簡(jiǎn)報(bào)技巧
簡(jiǎn) 報(bào) 技 巧 這篇稿子原是90年7月在政治大學(xué)「研究方法」研習(xí)營(yíng)「信息搜集與信息組織」的教材， 是個(gè)人的心得，掛上網(wǎng)是希望大家能給我建議和指教，文章是永遠(yuǎn)沒(méi)有寫完的時(shí)候，網(wǎng) 頁(yè)的好處是我有了新的學(xué)習(xí)或體驗(yàn)，或接到「顧客」的賜教，我都可以隨時(shí)將內(nèi)容加進(jìn) 來(lái)。 一、前言 我們不知道看過(guò)多少人做演示文稿，聽(tīng)過(guò)多少場(chǎng)演講，相信大家也都做過(guò)演示文稿，被 邀請(qǐng)演講無(wú)數(shù)次！演示文稿，多么容易的一件事！以前我不這么認(rèn)為，現(xiàn)在還是無(wú)法這 么告訴自己。 演示文稿的目的在傳達(dá)訊息，所以有演講者將整頁(yè)的文字稿直接影印成投影片；有演講 者深怕遺漏重要訊息，照著投影片的內(nèi)容逐字宣讀；有演講者準(zhǔn)備的投影片花俏得讓我 覺(jué)得他好象是在教演示文稿軟件；也曾經(jīng)有過(guò)經(jīng)驗(yàn)，聽(tīng)完一場(chǎng)演講回來(lái)，我竟不知道演 講者長(zhǎng)什么模樣，因?yàn)樗冀K和我們一樣看著屏幕自說(shuō)自話，我只能看到他的背景。 到底一場(chǎng)成功的演講該注意那些細(xì)節(jié)，一直希望有機(jī)會(huì)將演示文稿技巧的理論與PowerP oint實(shí)務(wù)結(jié)合，借著這次研習(xí)的機(jī)會(huì)，將初步的匯整結(jié)果與大家分享，也請(qǐng)大家不吝指 正。 二、演示文稿成功的關(guān)鍵 演示文稿成功的關(guān)鍵可以歸納為內(nèi)容、態(tài)度/形象、和聲音三部份。請(qǐng)您猜猜看那項(xiàng)是演 示文稿成功的關(guān)鍵呢？想想我們每次為了演示文稿搜索枯腸地找資料寫腳本，答案當(dāng)然 是內(nèi)容??錯(cuò)，我們辛辛苦苦準(zhǔn)備的內(nèi)容只占7％；演示文稿成功最主要的關(guān)鍵是能度/形象，占了 58％；其次是聲音，占35％?；叵胍幌滤^的名嘴，那么這層道理也就不說(shuō)自明了。 小記：還記得有一次去聽(tīng)一場(chǎng)智能財(cái)產(chǎn)權(quán)的演講，因?yàn)槌醭踅佑|這個(gè)領(lǐng)域，這演講者的 身份背景都不是很清楚，只是覺(jué)得題目很有興趣就walk in，結(jié)果那位演講者真是令我驚訝，他是穿了西裝，可是皮帶有一大截在外頭晃 ，襯衫我不知道他是要扎進(jìn)去還是放出來(lái)，要是我這樣?jì)寢尯退锌梢阅钗业娜?都會(huì)叫我把衣服扎好，我開(kāi)始懷疑，我要不要聽(tīng)他的演講？理智告訴我不可以以 貌取人，所以我還是坐下來(lái)了，沒(méi)錯(cuò)，他的演講正和他的穿著一樣的sloppy，投 影片有做的說(shuō)不細(xì)講，講的說(shuō)沒(méi)有做投影片。 演示文稿是說(shuō)服的藝術(shù)，要說(shuō)服觀眾接受我們的觀點(diǎn)，首先要抓住觀眾的注意力，然 后幫助觀眾清楚地了解我們要傳達(dá)的訊息，引導(dǎo)觀眾同意我們的觀點(diǎn)，最后建立共識(shí)。 做為信息時(shí)代的演講者，可以運(yùn)用信息科技來(lái)幫助我們建構(gòu)訊息， 　 |[|態(tài)度 | |p|[pic] | |i|我能做好演示文稿 | |c| | |]|[pic] | | |我的內(nèi)容很有價(jià)值 | | | | | |[pic] | | |我的觀眾很重要（顧客焦點(diǎn)） | | | | | |[pic] | | |我要讓觀眾很有收獲 | | | | |[|形象 | |p|[pic] | |i|情緒 | |c|[pic] | |]|我很高興來(lái)做演示文稿 | | | | | |[pic] | | |我要用熱情感染我的觀眾 | | | | | | | | | | | |[pic] | | |衣著 | | |[pic] | | |我很專業(yè) | | | | | |[pic] | | |我很有精神 | | | | | |[pic] | | |男：西裝（深色）﹑兄襯衫（白） | | | | | |[pic] | | |女：套裝﹑裙子﹑包鞋(最好有點(diǎn)高度，這樣可以讓自己時(shí)時(shí)保持抬頭 | | |挺胸) | | | | | | | | | | |[|聲音 | |p|[pic] | |i|運(yùn)用聲調(diào)技巧 | |c|[pic] | |]|停頓 | | | | | |[pic] | | |感情 | | | | | |[pic] | | |目光接觸 | | | | | |[pic] | | |節(jié)奏快慢 | | | | | |[pic] | | |加強(qiáng) | | | | | | | | | | 三、成功演示文稿七步驟 （一）觀眾 如果能夠事先知道觀眾的基本信息，那么在設(shè)計(jì)演示文稿訊息時(shí)，就可以將觀眾的特性 融入演示文稿中。觀眾為什么會(huì)來(lái)聽(tīng)我們演講，想從我們的演講中得到什么？我們的演 示文稿內(nèi)容能不能符合觀眾的需求？觀眾的人數(shù)有多少？ 觀眾對(duì)主題的熟悉程度如何？所有人都很熟悉，還是只有部分人熟悉？觀眾的背景、教 育程度、工作性質(zhì)等同構(gòu)型有多高？如果我們的觀眾對(duì)我們所要講的主題已經(jīng)很熟悉， 我們還講眾人皆知的基本觀念，是會(huì)讓人很厭煩的；反之，如果我們的觀眾對(duì)主題一點(diǎn) 也不熟悉，而我們一下子就切入核心，讓觀眾一頭霧水，或者滿口聽(tīng)不懂的專有名詞、 英文簡(jiǎn)稱，讓觀眾充滿挫折，那么觀眾也不會(huì)贊美我們的。 所以，根據(jù)觀眾分析來(lái)準(zhǔn)備演示文稿內(nèi)容，需要為觀眾建立背景知識(shí)時(shí)，請(qǐng)大方地加以 解釋，再把焦點(diǎn)拉回主題，讓所有觀眾都能同步。所以，也不要在中途塞給觀眾太多的 參考資料，這樣觀眾會(huì)分心，還跟不上進(jìn)度，請(qǐng)把所以補(bǔ)充資料全部放在最后面，甚至 另外制作附錄，讓觀眾帶回去參考。 （二）訊息 演示文稿最主要的目的是傳達(dá)訊息，所以的內(nèi)容都應(yīng)該輔助訊息的傳達(dá)，與此目標(biāo)無(wú)關(guān) 的，都不應(yīng)該在演示文稿中出現(xiàn)。 演示文稿設(shè)計(jì)的原則是KISS (Keep It Simple and Stupid)。其實(shí)準(zhǔn)備演示文稿內(nèi)容和寫文章是一樣的，訂好題目后，先列出大綱，把重要 的觀念和關(guān)鍵詞的關(guān)連性架構(gòu)出來(lái)，接下來(lái)再加上創(chuàng)意，以數(shù)據(jù)、圖表、動(dòng)畫等視覺(jué)工 具來(lái)輔助說(shuō)明。 文字的使用 善用PowerPoint的演示文稿設(shè)計(jì)模板，可以省去我們配色定字型的時(shí)間。切記演示文稿 是輔助我們傳達(dá)訊息，真正在傳達(dá)訊息，說(shuō)服觀眾的是我們，所以不要將投影片設(shè)計(jì)成 小抄或腳本，照本宣科。我們可以從行銷的角度來(lái)看，如果我們只是照念的話，那么同 樣的內(nèi)容，以后可能就是下面聽(tīng)講的人來(lái)念，而不是我們了，所以每場(chǎng)演講都應(yīng)該建立 我們的無(wú)可取代的優(yōu)勢(shì)，傳達(dá)不是演示文稿投影片就好了，要有我們演講才成功。再?gòu)?智能財(cái)產(chǎn)權(quán)的角度來(lái)說(shuō)，如果投影片的內(nèi)容是滿篇文字，信息就完全揭露了，下次再講 就缺少了新穎性，就得追求進(jìn)步性；君不見(jiàn)著名的演講者，一套投影片走天下，場(chǎng)場(chǎng)瀑 滿，沒(méi)有人嫌投影片一樣，因?yàn)樵忈尣煌?所以制作投影片請(qǐng)掌握Magic Seven原則，每張投影片傳達(dá)5個(gè)概念效果最好，7個(gè)概念人腦恰恰好可以處厘，超過(guò)9個(gè) 概念負(fù)擔(dān)太重了，請(qǐng)重新組織。