(wù)為主線，搞清每個業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)的流程關(guān)系，涉及部門，輸入輸出項(xiàng)； ν搞清哪些業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)時已有系統(tǒng)支持的，他們和新規(guī)劃的系統(tǒng)的關(guān)系是銜接還是替換 ν應(yīng)思考是否有新的方法和技術(shù)改進(jìn)現(xiàn)有的工作，用戶提出的需求是否一定要求實(shí)現(xiàn)，是 否可以實(shí)現(xiàn)。 ν對于調(diào)研過程中用戶的每個需求我們都要問為什么 項(xiàng)目具體調(diào)研 1.了解外部客戶和本行業(yè)目前總體狀況 為了對我們所作的項(xiàng)目有一個具體的概念，我們可根據(jù)項(xiàng)目狀況了解本項(xiàng)目行業(yè)內(nèi)的大 致業(yè)務(wù)狀況，在項(xiàng)目前期，我們相應(yīng)參觀和考察同行業(yè)其他公司的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)，索取一些 各地子公司和兄弟公司的業(yè)務(wù)范疇和流程資料，參考一下這些相應(yīng)的資料和行業(yè)要求， 了解船代項(xiàng)目中業(yè)務(wù)目的，所需完成工作，客戶的需求等等。在本項(xiàng)目中，我們考察了 行業(yè)內(nèi)其它公司的業(yè)務(wù)，同時成員企業(yè)也提供了一些操作的資料。 在此過程中我們重點(diǎn)在于了解： λ船代是什么？ 船代就是代理船公司的業(yè)務(wù)，幫助船公司處理岸上的一系列事物。 λ船代做什么？ 幫助船公司處理報關(guān)，商檢，海事，船在港期間的作業(yè)，箱管等等。 λ船代的業(yè)務(wù)范疇有哪些？ 主要為代理船的進(jìn)出口（包含集裝箱和散雜貨進(jìn)出口）業(yè)務(wù)，同時也包含有箱管和訂艙 等等業(yè)務(wù)。 λ業(yè)務(wù)范疇的大致流程狀況？ 參考船代相關(guān)資料。 λ船代涉及的客戶和部門有哪些？ 主要有船東，貨代。海關(guān)，商檢，碼頭，邊防等等。 λ客戶注重和關(guān)注的服務(wù)和環(huán)節(jié)？ 2.了解本公司此項(xiàng)目所涵蓋業(yè)務(wù)目前的大致流程和部門結(jié)構(gòu) 從本公司了解船代項(xiàng)目中目前我們所從事的所有業(yè)務(wù)項(xiàng)目有哪些，這些業(yè)務(wù)的大概流程 怎樣，每個業(yè)務(wù)的流程所完成的部門是哪些部門，業(yè)務(wù)如何在部門之間流轉(zhuǎn)。例如：本 船代項(xiàng)目中了解到的所有業(yè)務(wù)項(xiàng)目有集裝箱進(jìn)出口，散雜貨進(jìn)出口，箱管，訂艙。每個 業(yè)務(wù)大致的流程和所需部門結(jié)構(gòu)可參考船代相關(guān)資料。目的在于先對本項(xiàng)目的船代業(yè)務(wù) 現(xiàn)做一個具體的了解，已備后面作流程更詳細(xì)的深入了解作基礎(chǔ)。此過程主要針對管理 層作調(diào)研，包括總經(jīng)理和部門經(jīng)理主管等。在此過程中對業(yè)務(wù)流程的正確理解相當(dāng)重要 ，也將直接影響到未來的細(xì)致調(diào)研和分析 。 在此過程中我們重點(diǎn)要了解 λ目前本公司船代業(yè)務(wù)所包含的業(yè)務(wù)？ 集裝箱進(jìn)出口，散雜貨進(jìn)出口，訂艙，箱管。 λ每個所包含的業(yè)務(wù)的大致流程？ 參考船代項(xiàng)目文檔流程圖 λ每個業(yè)務(wù)所涉及的部門與客戶或者政府部門？ 船東，貨代，貨主，碼頭，海關(guān)，商檢，邊防等 λ目前主要存在什么問題？ 信息不能共享，信息鏈不清晰。人力成本浪費(fèi)嚴(yán)重，現(xiàn)有工作效率不高，結(jié)算慢等等 λ是不是需要上業(yè)務(wù)系統(tǒng)？ 需要重新規(guī)劃流程，出一套能滿足和涵蓋業(yè)務(wù)需求的系統(tǒng) λ為什么要上業(yè)務(wù)系統(tǒng)？ 利用新的業(yè)務(wù)系統(tǒng)完善流程。避免和改善目前存在的問題，滿足多方面新的業(yè)務(wù)需求， 從而輔助船代做好業(yè)務(wù)工作。降低成本，提高效率，加快結(jié)算。 λ每個業(yè)務(wù)信息流流向？ 參考船代項(xiàng)目文檔的流程圖 λ業(yè)務(wù)結(jié)算過程？ 