秘書理論與實務
前 言 本課程名稱為《管理文秘》。它涉及管理學和秘書學兩大學科的諸多內(nèi)容。關于管理學的 相關內(nèi)容，在管理學等有關學科中已經(jīng)作了系統(tǒng)的介紹。這里則是根據(jù)本專業(yè)的特征和 需要，側重介紹秘書工作的理論和實務方面的知識。 秘書工作是一種職業(yè)行為，在社會分工尚不明確的時代，秘書行為與其他職業(yè)行為混為 一體。隨著社會分工的逐漸明晰化，秘書行為就逐漸從其他職業(yè)行為中分離出來，產(chǎn)生 了秘書職業(yè)。當秘書活動固定在部分人員身上時，就產(chǎn)生了專職的秘書人員；當秘書活 動以集團的方式進行時，就有了秘書機構；當秘書活動的職責被授予個人時，就有了秘 書職務；當秘書活動與其他社會職業(yè)活動相結合時，就形成了各種行業(yè)秘書；當社會對 秘書活動提出各種要求時，就有了秘書職業(yè)的各種規(guī)范；當秘書活動的特點逐漸被人們 所認識并加以探討研究時，就產(chǎn)生了一門新興的學科——秘書學。 本課件所闡述的內(nèi)容，包括兩大部分。第一部分即理論篇，主要介紹秘書及秘書工作的 概念、特點、作用、規(guī)律等基本理論；第二部分即實務篇，主要介紹秘書工作的具體內(nèi) 容及其要求。 通過對本課程的學習，使大家能夠對秘書工作的性質、職能、地位、作用等有一個系 統(tǒng)的了解，并為從事秘書工作的人員提供有效的“技術”指導和智力支持。 上編 理論篇 本編側重闡述秘書工作的基本理論，包括秘書及秘書工作的概念、原則、特點、作用和 一般規(guī)律；秘書活動的管理；秘書人員的素養(yǎng)等內(nèi)容，共包括 3 章。 第一章 緒 論 秘書，是我國黨政機關、企事業(yè)單位普遍設置的一個行政職務。近幾年來， 隨著鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和非公有制經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，秘書又成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和私有企業(yè)主的得力助 手。每一個正在從事或準備從事秘書工作的人，都應該了解秘書工作的規(guī)律，以提高自 己從事秘書工作的自覺性和科學性。 —————————————————————————————————— ★目的要求 通過本章內(nèi)容的學習，了解“秘書”一詞的涵義、秘書的類別和層次以及秘書工作的沿革 ；了解秘書工作的特點、作用、指導思想、工作方針、基本原則和一般規(guī)律，以便對秘 書工作有一個總體上的認識，為將來從事秘書工作作好心理上的準備。 ★重點問題 　　1．“秘書”的涵義及秘書工作的沿革 2．秘書工作的特征、作用 3．秘書工作的指導思想、工作方針、基本原則和一般規(guī)律 —————————————————————————————————— 第一節(jié) 秘書及秘書工作的沿革 一、秘書 1、秘書的涵義 《辭?！分校懊貢币辉~有5種涵義：一指職務名稱之一，是領導的助手。二指官名。中國 自秦漢以來，歷代封建王朝曾設有尚書、秘書監(jiān)、秘書令、秘書郎等官職，掌管官員向 皇上奏事的奏章函牘、皇帝宣布命令的宣示以及宮禁的圖書等工作。三指使館中介于參 贊和隨員之間的外交人員，分一等秘書、二等秘書、三等秘書。