淺談ERP系統(tǒng)帶來的成本與收益
淺談ERP系統(tǒng)帶來的成本與收益 晉軍 一、ERP系統(tǒng)是建立和規(guī)范企業(yè)管理的工具 ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)是指在企業(yè)供應(yīng)鏈管理思想的指導(dǎo)下，采用面向業(yè)務(wù)流程的方法，利 用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以計(jì)劃為主線實(shí)現(xiàn)對企業(yè)整體資源進(jìn)行綜合管理的現(xiàn)代企業(yè)管理理 念。 1、ERP系統(tǒng)理論的形成 1.1 MIS系統(tǒng)階段( Management Information System) 企業(yè)的信息管理系統(tǒng)主要是收集大量原始數(shù)據(jù)、支持查詢、匯總等方面的工作。 1.2 MRP階段(Material Require Planning) 企業(yè)的信息管理系統(tǒng)對產(chǎn)品構(gòu)成進(jìn)行管理，借助計(jì)算機(jī)的運(yùn)算能力及系統(tǒng)對客戶訂單， 在庫物料，產(chǎn)品構(gòu)成的管理能力，實(shí)現(xiàn)依據(jù)客戶訂單，按照產(chǎn)品結(jié)構(gòu)清單展開并計(jì)算物 料需求計(jì)劃。實(shí)現(xiàn)減少庫存，優(yōu)化庫存的目標(biāo)。 1.3 MRPⅡ階段(Manufacture Resource Planning) 在MRP管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)增加了對企業(yè)生產(chǎn)中心、加工工時、生產(chǎn)能力等方面的管 理，以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)進(jìn)行生產(chǎn)排程的功能，同時也將財務(wù)的功能囊括進(jìn)來，在企業(yè)中形成 以計(jì)算機(jī)為核心的閉環(huán)管理系統(tǒng)，這種管理系統(tǒng)已能動態(tài)監(jiān)察到產(chǎn)、供、銷的全部生產(chǎn) 過程。 1.4 ERP階段(Enterprise Resource Planning) 進(jìn)入ERP階段後，以計(jì)算機(jī)為核心的企業(yè)級的管理系統(tǒng)更為成熟，系統(tǒng)增加了包括財務(wù)預(yù) 測、生產(chǎn)能力、調(diào)整資源調(diào)度等方面的功能。配合企業(yè)實(shí)現(xiàn)JIT(Just In Time)管理、質(zhì)量管理和生產(chǎn)資源調(diào)度管理及輔助決策的功能。成為企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)管理及 決策的平臺工具。 1.5 電子商務(wù)時代的ERP Internet技術(shù)的成熟為企業(yè)信息管理系統(tǒng)增加與客戶或供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)信息共享和直接的數(shù) 據(jù)交換的能力，從而強(qiáng)化了企業(yè)間的聯(lián)系，形成共同發(fā)展的生存鏈，體現(xiàn)企業(yè)為達(dá)到生 存竟?fàn)幍墓?yīng)鏈管理想。ERP系統(tǒng)相應(yīng)實(shí)現(xiàn)這方面的功能，使決策者及業(yè)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)跨企 業(yè)的聯(lián)合協(xié)作。 2、 ERP系統(tǒng)的管理思想 2.1 體現(xiàn)對整個供應(yīng)鏈資源進(jìn)行管理的思想 在知識經(jīng)濟(jì)時代僅靠自己企業(yè)的資源不可能有效地參與市場競爭，還必須把經(jīng)營過程中 的有關(guān)各方如供應(yīng)商、制造工廠、分銷網(wǎng)絡(luò)、客戶等納入一個緊密的供應(yīng)鏈中，才能有 效地安排企業(yè)的產(chǎn)、供、銷活動，滿足企業(yè)利用全社會一切市場資源快速高效地進(jìn)行生 產(chǎn)經(jīng)營的需求，以期進(jìn)一步提高效率和在市場上獲得競爭優(yōu)勢。換句話說，現(xiàn)代企業(yè)競 爭不是單一企業(yè)與單一企業(yè)間的競爭，而是一個企業(yè)供應(yīng)鏈與另一個企業(yè)供應(yīng)鏈之間的 競爭。ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對整個企業(yè)供應(yīng)鏈的管理，適應(yīng)了企業(yè)在知識經(jīng)濟(jì)時代市場競爭的 需要。 2.2 體現(xiàn)精益生產(chǎn)、同步工程和敏捷制造的思想 ERP系統(tǒng)支持對混合型生產(chǎn)方式的管理，其管理思想表現(xiàn)在兩個方面：其一是“精益生產(chǎn) LP（Lean Production）”的思想，它是由美國麻省理工學(xué)院（MIT）提出的一種企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略體系 。即企業(yè)按大批量生產(chǎn)方式組織生產(chǎn)時，把客戶、銷售代理商、供應(yīng)商、協(xié)作單位納入 生產(chǎn)體系，企業(yè)同其銷售代理、客戶和供應(yīng)商的關(guān)系，已不再簡單地是業(yè)務(wù)往來關(guān)系， 而是利益共享的合作伙伴關(guān)系，這種合作伙伴關(guān)系組成了一個企業(yè)的供應(yīng)鏈，這即是精 益生產(chǎn)的核心思想。其二是“敏捷制造（Agile Manufacturing）”的思想。當(dāng)市場發(fā)生變化，企業(yè)遇有特定的市場和產(chǎn)品需求時，企業(yè) 的基本合作伙伴不一定能滿足新產(chǎn)品開發(fā)生產(chǎn)的要求，這時，企業(yè)會組織一個由特定的 供應(yīng)商和銷售渠道組成的短期或一次性供應(yīng)鏈，形成“虛擬工廠”，把供應(yīng)和協(xié)作單位看 成是企業(yè)的一個組成部分，運(yùn)用“同步工程（SE）”，組織生產(chǎn)，用最短的時間將新產(chǎn)品 打入市場，時刻保持產(chǎn)品的高質(zhì)量、多樣化和靈活性，這即是“敏捷制造”的核心思想。 2.3 體現(xiàn)事先計(jì)劃與事中控制的思想 ERP系統(tǒng)中的計(jì)劃體系主要包括：主生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃、能力計(jì)劃、采購計(jì)劃、銷 售執(zhí)行計(jì)劃、利潤計(jì)劃、財務(wù)預(yù)算和人力資源計(jì)劃等，而且這些計(jì)劃功能與價值控制功 能已完全集成到整個供應(yīng)鏈系統(tǒng)中。 另一方面，ERP系統(tǒng)通過定義業(yè)務(wù)處理相關(guān)的會計(jì)核算科目與核算方式，以便在業(yè)務(wù)處理 發(fā)生的同時自動生成會計(jì)核算分錄，保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性。 從而實(shí)現(xiàn)了根據(jù)財務(wù)資金現(xiàn)狀，可以追溯資金的來龍去脈，并進(jìn)一步追溯所發(fā)生的相關(guān) 業(yè)務(wù)活動，改變了資金信息滯后于物料信息的狀況，便于實(shí)現(xiàn)事中控制和實(shí)時做出決策 。 此外，計(jì)劃、事務(wù)處理、控制與決策功能都在整個供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)處理流程中實(shí)現(xiàn)，要求 在每個流程業(yè)務(wù)處理過程中最大限度地發(fā)揮每個人的工作潛能與責(zé)任心，流程與流程之 間則強(qiáng)調(diào)人與人之間的合作精神，以便在有機(jī)組織中充分發(fā)揮每個的主觀能動性與潛能 。實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理從“高聳式”組織結(jié)構(gòu)向“扁平式”組織機(jī)構(gòu)的轉(zhuǎn)變，提高企業(yè)對市場動態(tài) 變化的響應(yīng)速度。 ERP的管理思想是體現(xiàn)在企業(yè)日常的工作流程處理中，實(shí)施過程中的企業(yè)診斷和因此業(yè)務(wù) 流程再造（BPR）就是將ERP管理思想溶入到系統(tǒng)各功能模塊中。 3、ERP系統(tǒng)的內(nèi)容（功能模塊） 3.1銷售管理、分銷管理。 3.2采購管理、庫存管理。 3.3生產(chǎn)管理：主生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃、能力需求計(jì)劃、車間作業(yè)管理。 3.4質(zhì)量管理。 