環(huán)境管理程序文件的編寫
|文 件 名 |環(huán)境管理程序文件的編寫 | |電子文件編碼 |HJWB003 |頁 碼 |10-1 | |●程序文件的內(nèi)涵 | |(1)程序文件是手冊的支持性文件，它使環(huán)境管理活動程序化、文件化、規(guī)| |范化，使 | |各項活動處于良好的受控狀態(tài)，從而避免了由于缺乏文件指導(dǎo)而出現(xiàn)的經(jīng) | |驗主義和偶爾得失 。 | |(2)程序文件包含環(huán)境管理體系中一個邏輯上相對獨立的內(nèi)容，它既可以針| |對環(huán)境管 | |理體系的一個要素，也可以針對要素中的一個部分，或是對幾個要素相互 | |關(guān)聯(lián)的一組活動進行闡述。程序文件的側(cè)重點在于規(guī)范要素或活動的職能 | |和控制要點，一般不涉及純技術(shù)細節(jié)。 | |(3)在編寫程序文件時，通常包括該項活動的目的和范圍、做什么、由誰來| |做、以及 | |何時、何地、如何做，以及使用何種材料、設(shè)備和文件，如何進行記錄等 | |，即遵循所謂的“ | |5W、1H”原則，其最終目的是作為組織實施環(huán)境管理的準則，減少或防止各| |項活動所造成的或可能造成的環(huán)境影響，確保組織環(huán)境方針和目標的實現(xiàn) | |。 | |●程序文件的作用 | |(1)程序文件是對手冊的進一步細化和展開。程序文件則是將環(huán)境管理手冊| |中不便詳述的對活動和過程的要求，作出詳細規(guī)定，使其更具可操作性。 | |(2)程序文件的有效實施能夠充分體現(xiàn)組織環(huán)境管理體系的強大功能，直接| |影響到組織環(huán)境行為的最終改善，因而程序文件的數(shù)量、內(nèi)容、格式和詳 | |略程度一般都由組織根據(jù)實際情況自行決定，應(yīng)充分考慮組織任務(wù)的復(fù)雜 | |性、執(zhí)行活動的人員的水平、能力、技術(shù)和培訓情況，應(yīng)以確保環(huán)境因素 | |和各項環(huán)境管理活動準確而有效的受控為宜。 | |文 件 名 |環(huán)境管理程序文件的編寫 | |電子文件編碼 |HJWB003 |頁 碼 |10-2 | |(3)程序文件是組織內(nèi)部科學的管理制度，是各級各類人員必須遵照執(zhí)行的| |法規(guī)性文件；同時，它也是組織對其員工進行崗位培訓和業(yè)務(wù)考核的基本 | |內(nèi)容和指導(dǎo)、檢查、改進相關(guān)業(yè)務(wù)工作的重要依據(jù)，也是第三方認證機構(gòu) | |實施外部審核的依據(jù)之一。 | |●環(huán)境管理程序文件的內(nèi)容及格式要求 | |(1)文件編號和標題 | |程序文件的編號應(yīng)根據(jù)標準中對體系要素的編號以及組織活動的層次進行 | |編排，同一層次的 | |程序文件應(yīng)統(tǒng)一編號，以便標識。標題應(yīng)明確體現(xiàn)組織開展的活動及其特 | |點，例如：“環(huán)境 監(jiān)測和測量控制程序”、“污水排放控制程序”和“相關(guān)方 | |環(huán)境行為控制程序”等，使 活動的性質(zhì)一目了然。 | |(2)目的和適用范圍 | |簡要說明開展這項活動的目的以及該項程序的適用范圍。 | |(3)術(shù)語和定義 | |對本程序中所使用的專用名詞術(shù)語給出明確的定義和解釋。 | |(4)職責和權(quán)限 | |結(jié)合實際工作業(yè)務(wù)流程，指明實施該項程序的主管部門、參與配合部門各 | |自的職責和權(quán)限以 及相互之間的接口關(guān)系。 | |(5)工作程序 | |這是程序文件的核心內(nèi)容，應(yīng)列出開展此項活動的具體步驟，保持合理的 | |編排順序，明確活動的輸入、轉(zhuǎn)化和輸出；明確各項關(guān)聯(lián)活動之間的接口 | |關(guān)系、職責、協(xié)調(diào)措施；明確每個過程中各項要素由誰來干，何時、何地 | |干什么、如何干以及最終要達到的效果，對于所形成的記錄和報告也應(yīng)加 | |以明確，此外，對一些例外情況下須采取的措 | |文 件 名 |環(huán)境管理程序文件的編寫 | |電子文件編碼 |HJWB003 |頁 碼 |10-3 | |施也應(yīng)作出規(guī)定。使用業(yè)務(wù)流程圖、信息傳遞圖或物流圖等方式是一種較 | |好的方法，這樣做往往比單純的文字敘述更加準確和易于理解。 | |(6)相關(guān)文件 | |指明或引用與本程序相關(guān)聯(lián)的文件，明確接口和查詢路徑。 | |(7)相關(guān)記錄和報告 | |明確實施該程序時所產(chǎn)生的記錄表格和報告，包括其名稱和編號；規(guī)定記 | |錄的保存方格、保存部門和保存期限等。 | |●環(huán)境管理程序文件的注意事項 | |(1)充分利用現(xiàn)有程序 | |首先應(yīng)清理和分析組織現(xiàn)有的管理制度和操作規(guī)范。因為組織原有的各項 | |標準和規(guī)章中有很多是長期以來經(jīng)驗的總結(jié)，是行之有效的慣例和做法， | |這些都是制定程序文件的可選素材，應(yīng)該本著吸收和接納的態(tài)度充分加以 | |應(yīng)用。