四指宮中的藏書。五指 讖緯（chen wei 讀作襯偉，漢代流行的宗教迷信）等書。 我們現(xiàn)在所說的秘書，取《辭海》的第一種涵義，是指人，即秘書人員。但光把它解釋為 職務名稱，又顯得空泛。嚴格地講，秘書是指為政府機關、企事業(yè)單位、團體或個人提 供輔助管理和綜合服務的人員，是領導的助手。 2、秘書的類別 秘書是一個廣泛復雜的社會群體。從軍內(nèi)到軍外，從中央到地方，從黨政機關到工礦企 業(yè)，從國有到私營，到處都需要秘書。因此，從不同的角度出發(fā)，我們可以把秘書分為 不同的類別。 （1）從服務對象和經(jīng)濟來源來劃分，可把秘書分為公務秘書和私人秘書兩大類。 公務秘書泛指為各級機關、企事業(yè)單位、社會團體服務，由組織和人事部門選調(diào)，從國 家或集體領取薪金，在編制上屬于該機關、該單位的國家工作人員。少數(shù)為一定級別的 領導干部和專家服務的秘書，雖然其服務對象是個人，但仍從國家或集體領取薪金，是 國家編制的正式工作人員，故仍屬于公務秘書。這類秘書，盡管有時被稱為領導人的專 職秘書或私人秘書，但不同于下面所說的私人秘書。 私人秘書指為民辦集體企業(yè)、農(nóng)民專業(yè)戶、個體戶以及外資企業(yè)等服務，由他們聘請并 支付薪金，不屬于國家編制的個人。私人秘書在經(jīng)濟上是社會主義初級階段以公有制為 主體多種所有制經(jīng)濟共同存在和發(fā)展的產(chǎn)物，在政治上是深化改革的結果。雖然它目前 的數(shù)量還不多，但發(fā)展趨勢十分可觀。在國外，私人秘書十分普遍。 （2）從工作的分工或業(yè)務的側重點來劃分，可把秘書分為文字秘書、機要秘書、通訊秘 書、信訪秘書、外文秘書、生活秘書、教學秘書、科研秘書等。 文字秘書是指以文字工作為主的秘書。在黨政機關和企事業(yè)單位中，文字秘書負有起草 公文、綜合情況、參與政策研究、協(xié)助領導進行公文把關等重要任務。 機要秘書的主要職責是管理領導人的文電材料和密碼，負責領導人辦公處的保密工作， 承辦領導交辦的機密事項，為領導提供必要的幫助和服務。 通訊秘書的主要任務是管理通訊事務以及各種通訊設備，如電話總機、電傳、傳真等。 信訪秘書的主要職責是通過辦信、接訪，溝通領導機關和人民群眾的聯(lián)系，加速政策的 貫徹落實。 外文秘書的主要任務是從事口頭或書面的翻譯工作。 生活秘書的主要任務是在生活上給領導提供幫助和服務。一般在較大的機關為較高級的 領導人設置。 教學秘書的主要職責是協(xié)助領導安排教學計劃、落實教學任務、計算教學工作量等。 3、秘書的層次 秘書不僅從橫向上可以分為不同的類別，而且從縱向上可以劃分為不同的層次。 一方面，秘書人員所在的機關、單位，其級別有高有低，可分為中央、省市和基層三個 層次，因此相應地有三個層次的秘書。若把中央機關級別較高的秘書視為高級秘書，省 市機關和基層機關的秘書就可視為中級秘書和初級秘書。但需要明確的是，高級、中級 、初級之分是相對的而不是絕對的：在中央機關里也有從事一般事務工作的初級秘書， 相反，基層工作有的秘書，雖然從全國范圍來看算不上高級或中級秘書，但他們的工作 對基層領導起著舉足輕重的作用，也可視為小機關的或小單位內(nèi)的高級或中級秘書。 另一方面，即使在同一機關單位，秘書人員的職位也有高低之分，顯現(xiàn)出不同的層次。 以一個省市級政府機關為例，高級秘書指秘書長、辦公廳（室）主任。