秘書理論與實務(wù)
前 言 本課程名稱為《管理文秘》。它涉及管理學和秘書學兩大學科的諸多內(nèi)容。關(guān)于管理學的 相關(guān)內(nèi)容，在管理學等有關(guān)學科中已經(jīng)作了系統(tǒng)的介紹。這里則是根據(jù)本專業(yè)的特征和 需要，側(cè)重介紹秘書工作的理論和實務(wù)方面的知識。 秘書工作是一種職業(yè)行為，在社會分工尚不明確的時代，秘書行為與其他職業(yè)行為混為 一體。隨著社會分工的逐漸明晰化，秘書行為就逐漸從其他職業(yè)行為中分離出來，產(chǎn)生 了秘書職業(yè)。當秘書活動固定在部分人員身上時，就產(chǎn)生了專職的秘書人員；當秘書活 動以集團的方式進行時，就有了秘書機構(gòu)；當秘書活動的職責被授予個人時，就有了秘 書職務(wù)；當秘書活動與其他社會職業(yè)活動相結(jié)合時，就形成了各種行業(yè)秘書；當社會對 秘書活動提出各種要求時，就有了秘書職業(yè)的各種規(guī)范；當秘書活動的特點逐漸被人們 所認識并加以探討研究時，就產(chǎn)生了一門新興的學科——秘書學。 本課件所闡述的內(nèi)容，包括兩大部分。第一部分即理論篇，主要介紹秘書及秘書工作的 概念、特點、作用、規(guī)律等基本理論；第二部分即實務(wù)篇，主要介紹秘書工作的具體內(nèi) 容及其要求。 通過對本課程的學習，使大家能夠?qū)γ貢ぷ鞯男再|(zhì)、職能、地位、作用等有一個系 統(tǒng)的了解，并為從事秘書工作的人員提供有效的“技術(shù)”指導和智力支持。 上編 理論篇 本編側(cè)重闡述秘書工作的基本理論，包括秘書及秘書工作的概念、原則、特點、作用和 一般規(guī)律；秘書活動的管理；秘書人員的素養(yǎng)等內(nèi)容，共包括 3 章。 第一章 緒 論 秘書，是我國黨政機關(guān)、企事業(yè)單位普遍設(shè)置的一個行政職務(wù)。近幾年來， 隨著鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和非公有制經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，秘書又成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和私有企業(yè)主的得力助 手。每一個正在從事或準備從事秘書工作的人，都應(yīng)該了解秘書工作的規(guī)律，以提高自 己從事秘書工作的自覺性和科學性。 —————————————————————————————————— ★目的要求 通過本章內(nèi)容的學習，了解“秘書”一詞的涵義、秘書的類別和層次以及秘書工作的沿革 ；了解秘書工作的特點、作用、指導思想、工作方針、基本原則和一般規(guī)律，以便對秘 書工作有一個總體上的認識，為將來從事秘書工作作好心理上的準備。 ★重點問題 　　1．“秘書”的涵義及秘書工作的沿革 2．秘書工作的特征、作用 3．秘書工作的指導思想、工作方針、基本原則和一般規(guī)律 —————————————————————————————————— 第一節(jié) 秘書及秘書工作的沿革 一、秘書 1、秘書的涵義 《辭海》中，“秘書”一詞有5種涵義：一指職務(wù)名稱之一，是領(lǐng)導的助手。二指官名。中國 自秦漢以來，歷代封建王朝曾設(shè)有尚書、秘書監(jiān)、秘書令、秘書郎等官職，掌管官員向 皇上奏事的奏章函牘、皇帝宣布命令的宣示以及宮禁的圖書等工作。三指使館中介于參 贊和隨員之間的外交人員，分一等秘書、二等秘書、三等秘書。四指宮中的藏書。五指 讖緯（chen wei 讀作襯偉，漢代流行的宗教迷信）等書。 我們現(xiàn)在所說的秘書，取《辭海》的第一種涵義，是指人，即秘書人員。但光把它解釋為 職務(wù)名稱，又顯得空泛。