3.5財務(wù)管理、總帳管理、現(xiàn)金管理、應(yīng)收/付管理、成本管理、固定資產(chǎn)管理、工資管 理。 3.6人力資源管理。 3.7設(shè)備管理。 3.8系統(tǒng)管理。 從以上三個個方面可以看出，ERP系統(tǒng)就是企業(yè)長期以來一直在尋找的現(xiàn)代企業(yè)管理模式 。 二、ERP系統(tǒng)帶給企業(yè)的收益 1、按ERP系統(tǒng)理論來講，可帶來以下效益： 1.1部門、崗位職責(zé)清晰、責(zé)權(quán)分明。 1.2業(yè)務(wù)流程的規(guī)范。 1.3建立以計(jì)劃、控制、分析為主的動態(tài)控制體系。 1.4業(yè)務(wù)處理的標(biāo)準(zhǔn)化和正確性。 1.5信息數(shù)據(jù)處理的及時性和準(zhǔn)確性。 2、 按系統(tǒng)功能來講，可帶來以下效益 2.1銷售和服務(wù)：實(shí)現(xiàn)了對訂單和計(jì)劃的動態(tài)跟蹤，全面掌握銷售情況；提高市場的響應(yīng) 速度和客戶的滿意程度。 2.2采購管理：保證物料供應(yīng)；降低采購成本。 2.3庫存管理：由于有了準(zhǔn)確的需求，可以在恰當(dāng)?shù)臅r間得到恰當(dāng)?shù)奈锪?，降低了庫存?提高采購金額的利用率。 2.4生產(chǎn)計(jì)劃：生成準(zhǔn)確的物料需求計(jì)劃，降低了生產(chǎn)成本，縮短生產(chǎn)周期。 2.5財務(wù)管理：了解真實(shí)的企業(yè)財務(wù)狀況。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、與財務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，降低了財務(wù)人 員的工作量；確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的唯一和準(zhǔn)確性，為實(shí)現(xiàn)財務(wù)管理的預(yù)算、控制和分析提供 了基礎(chǔ)；減少了財務(wù)壞帳、呆帳金額。 3、根據(jù)美國生產(chǎn)與庫存控制學(xué)會的統(tǒng)計(jì)分析，可以帶來如下效益： 3.1庫存下降30％～50％。這是人們說得最多的效益。因?yàn)樗墒挂话阌脩舻膸齑嫱顿Y減 少1.4~1.5倍，庫存周轉(zhuǎn)率提高50%。 3.2延期交貨減少80％。當(dāng)庫存減少并穩(wěn)定的時侯，用戶服務(wù)的水平提高了，使使用ERP /MRP II企業(yè)的準(zhǔn)時交貨率平均提高55%，誤期率平均降低35%，這就使銷售部門的信譽(yù)大大提 高。 3.3采購提前期縮短50％。采購人員有了及時準(zhǔn)確的生產(chǎn)計(jì)劃信息，就能集中精力進(jìn)行價 值分析，貨源選擇，研究談判策略，了解生產(chǎn)問題，縮短了采購時間和節(jié)省了采購費(fèi)用 。 3.4停工待料減少60％。由于零件需求的透明度提高，計(jì)劃也作了改進(jìn)，能夠做到及時與 準(zhǔn)確，零件也能以更合理的速度準(zhǔn)時到達(dá)，因此，生產(chǎn)線上的停工待料現(xiàn)象將會大大減 少。 3.5制造成本降低12％。由于庫存費(fèi)用下降，勞力的節(jié)約，采購費(fèi)用節(jié)省等一系列人、財 、物的效應(yīng)，必然會引起生產(chǎn)成本的降低。 3.6管理水平提高，管理人員減少10％，生產(chǎn)能力提高10％～15％。 三、 實(shí)施ERP系統(tǒng)的成本 自從1981年沈陽第一機(jī)床廠引進(jìn)MRP系統(tǒng)以來，MRP/ERP在我國的應(yīng)用和推廣已經(jīng)歷了近 20年，從起步、探索到普遍接受，經(jīng)歷了盲目引進(jìn)、實(shí)施目標(biāo)不明確、失敗風(fēng)險較大的 啟動階段；系統(tǒng)規(guī)劃不完整、實(shí)施方法不規(guī)范的成長階段；到目前國內(nèi)ERP市場尚不成熟 、廠商行為難以規(guī)范等情況下，使我們不得不對企業(yè)實(shí)施ERP的成本和風(fēng)險進(jìn)行思考和分 析。 1、ERP系統(tǒng)選型期間成本：（培訓(xùn)成本、咨詢成本） 1.1 ERP管理思想的培訓(xùn)。（按企業(yè)人員的不同層次培訓(xùn)） 1.2企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)需求分析的調(diào)研。 