他們參政議政， 深入到?jīng)Q策全過程，是領導的重要助手。中級秘書一般指文字秘書。他們負責起草文稿 、辦理公文、調(diào)查研究、整理信息等工作，其工作好壞對領導決策起重要作用。初級秘 書指從事一般日常工作的秘書，如聯(lián)絡、接待、會務、印校、收發(fā)及財務等。他們與人 民群眾的聯(lián)系最密切，其工作態(tài)度和作風，往往影響整個機關的形象。 二、秘書工作的沿革 秘書工作在我國有著悠久的歷史。大約在人類進入有組織的社會之后，即使還很不完善 ，但只要有公務，有掌管公務的頭目，就需要有幫辦公務的助手。這助手，就相當于今 天的秘書。 早在春秋戰(zhàn)國時期，許多新興的國家都設置了管理文書的職務，如趙國的御使、齊國的 掌書、魏國的立書、秦國的尚書。這些官員，侍從在國君左右，草擬公文，記錄大事， 起著秘書的作用。 秦漢以來，國家一統(tǒng)，諸事繁雜，逐步加強了這方面的工作。秦代尚書一職還是少府的 屬官。漢武帝提高了皇權，讓尚書在皇帝跟前辦理要務。到了東漢時期，尚書竟成為協(xié) 助皇帝政務的重臣，削弱了三公的權勢，超越了秘書的范圍。后來曹操稱帝興魏，在丞 相府設秘書令，掌管機要文書和奏議事宜，秘書一職又有了明確的責任。曹丕繼位，改 秘書令為中書令和中書監(jiān)，做中書省的長官，略似現(xiàn)在的秘書長。西晉以后，中書省的 事務繁多，下設中書科，由中書舍人負責草擬詔令，書寫和分發(fā)公文，完全履行秘書的 職務。南北朝始設秘書省，主官為秘書監(jiān)，下設秘書丞和秘書郎，各司其職。唐朝改秘 書郎為蘭臺郎并擴大其工作范圍。封建社會的這些官職，與我們所講的秘書，既有一定 的聯(lián)系，又有一定的區(qū)別，從中可以看出秘書工作的歷史沿革。 歷史證明，秘書工作是古今中外都被重視的職業(yè)，只是重視的程度不同罷了。 從歷代秘書一職演變的過程可以看出，從事秘書工作的官員，在某些朝代，曾得到帝王 的相當器重。例如，隋唐時中央政府的三省，權力最大的是尚書省，到宋朝時曾總攬行 政大權于一身，成了宰相了。這當然不屬于秘書工作的范疇，但卻證明了秘書一類的官 員在朝廷心目中的位置。資產(chǎn)階級登上歷史舞臺，許多國家都喜歡把處理公文事務的人 員稱為秘書，諸如國務秘書、省長秘書。各行各業(yè)首腦機關都配備有秘書，以至有些事 務繁多的文人和學者也雇傭私人秘書。我國著名的女界領袖、偉大的社會活動家宋慶齡 ，就是跟隨孫中山當秘書步入政界走上革命道路的。蔣介石雖然熱衷于獨裁，揮手便是 命令，出口即是法律，仿佛是“天馬行空”之才，但實際上他也離不開秘書陳布雷。由此 可見，秘書是各個階級首腦人物必不可少的得力助手。 中國共產(chǎn)黨從誕生之日起，就有了自己的秘書工作。毛澤東同志在黨的“一大”兼做秘書 工作，是我們黨成立后第一個做秘書工作的干部。1923年，他又是我們黨中央的第一位 秘書。他還主持創(chuàng)建了黨的無線電通訊工作，并且由于他的提議，1931年又由瞿秋白同 志起草了《文書處理辦法》。任弼時同志在抗日戰(zhàn)爭時期曾經(jīng)擔任過中央秘書長，直接領 導中央秘書處的工作。鄧小平同志在上海期間，曾多年擔任黨中央秘書長，領導秘書處 的工作。鄧穎超同志曾兼任蘇區(qū)中央局第一任機要科長（當時是中央局秘書長），到陜 北后，又擔任過中央秘書處長、中央機要科科長。老一輩革命家領導廣大秘書工作的同 志在艱難的革命斗爭中創(chuàng)建了黨的秘書工作，形成了黨的秘書工作的優(yōu)良傳統(tǒng)。