嚴格地講，秘書是指為政府機關(guān)、企事業(yè)單位、團體或個人提 供輔助管理和綜合服務(wù)的人員，是領(lǐng)導的助手。 2、秘書的類別 秘書是一個廣泛復雜的社會群體。從軍內(nèi)到軍外，從中央到地方，從黨政機關(guān)到工礦企 業(yè)，從國有到私營，到處都需要秘書。因此，從不同的角度出發(fā)，我們可以把秘書分為 不同的類別。 （1）從服務(wù)對象和經(jīng)濟來源來劃分，可把秘書分為公務(wù)秘書和私人秘書兩大類。 公務(wù)秘書泛指為各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體服務(wù)，由組織和人事部門選調(diào)，從國 家或集體領(lǐng)取薪金，在編制上屬于該機關(guān)、該單位的國家工作人員。少數(shù)為一定級別的 領(lǐng)導干部和專家服務(wù)的秘書，雖然其服務(wù)對象是個人，但仍從國家或集體領(lǐng)取薪金，是 國家編制的正式工作人員，故仍屬于公務(wù)秘書。這類秘書，盡管有時被稱為領(lǐng)導人的專 職秘書或私人秘書，但不同于下面所說的私人秘書。 私人秘書指為民辦集體企業(yè)、農(nóng)民專業(yè)戶、個體戶以及外資企業(yè)等服務(wù)，由他們聘請并 支付薪金，不屬于國家編制的個人。私人秘書在經(jīng)濟上是社會主義初級階段以公有制為 主體多種所有制經(jīng)濟共同存在和發(fā)展的產(chǎn)物，在政治上是深化改革的結(jié)果。雖然它目前 的數(shù)量還不多，但發(fā)展趨勢十分可觀。在國外，私人秘書十分普遍。 （2）從工作的分工或業(yè)務(wù)的側(cè)重點來劃分，可把秘書分為文字秘書、機要秘書、通訊秘 書、信訪秘書、外文秘書、生活秘書、教學秘書、科研秘書等。 文字秘書是指以文字工作為主的秘書。在黨政機關(guān)和企事業(yè)單位中，文字秘書負有起草 公文、綜合情況、參與政策研究、協(xié)助領(lǐng)導進行公文把關(guān)等重要任務(wù)。 機要秘書的主要職責是管理領(lǐng)導人的文電材料和密碼，負責領(lǐng)導人辦公處的保密工作， 承辦領(lǐng)導交辦的機密事項，為領(lǐng)導提供必要的幫助和服務(wù)。 通訊秘書的主要任務(wù)是管理通訊事務(wù)以及各種通訊設(shè)備，如電話總機、電傳、傳真等。 信訪秘書的主要職責是通過辦信、接訪，溝通領(lǐng)導機關(guān)和人民群眾的聯(lián)系，加速政策的 貫徹落實。 外文秘書的主要任務(wù)是從事口頭或書面的翻譯工作。 生活秘書的主要任務(wù)是在生活上給領(lǐng)導提供幫助和服務(wù)。一般在較大的機關(guān)為較高級的 領(lǐng)導人設(shè)置。 教學秘書的主要職責是協(xié)助領(lǐng)導安排教學計劃、落實教學任務(wù)、計算教學工作量等。 3、秘書的層次 秘書不僅從橫向上可以分為不同的類別，而且從縱向上可以劃分為不同的層次。 一方面，秘書人員所在的機關(guān)、單位，其級別有高有低，可分為中央、省市和基層三個 層次，因此相應(yīng)地有三個層次的秘書。若把中央機關(guān)級別較高的秘書視為高級秘書，省 市機關(guān)和基層機關(guān)的秘書就可視為中級秘書和初級秘書。但需要明確的是，高級、中級 、初級之分是相對的而不是絕對的：在中央機關(guān)里也有從事一般事務(wù)工作的初級秘書， 相反，基層工作有的秘書，雖然從全國范圍來看算不上高級或中級秘書，但他們的工作 對基層領(lǐng)導起著舉足輕重的作用，也可視為小機關(guān)的或小單位內(nèi)的高級或中級秘書。 另一方面，即使在同一機關(guān)單位，秘書人員的職位也有高低之分，顯現(xiàn)出不同的層次。 以一個省市級政府機關(guān)為例，高級秘書指秘書長、辦公廳（室）主任。