1.3 ERP系統(tǒng)市場調(diào)研的費(fèi)用。 1.4第三方管理咨詢費(fèi)用。 2、ERP系統(tǒng)實(shí)施期間成本：（數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、系統(tǒng)轉(zhuǎn)換和測試成本） 2.1基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備。 2.2人員的培訓(xùn)費(fèi)用。 2.3系統(tǒng)的原型測試和并行測試費(fèi)用。 2.4系統(tǒng)的驗(yàn)收和評定。 3、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)成本：（漫長的投資回報成本） 3.1計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的費(fèi)用（服務(wù)器及終端、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備） 3.2計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)的費(fèi)用。（ERP系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、實(shí)施費(fèi)用） 3.3系統(tǒng)二次開發(fā)的費(fèi)用。 3.4系統(tǒng)后期的服務(wù)和維護(hù)費(fèi)用。 4、企業(yè)實(shí)施ERP的風(fēng)險：（ERP的風(fēng)險成本） 通常我們在考慮失敗的因素時,一般著重于對實(shí)施過程中眾多因素的分析,而往往忽視項(xiàng) 目啟動前和實(shí)施完成后ERP系統(tǒng)潛在的風(fēng)險。對于ERP項(xiàng)目而言,風(fēng)險存在于項(xiàng)目的全過程 ,包括項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目預(yù)準(zhǔn)備、實(shí)施過程和系統(tǒng)運(yùn)行。歸納起來,ERP項(xiàng)目的風(fēng)險主要有以 下幾方面: 4.1實(shí)施目標(biāo)不明確，缺乏與企業(yè)實(shí)際相符的規(guī)劃或規(guī)劃不合理。 4.2項(xiàng)目預(yù)準(zhǔn)備不充分,表現(xiàn)為硬件選型及ERP軟件選擇錯誤、咨詢合作伙伴力量不足。 4.3實(shí)施過程項(xiàng)目管理控制不嚴(yán)格,階段成果未達(dá)標(biāo)。 4.4實(shí)施效果未做評估或評估不合理。 4.5系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)不完善,存在系統(tǒng)被非法入侵的隱患。 4.6災(zāi)難防范措施不當(dāng)或不完整,容易造成系統(tǒng)崩潰。 四、中小企業(yè)綜合考慮實(shí)施ERP系統(tǒng)的成本和收益問題 1、對目前中小企業(yè)信息化建設(shè)的認(rèn)識 面對今天知識經(jīng)濟(jì)市場的挑戰(zhàn)，企業(yè)信息化建設(shè)的重要性日益被大家認(rèn)同，尤其的中小 企業(yè)，如何在激烈的市場競爭中求得發(fā)展和壯大，僅靠產(chǎn)品價格、質(zhì)量、服務(wù)已無法贏 得優(yōu)勢，只有在企業(yè)管理方面多下功夫，通過逐步建立和完善企業(yè)的信息化，引入先進(jìn) 的管理理念，向管理變革要效益，才能在市場競爭中脫穎而出。 但是，目前中小企業(yè)在信息化建設(shè)方面存在著自身的一些特點(diǎn)，如生存和發(fā)展問題；電 算化和整體信息化的問題；系統(tǒng)價格第一和企業(yè)需求其次的問題等。所以在中小企業(yè)啟 動ERP系統(tǒng)的初期，如何結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，明確企業(yè)ERP系統(tǒng)實(shí)施目標(biāo)，是關(guān)系到ER P系統(tǒng)投資收益的大小和實(shí)施成敗的關(guān)鍵。為此，我們應(yīng)該正確理解企業(yè)管理信息化和企 業(yè)信息化的概念。 1998年5月，我國發(fā)布了由權(quán)威機(jī)構(gòu)發(fā)表的MRPII應(yīng)用的調(diào)查報告，強(qiáng)調(diào)國內(nèi)在近20年的 MRPII項(xiàng)目中，總投資80億人民幣，但實(shí)際的應(yīng)用并不成熟。