當然不可避免也會存在一些不足，因此，對原有組織的各種管理文 | |件在保證環(huán)境管理體系有效運行的前提下，按標準要求進行分類、整理和 | |分析，取其有用、刪除無關(guān)、改寫并補充不完善是十分必要的，應(yīng)摒棄那 | |種拋開原有、一切從零開始或是缺乏必要策劃，上來就胡亂編寫文件的做 | |法。 | |文 件 名 |環(huán)境管理程序文件的編寫 | |電子文件編碼 |HJWB003 |頁 碼 |10-4 | |(2)全面策劃、通盤考慮，把握程序文件之間的系統(tǒng)性和相關(guān)性 | |編寫程序文件時，應(yīng)對程序文件的數(shù)量、每個程序文件的詳略程度、篇幅 | |及其內(nèi)容進行全面的策劃，應(yīng)保證在能夠?qū)崿F(xiàn)控制的前提下，使程序文件 | |數(shù)量越少越好，每個程序的描述篇幅越精練越好。程序文件重在程序化， | |強調(diào)闡明要素運行的職責和方法即可，同時應(yīng)具備可操作性和可檢查性， | |還要提出明確的運行標準。應(yīng)力求簡潔明了，容易判斷和理解，不應(yīng)追求 | |過于繁瑣的文件形式，應(yīng)保證每個程序之間有必要的銜接，避免相同的內(nèi) | |容在不同程序之間有較大重復(fù)。因此，編寫文件開始，制定一份程序文件 | |明晰表是非常值得推薦的做法。 | |(3)注意可操作性 | |應(yīng)廣泛征求各方面的意見和建議，尤其是現(xiàn)場操作者的意見，應(yīng)避免紙上 | |談兵、說一套做另一套，或所編寫的內(nèi)容與實際情況不相符合。對于關(guān)系 | |重大的程序必要時應(yīng)經(jīng)過實踐檢驗，通過試行考核其是否符合實際、是否 | |可行和有效，最后才能正式審批和實施。 | |●常用程序文件的編寫要點 | |(1)“環(huán)境因素”編寫要點 | |①明確環(huán)境因素調(diào)查的相關(guān)職責； | |②明確環(huán)境因素的調(diào)查范圍； | |③環(huán)境因素調(diào)查的原則(考慮3種時態(tài)、3種狀態(tài)、7個方面、1個過程)； | |④環(huán)境因素調(diào)查的具體方法，相關(guān)要求(人員要求和注意事項)； | |文 件 名 |環(huán)境管理程序文件的編寫 | |電子文件編碼 |HJWB003 |頁 碼 |10-5 | |⑤調(diào)查結(jié)果的匯總和確認(包括職責和方法)； | |⑥評價環(huán)境因素的職責和原則； | |⑦評價重要環(huán)境因素的方法和依據(jù)； | |⑧環(huán)境因素的更新識別與重要環(huán)境因素的更新評價； | |⑨相關(guān)記錄的保管與存檔要求。 | |(2)“法律及其他要求”編寫要點 | |①獲取的途徑、方法：執(zhí)行者，頻次，獲取方式； | |②評價與登記、保管：執(zhí)行者，批準者，存放處； | |③摘錄與分發(fā)：由誰進行摘錄、整理，怎樣分發(fā)到有關(guān)部門； | |④法規(guī)標準的更新。 | |(3)“培訓、意識和能力”編寫要點 | |①培訓內(nèi)容：包括環(huán)保知識、環(huán)境管理知識、手冊程序文件、緊急狀態(tài)的處| |置、重要崗位的作業(yè)指導(dǎo)書等； | |②如何確定培訓需求：由什么部門提出，針對什么對象(職工入廠教育、工 | |人上崗、轉(zhuǎn)崗教育考核等)； | |③培訓要分層次進行：最高管理者、中層干部、內(nèi)審員、重要崗位、全體員| |工、新員工等； | |④培訓形式： | |a.正規(guī)的、辦班形式的培訓； | |b.各部門內(nèi)部培訓(相關(guān)運行控制、作業(yè)指導(dǎo)書、應(yīng)急準備預(yù)案等)； | |c.涉及性教育(方針、重大環(huán)境因素、目標和指標等)。 | |⑤培訓計劃的相關(guān)要求：決策機構(gòu)、職責部門、培訓對象； | |文 件 名 |環(huán)境管理程序文件的編寫 | |電子文件編碼 |HJWB003 |頁 碼 |10-6 | |⑥培訓記錄(資料)包括： | |培訓計劃； | |b.培訓名單； | |c.考核記錄； | |d.員工個人教育檔案； | |e.相關(guān)資料的保存和管理。 | |(4)“信息溝通”編寫要點 | |①內(nèi)部溝通和外部溝通，考慮正常、異常和緊急情況，建立信息雙向交流機| |制； | |②內(nèi)部信息的主要內(nèi)容一般包括： | |a.日常環(huán)境活動； | |b.監(jiān)控與測量結(jié)果； | |c.目標指標完成情況； | |d.內(nèi)審結(jié)果； | |e.管理評審； | |f.異常及緊急狀態(tài)； | |g.不符合情況(如不符合環(huán)境方針、法律法規(guī)和其他要求)。 | |③內(nèi)部信息溝通的途徑：由上而下，由下而上，橫向交流； | |④外部信息溝通的主要對象： | |a.政府機構(gòu)； | |b.供貸方； | |文 件 名 |環(huán)境管理程序文件的編寫 | |電子文件編碼 |HJWB003 |頁 碼 |10-7 | |c.客戶； | |d.周圍社區(qū)； | |e.媒介； | |f.投資方。 ...
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