他們參政議政， 深入到?jīng)Q策全過程，是領(lǐng)導的重要助手。中級秘書一般指文字秘書。他們負責起草文稿 、辦理公文、調(diào)查研究、整理信息等工作，其工作好壞對領(lǐng)導決策起重要作用。初級秘 書指從事一般日常工作的秘書，如聯(lián)絡(luò)、接待、會務(wù)、印校、收發(fā)及財務(wù)等。他們與人 民群眾的聯(lián)系最密切，其工作態(tài)度和作風，往往影響整個機關(guān)的形象。 二、秘書工作的沿革 秘書工作在我國有著悠久的歷史。大約在人類進入有組織的社會之后，即使還很不完善 ，但只要有公務(wù)，有掌管公務(wù)的頭目，就需要有幫辦公務(wù)的助手。這助手，就相當于今 天的秘書。 早在春秋戰(zhàn)國時期，許多新興的國家都設(shè)置了管理文書的職務(wù)，如趙國的御使、齊國的 掌書、魏國的立書、秦國的尚書。這些官員，侍從在國君左右，草擬公文，記錄大事， 起著秘書的作用。 秦漢以來，國家一統(tǒng)，諸事繁雜，逐步加強了這方面的工作。秦代尚書一職還是少府的 屬官。漢武帝提高了皇權(quán)，讓尚書在皇帝跟前辦理要務(wù)。到了東漢時期，尚書竟成為協(xié) 助皇帝政務(wù)的重臣，削弱了三公的權(quán)勢，超越了秘書的范圍。后來曹操稱帝興魏，在丞 相府設(shè)秘書令，掌管機要文書和奏議事宜，秘書一職又有了明確的責任。曹丕繼位，改 秘書令為中書令和中書監(jiān)，做中書省的長官，略似現(xiàn)在的秘書長。西晉以后，中書省的 事務(wù)繁多，下設(shè)中書科，由中書舍人負責草擬詔令，書寫和分發(fā)公文，完全履行秘書的 職務(wù)。南北朝始設(shè)秘書省，主官為秘書監(jiān)，下設(shè)秘書丞和秘書郎，各司其職。唐朝改秘 書郎為蘭臺郎并擴大其工作范圍。封建社會的這些官職，與我們所講的秘書，既有一定 的聯(lián)系，又有一定的區(qū)別，從中可以看出秘書工作的歷史沿革。 歷史證明，秘書工作是古今中外都被重視的職業(yè)，只是重視的程度不同罷了。 從歷代秘書一職演變的過程可以看出，從事秘書工作的官員，在某些朝代，曾得到帝王 的相當器重。例如，隋唐時中央政府的三省，權(quán)力最大的是尚書省，到宋朝時曾總攬行 政大權(quán)于一身，成了宰相了。這當然不屬于秘書工作的范疇，但卻證明了秘書一類的官 員在朝廷心目中的位置。資產(chǎn)階級登上歷史舞臺，許多國家都喜歡把處理公文事務(wù)的人 員稱為秘書，諸如國務(wù)秘書、省長秘書。各行各業(yè)首腦機關(guān)都配備有秘書，以至有些事 務(wù)繁多的文人和學者也雇傭私人秘書。我國著名的女界領(lǐng)袖、偉大的社會活動家宋慶齡 ，就是跟隨孫中山當秘書步入政界走上革命道路的。蔣介石雖然熱衷于獨裁，揮手便是 命令，出口即是法律，仿佛是“天馬行空”之才，但實際上他也離不開秘書陳布雷。由此 可見，秘書是各個階級首腦人物必不可少的得力助手。 中國共產(chǎn)黨從誕生之日起，就有了自己的秘書工作。毛澤東同志在黨的“一大”兼做秘書 工作，是我們黨成立后第一個做秘書工作的干部。1923年，他又是我們黨中央的第一位 秘書。他還主持創(chuàng)建了黨的無線電通訊工作，并且由于他的提議，1931年又由瞿秋白同 志起草了《文書處理辦法》。任弼時同志在抗日戰(zhàn)爭時期曾經(jīng)擔任過中央秘書長，直接領(lǐng) 導中央秘書處的工作。鄧小平同志在上海期間，曾多年擔任黨中央秘書長，領(lǐng)導秘書處 的工作。鄧穎超同志曾兼任蘇區(qū)中央局第一任機要科長（當時是中央局秘書長），到陜 北后，又擔任過中央秘書處長、中央機要科科長。老一輩革命家領(lǐng)導廣大秘書工作的同 志在艱難的革命斗爭中創(chuàng)建了黨的秘書工作，形成了黨的秘書工作的優(yōu)良傳統(tǒng)。