這些優(yōu) 良傳統(tǒng)主要包括：兢兢業(yè)業(yè)、埋頭苦干、不怕流血犧牲的獻身精神；緊緊扣住為領導服 務和適應革命事業(yè)需要這個大目標，在實際工作中力求簡潔明白、準確迅速；嚴格遵守 保密紀律。我黨的文書工作，一開始就樹立了自己的風格，善于創(chuàng)新，一切服從于革命 工作需要，服從于指揮靈便，服從于聯(lián)系暢通，服從于保密、準確、迅速。 在現(xiàn)代化的社會生活中，秘書工作顯得越來越重要。黨的十一屆三中全會以來，隨著體 制改革和社會主義建設的發(fā)展，我國的秘書工作展現(xiàn)了新的局面。特別是1985年1月，中 央召開了第三次全國秘書長、辦公廳主任座談會，著重研究了新形形勢下如何更好地發(fā) 揮秘書部門的參謀助手作用的問題，提出了新時期秘書工作必須完成的“四個轉變”問題 ，即從偏重辦文辦事轉變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；從單憑老經(jīng)驗辦事轉變?yōu)榭茖W化管 理；從單純收發(fā)傳遞信息轉變?yōu)榫C合處理信息，從被動服務轉變?yōu)橹鲃臃?，使秘書?作進入了一個新的階段。 目前，全國黨政機關、人民團體、部隊、企事業(yè)單位，凡是具備一定規(guī)模者，均有從事 秘書工作的機構，配有各種專、兼職秘書。 盡管秘書工作在我國已經(jīng)有悠久的歷史，但秘書學作為一門新興的科學在我國還是剛剛 興起，，秘書工作也有一個“面向世界、面向未來、面向現(xiàn)代化”的問題。與目前國外的 秘書工作相比，我們的秘書工作可謂任重道遠。目前國外的秘書工作有4個特點：一是已 經(jīng)職業(yè)化，成為門類眾多、具有廣泛前途的社會職業(yè)。二是辦公設備越來越先進，自動 化程度越來越高。三是秘書人員的的文化水平和專業(yè)知識越來越高。四是研究秘書工作 的秘書學科已經(jīng)成為一門專業(yè)性很強的獨立學科，不斷發(fā)展和完善。面對這些挑戰(zhàn)，我 們的秘書和秘書學工作者必須奮起直追，不斷開創(chuàng)秘書工作和秘書學研究的新局面，以 適應加入WTO以后的需要。 第二節(jié) 秘書工作的特征 秘書工作作為一種管理活動，它具有不同于非管理活動的特殊性，例如秘書活動具有普 遍存在于黨政機關、企事業(yè)單位、群眾團體等各類組織的廣泛滲透性，具有致力于組織 整體功能優(yōu)化的目的特定性，屬于腦力勞動的范疇等。但是，秘書活動又不同于組織中 行使組織決策權、直線職權、職能職權的其他管理活動，具有以下幾方面的特征： 一、輔助性 可以說，輔助性是秘書工作最基本的特征。正因為如此，所以秘書人員被視為輔助管理 人員，而秘書部門也被稱為輔助管理部門。秘書工作的輔助性特征，具體體現(xiàn)為以下“四 性”： 1、主體上的從屬性 在各類組織中，秘書人員是直接為領導者服務的工作人員，秘書機構是直接為領導機構 服務的直屬部門。與其他組織成員和機構相比，秘書人員和秘書部門最接近領導者和領 導機構，從屬性最明顯。 2、工作上的被動性 秘書工作對于領導工作的從屬性決定了秘書工作具有被動性的特征。在多數(shù)情況下和主 要工作中，秘書人員進行工作的出發(fā)點是領導工作的需要“要我做”，而不是“我要做”。 因此，...
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