參考船代項(xiàng)目的相關(guān)結(jié)算文檔 λ如何控制和保障目前業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)？ 主要考慮從成本控制，時效（及時性）和加快結(jié)算上考慮保障目前的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，另外考 慮系統(tǒng)設(shè)計(jì)時主要環(huán)節(jié)提供主動信息發(fā)送功能。 λ目前的考核制度？ 目前的考核制度很少，基本只有基于ISO9002的一些基本內(nèi)部考核機(jī)制，不靈活。 λ主要所需報表（管理層）？ 目前管理層較注重或需要的報表大致有：客戶滯留率，利潤指標(biāo)，客戶滿意率，新客戶 開發(fā)率等 ν與其他系統(tǒng)和其它部門之間的數(shù)據(jù)接口 與財(cái)務(wù)orica系統(tǒng)之間需要銜接等 3.根據(jù)業(yè)務(wù)流程出大致流程圖結(jié)合部門職責(zé)出部門結(jié)構(gòu)圖 項(xiàng)目組根據(jù)前面所了解的流程和所得資料信息，根據(jù)目前大致狀況，初步整理畫出目前 業(yè)務(wù)的大致流程圖和目前的部門結(jié)構(gòu)圖，作為未來詳細(xì)調(diào)研的參考。 在此過程中項(xiàng)目組重點(diǎn)在于對前期的調(diào)研作一個完整正確理解的初步整理，作出一些目 前的流程分析，形成規(guī)范的流程圖，進(jìn)一步與業(yè)務(wù)部門確認(rèn)。安排下一步更詳細(xì)的調(diào)研 和相關(guān)人員（具體將涉及的操作人員）等等。 在此環(huán)節(jié)我們主要要整理出： λ每個業(yè)務(wù)流程主線 具體參考船代項(xiàng)目文檔流程圖 λ目前存在的主要問題 具體參考船代項(xiàng)目文檔目前狀況分析 對于上訴兩個問題同時我們要做初步分析 λ現(xiàn)有的流程主線是否合理，是否需要改變？ 具體參考船代項(xiàng)目文檔現(xiàn)狀和建議 λ目前流程的每個環(huán)節(jié)是否已經(jīng)不能再分解？ λ存在的這些問題我們在新的規(guī)劃中如何去避免 具體參考船代項(xiàng)目文檔建議和KPI考核 λ如何利用新的規(guī)劃提升業(yè)務(wù)運(yùn)作能力 具體參考船代項(xiàng)目KPI考核 注：在前面的過程中可能得到的數(shù)據(jù)比較和信息比較多和混亂，但是又不是很詳細(xì)，如 何對這些得到的信息進(jìn)行正確的歸類和整理很重要。特別是當(dāng)業(yè)務(wù)比較繁瑣或者類別比 較多的時候。要理出正確的主線，然后把相應(yīng)的信息歸類到主線的環(huán)節(jié)中去。 4.根據(jù)流程圖具體詳細(xì)了解每個部門具體業(yè)務(wù)和流程職責(zé) 根據(jù)大致業(yè)務(wù)流程圖詳細(xì)了解每個業(yè)務(wù)操作環(huán)結(jié)的進(jìn)出數(shù)據(jù)，所需完成工作，結(jié)合部門 崗位信息詳細(xì)了解每個操作的具體工作步驟，所需數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)流向，每個環(huán)節(jié)如何控制 ，從那些方面控制？具體涉及的單證，工作，信息接受反饋有哪些，需要提供和完成的 服務(wù)有哪些？ 主要方法可設(shè)計(jì)主要五個方面的問題： λhow？（怎么做？） λWhat？（需要做什么？） λWho?（誰做？） λWhen？（什么時候做？） λWhy?（為什么這樣做？） 上述得五個問題我們需要在每個具體操作步驟中具體問道。具體到問題有下列一系列需 要了解的問題： λ數(shù)據(jù)或信息來源 λ數(shù)據(jù)或信息去向 λ數(shù)據(jù)流是否有固定的標(biāo)準(zhǔn) λ每個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)流輸入和輸出的項(xiàng)目，格式，方式是什么？ λ數(shù)據(jù)流的變化和關(guān)系 λ怎么處理這些信息？ λ需要作什么工作？ λ如何做好這些的工作？ λ涉及到哪些人員？ λ什么時候開始做？ λ需要多少時間做完（有沒有時間要求）？ λ為什么要這樣做？ λ目前這樣做是不是合理，有沒有更好的處理方法？ λ數(shù)據(jù)信息流轉(zhuǎn)的方向和相關(guān)人員？ λ目前這樣做有什么困難？有什么問題？ λ如何考核作的好不好？ λ每個環(huán)節(jié)爭對操作和管理的權(quán)限是否有限制和劃分？ λ數(shù)據(jù)審核機(jī)制 λ環(huán)節(jié)傳遞條件 在此過程中我們有些要注意的點(diǎn)： λ需要業(yè)務(wù)操作提供具體的數(shù)據(jù)模版（單證，報標(biāo)，數(shù)據(jù)格式等等），以備下一部作具體 的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，招標(biāo)和供應(yīng)商談軟件需求之用。 λ因?yàn)榇瞬襟E調(diào)研涉及的人員都將是比較具體的操作人員，涉及業(yè)務(wù)比較深，在以往經(jīng)驗(yàn) 中，涉及業(yè)務(wù)越深，越往往容易誤導(dǎo)項(xiàng)目人員的一些思路，甚至有時候他們提及的問題 會很偏，很難解決，或者直接告訴你系統(tǒng)該怎么做？另外，考慮系統(tǒng)的時候我們必須明 確系統(tǒng)所能幫助人完成的工作是有限的，因該針對業(yè)務(wù)的大部分功能設(shè)計(jì)，而不是某些 難以完成的功能考慮太多。 λ這些具體的操作過程中我們要重點(diǎn)考慮如何做好這些工作，系統(tǒng)地涉及需要怎么來輔助 做好這些工作，為此，我們需要找出做好這一步工作的關(guān)鍵因素是什么？此些關(guān)鍵因素 將重點(diǎn)考慮記錄作為KPI考核。 在此過程我們應(yīng)有的成果有： ν各業(yè)務(wù)手工流程文字說明 ν各業(yè)務(wù)手工流程圖 ν各業(yè)務(wù)手工各環(huán)節(jié)輸入輸出表單，數(shù)據(jù)來源和出口 我們在此船代具體的調(diào)研過程中設(shè)計(jì)了一份調(diào)研表格，可供參考： 處 理 詳 細(xì) 描 述 處理編號： 處理描述：整理核對艙單,標(biāo)注危險品 處理目的： 輸入處理輸出 描述艙單數(shù)據(jù)（電子、書面）WHEN上港開航后標(biāo)注危險品描述整理過的艙單WHEN上港開 航后 WHO委托方WHO單證部 WHAT WHAT HOW傳真、郵件、書面HOW系統(tǒng)、書面 描述整理過的艙單WHEN船抵港前72小時如果合同有要求代理申報危險品，則進(jìn)行申報， 如果合同中沒有要求代理申報危險品，與委托方聯(lián)系是否有我司代理描述是否要進(jìn)行申 報的結(jié)論WHEN上港開航后 WHO單證部WHO單證部 WHAT WHAT HOW系統(tǒng)、書面HOW系統(tǒng)、書面 描述放單形式及收費(fèi)情況WHEN上港開航后通知單證部的控單人員描述 WHEN WHO委托方WHO WHAT WHAT HOW傳真、郵件、書面HOW 特 例 KPI？ 上述具體針對船代的調(diào)研過程整理的數(shù)據(jù)可參考船代項(xiàng)目文檔的相應(yīng)資料 5.現(xiàn)狀分析 這一環(huán)節(jié)的調(diào)研其實(shí)是穿插在第四環(huán)節(jié)中的，具體要在這里體現(xiàn)出在是因?yàn)槲覀冃枰?重了解的。因?yàn)檫@也將直接影響到我們規(guī)劃和調(diào)研是否成功。也是我們在未來的系統(tǒng)中 一定要避免的。我們可以把此步驟定義為對現(xiàn)狀的分析。 在此步驟中我們可能要設(shè)計(jì)的問題有： λ目前最大的困惑或者問題是什么？ λ那些地方不夠完善 λ目前是否有相應(yīng)的應(yīng)運(yùn)系統(tǒng)？如果有是否有什么問題？ λ需要解決什么問題？ ν應(yīng)用系統(tǒng)能幫助解決的問題 ν需要人的因素才能解決的問題 在此環(huán)節(jié)中需要注意的是：因?yàn)榫唧w的業(yè)務(wù)操作已經(jīng)習(xí)慣了模式化的操作，所以許多隱 含的問題并不一定能夠被直接的了解，許多隱含的問題存在卻需要項(xiàng)目組人員通過調(diào)研 來挖掘。 找出了目前能找出的問題所在以后，我們還要對這些所有的問題進(jìn)行歸類，目的在于分 類以后可以更直觀的了解新系統(tǒng)需要在那些地方解決這些問題，例如信息不共享在具體 的業(yè)務(wù)過程中可以表現(xiàn)的問題方式有多種：可以是人力資源浪費(fèi)，可以使操作不方便， 可以使工作繁瑣，但是在新的系統(tǒng)中只要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一一個入口所有部門實(shí)現(xiàn)共享即可 解決所有信息不能共享帶來的問題。 6.找出每個環(huán)節(jié)關(guān)鍵因素（數(shù)據(jù)，時間等）所在以及如何控制（KPI） 找出關(guān)鍵因素和考核制度將直接體現(xiàn)未來系統(tǒng)的價值所在，關(guān)鍵因素是那些直接會影響 到我業(yè)務(wù)每個環(huán)節(jié)做好做壞的主要關(guān)鍵所在...
某集團(tuán)船代項(xiàng)目需求分析和調(diào)研實(shí)踐過程