這些優(yōu) 良傳統(tǒng)主要包括：兢兢業(yè)業(yè)、埋頭苦干、不怕流血犧牲的獻身精神；緊緊扣住為領(lǐng)導服 務(wù)和適應(yīng)革命事業(yè)需要這個大目標，在實際工作中力求簡潔明白、準確迅速；嚴格遵守 保密紀律。我黨的文書工作，一開始就樹立了自己的風格，善于創(chuàng)新，一切服從于革命 工作需要，服從于指揮靈便，服從于聯(lián)系暢通，服從于保密、準確、迅速。 在現(xiàn)代化的社會生活中，秘書工作顯得越來越重要。黨的十一屆三中全會以來，隨著體 制改革和社會主義建設(shè)的發(fā)展，我國的秘書工作展現(xiàn)了新的局面。特別是1985年1月，中 央召開了第三次全國秘書長、辦公廳主任座談會，著重研究了新形形勢下如何更好地發(fā) 揮秘書部門的參謀助手作用的問題，提出了新時期秘書工作必須完成的“四個轉(zhuǎn)變”問題 ，即從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；從單憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W化管 理；從單純收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息，從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，使秘書工 作進入了一個新的階段。 目前，全國黨政機關(guān)、人民團體、部隊、企事業(yè)單位，凡是具備一定規(guī)模者，均有從事 秘書工作的機構(gòu)，配有各種專、兼職秘書。 盡管秘書工作在我國已經(jīng)有悠久的歷史，但秘書學作為一門新興的科學在我國還是剛剛 興起，，秘書工作也有一個“面向世界、面向未來、面向現(xiàn)代化”的問題。與目前國外的 秘書工作相比，我們的秘書工作可謂任重道遠。目前國外的秘書工作有4個特點：一是已 經(jīng)職業(yè)化，成為門類眾多、具有廣泛前途的社會職業(yè)。二是辦公設(shè)備越來越先進，自動 化程度越來越高。三是秘書人員的的文化水平和專業(yè)知識越來越高。四是研究秘書工作 的秘書學科已經(jīng)成為一門專業(yè)性很強的獨立學科，不斷發(fā)展和完善。面對這些挑戰(zhàn)，我 們的秘書和秘書學工作者必須奮起直追，不斷開創(chuàng)秘書工作和秘書學研究的新局面，以 適應(yīng)加入WTO以后的需要。 第二節(jié) 秘書工作的特征 秘書工作作為一種管理活動，它具有不同于非管理活動的特殊性，例如秘書活動具有普 遍存在于黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團體等各類組織的廣泛滲透性，具有致力于組織 整體功能優(yōu)化的目的特定性，屬于腦力勞動的范疇等。但是，秘書活動又不同于組織中 行使組織決策權(quán)、直線職權(quán)、職能職權(quán)的其他管理活動，具有以下幾方面的特征： 一、輔助性 可以說，輔助性是秘書工作最基本的特征。正因為如此，所以秘書人員被視為輔助管理 人員，而秘書部門也被稱為輔助管理部門。秘書工作的輔助性特征，具體體現(xiàn)為以下“四 性”： 1、主體上的從屬性 在各類組織中，秘書人員是直接為領(lǐng)導者服務(wù)的工作人員，秘書機構(gòu)是直接為領(lǐng)導機構(gòu) 服務(wù)的直屬部門。與其他組織成員和機構(gòu)相比，秘書人員和秘書部門最接近領(lǐng)導者和領(lǐng) 導機構(gòu)，從屬性最明顯。 2、工作上的被動性 秘書工作對于領(lǐng)導工作的從屬性決定了秘書工作具有被動性的特征。在多數(shù)情況下和主 要工作中，秘書人員進行工作的出發(fā)點是領(lǐng)導工作的需要“要我做”，而不是“我要做”。 因此，...
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