（7士2＝5～9） 字體大小 投影片的字體要大、行數(shù)要少，為什么，請(qǐng)看下圖便知分曉： [pic] 記?。何覀兪莵?lái)演講，不是來(lái)做視力檢查！ 字體大，行數(shù)自然就少，當(dāng)然就符合Magic Seven原則！ 　我的建議是： 大標(biāo)題至少要用44點(diǎn)以上的字，如果會(huì)場(chǎng)很大、很深的話，點(diǎn)數(shù)最好再提高。 還有，千萬(wàn)別忘了，投影片的大小標(biāo)題，請(qǐng)盡量用粗體，不要說(shuō)我在計(jì)算機(jī)屏幕上看 很清楚??！我們是要投影出來(lái)給觀眾出來(lái)給觀眾看，而不是請(qǐng)觀眾一個(gè)一個(gè)來(lái)計(jì)算機(jī) 屏幕上看的。 另外，除非是自備notebook，否則請(qǐng)不要選用細(xì)明體和標(biāo)楷體以外的字型設(shè)計(jì)，因?yàn)?會(huì)場(chǎng)的計(jì)算機(jī)可能無(wú)法支持，千萬(wàn)不要冒這個(gè)險(xiǎn)！ 標(biāo)題的使用 標(biāo)題是每張投影片的主軸，請(qǐng)簡(jiǎn)潔有力地傳達(dá)每張投影片的重點(diǎn)，最好是以5～9個(gè)字來(lái) 說(shuō)明，因?yàn)樵俣嘧忠恍芯蛿D不進(jìn)去了，就算擠得進(jìn)投影片，也擠不進(jìn)觀眾的腦中，而后 者顯然是比較重要的。 因?yàn)闃?biāo)題只能取5～9個(gè)字，所以冗贅之字就無(wú)須出現(xiàn)，例如：「的圖形」（難到我們畫 得讓觀眾看不出來(lái)是圖嗎？）「百分比分析」（由表中不就看出來(lái)了。 其實(shí)每張投影片就是大小標(biāo)題的組合，也就是概念的串連，除非是要引述一段文字， 或是名言，否則是不會(huì)出現(xiàn)超過(guò)兩、三行的文字的，就是是要引用一段文字，或 者是名言，也應(yīng)該幫觀眾掌握訊息，以不同顏色或是畫線標(biāo)示重點(diǎn)。 勿用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 既然投影片就是大小標(biāo)題的組合，那么就不需要出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，尤其是冒號(hào)和句點(diǎn)，更 是可以直接省略。 投影片上的訊息都已經(jīng)分類串連好了，也都以項(xiàng)目符號(hào)、字型字體等加以分段組織，所 以大部份的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)都是多余的。 至于括號(hào)，也盡量少用，特別是在標(biāo)題上若加上括號(hào)就好象在大庭廣眾咬耳朵一樣，如 果在大標(biāo)題中真的覺(jué)得有加括號(hào)的必要，那就把它放到次層標(biāo)題中，這樣可以讓我們的 標(biāo)題簡(jiǎn)潔有力。 縮寫的使用 用英文縮寫字可以讓演示文稿內(nèi)容更精簡(jiǎn)，更專業(yè)！ 那可不一定，縮寫的效果只有對(duì)非常熟悉主題的人才有用，所以除非我們非常確定覯眾 的背景，否則還是將全文拼出較佳。 還好，演示文稿不像看書或文章，我們希望帶著觀眾跟著演示文稿的進(jìn)度走，所以不能 期望觀眾在第二張投影片學(xué)會(huì)的縮寫就能馬上應(yīng)用到后面，更別提有很多人演講是會(huì)遲 到或神游的。 數(shù)字的使用 數(shù)字會(huì)說(shuō)話，所以善用數(shù)字來(lái)支持我們的觀點(diǎn)或是論證，效果最好，因此，統(tǒng)計(jì)數(shù)字也 是演示文稿常用的信息。 在演示文稿中引用統(tǒng)計(jì)數(shù)字時(shí)，投影片中宜以精確數(shù)字呈現(xiàn)，但在口述時(shí)，不要太拘泥 于精確數(shù)字，而應(yīng)使用近似值，因?yàn)榻浦等菀子洃浫菀茁?lián)想，只有在特殊目的的時(shí)候 ，才...
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