然而，隨著媒體和軟件供應(yīng) 商對ERP系統(tǒng)的炒做，把企業(yè)管理信息化的實(shí)施（不經(jīng)過業(yè)務(wù)流程再造和生產(chǎn)管理的實(shí)施 ，只是進(jìn)行“進(jìn)銷存”+“財務(wù)管理”的模式）稱為實(shí)施ERP成功的案例，實(shí)際上這對企業(yè)是 一個誤導(dǎo)。雖然這種實(shí)施模式符合國情以及企業(yè)的實(shí)際情況，而且實(shí)施成功率很高，但 是，充其量只是實(shí)施ERP系統(tǒng)的前奏，并不能體現(xiàn)ERP的管理思想。但是，根據(jù)我們的實(shí) 際調(diào)研，由于中小企業(yè)在實(shí)施信息化過程中的特點(diǎn)，實(shí)施企業(yè)管理信息化（“進(jìn)銷存”+“ 財務(wù)管理”）是符合國內(nèi)中小企業(yè)的實(shí)際需要，是中小企業(yè)信息化建設(shè)必經(jīng)的階段，它不 但使企業(yè)建立了信息化的硬件基礎(chǔ)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的管理平臺，也提高了人們對ERP的認(rèn)識 ，降低了企業(yè)的實(shí)施風(fēng)險，提高了系統(tǒng)投資收益率。 因此，一切從企業(yè)實(shí)際需求出發(fā)，先進(jìn)行企業(yè)管理信息化的建設(shè)，等到條件成熟，再進(jìn) 行ERP系統(tǒng)的實(shí)施，逐步建立和完善企業(yè)信息化建設(shè)，是符合目前中小企業(yè)信息化建設(shè)的 實(shí)際情況。 2、正確認(rèn)識第三方系統(tǒng)咨詢商的作用 大型企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)中，需要咨詢公司從企業(yè)整體出發(fā)規(guī)劃發(fā)展目標(biāo)以及制定策略， 這是企業(yè)自身不能作到的。因此，應(yīng)充分利用專業(yè)的管理咨詢公司的優(yōu)勢，為企業(yè)進(jìn)行 企業(yè)診斷和業(yè)務(wù)流程再造，參與企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的整個過程，降低企業(yè)的實(shí)施風(fēng)險。但 是，如果中小企業(yè)進(jìn)行管理信息化的建設(shè)（“進(jìn)銷存”+“財務(wù)管理”）就沒有必要邀請專業(yè) 管理咨詢公司的介入，主要是專業(yè)咨詢費(fèi)用較高。因此，軟件選型就成為關(guān)鍵。 3、企業(yè)實(shí)施目標(biāo)和項(xiàng)目需求必須明確 大型企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)，必須有實(shí)施需求作為推動力（外部和內(nèi)部需求），如企業(yè)的上、 下供應(yīng)鏈已經(jīng)實(shí)施了ERP系統(tǒng)；企業(yè)發(fā)展和內(nèi)部管理的需要等。在這種情況下，企業(yè)應(yīng)成 立有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、管理部門、業(yè)務(wù)部門、計(jì)算機(jī)中心組成的強(qiáng)有力的ERP實(shí)施小組，在專業(yè) 管理咨詢公司的指導(dǎo)下，明確企業(yè)實(shí)施目標(biāo)和實(shí)際需求，進(jìn)行系統(tǒng)投資/收益分析，并根 據(jù)實(shí)際情況對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程重組提出建議，使企業(yè)的投入得到合理的收益。這樣，不 但使企業(yè)在實(shí)施前可以預(yù)見投入成本和收益，加強(qiáng)項(xiàng)目實(shí)施的管理，減少企業(yè)與軟件商 在實(shí)施過程的爭議，而且，為ERP項(xiàng)目的驗(yàn)收和評定打下了基礎(chǔ)。 中、小企業(yè)可根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況來設(shè)計(jì)企業(yè)的系統(tǒng)范圍、系統(tǒng)架構(gòu)，對目前需要解決 的企業(yè)難題和業(yè)務(wù)處...
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