管理效率及其計(jì)量方法
管理效率及其計(jì)量方法 熊義杰 （西安理工大學(xué)工商管理學(xué)院 710048） 摘要 什么是管理效率，管理效率究竟應(yīng)如何計(jì)量，這在學(xué)術(shù)理論界是一個(gè)一直沒有受到 重視的課題。本文作者從對(duì)管理實(shí)質(zhì)問題的探討入手，認(rèn)為管理效率就是單位時(shí)間 內(nèi)一個(gè)管理者所完成的信息溝通量，并據(jù)此提出了相應(yīng)的量化方法。 關(guān)鍵詞 管理效率 管理實(shí)質(zhì) 計(jì)量方法 1. 引言 經(jīng)濟(jì)的現(xiàn)代化有賴于管理的現(xiàn)代化，經(jīng)濟(jì)的落后歸根結(jié)底是管理的落后。隨著我國經(jīng) 濟(jì)改革的不斷深入，“管理出效益”和“向管理要效益”可以說已經(jīng)成了管理學(xué)界許多人的 共識(shí)。這其中的道理是不難理解的，因?yàn)楣芾淼氖滓蝿?wù)，乃在于實(shí)現(xiàn)各種生產(chǎn)要素間 的有機(jī)結(jié)合，而這種結(jié)合的狀況如何，就在客觀上決定了每一種生產(chǎn)要素的利用效率。 如果各種生產(chǎn)要素的配合不當(dāng)，要實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)要素的高效運(yùn)轉(zhuǎn)是根本不可能的。要實(shí)現(xiàn)生 產(chǎn)要素使用的高效率，各種生產(chǎn)要素就必須合理配合，而這正是管理的任務(wù)所在。實(shí)際 上，從宏觀上優(yōu)化生產(chǎn)要素組合，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置和高效運(yùn)轉(zhuǎn)，也正是我們目前正 在全面實(shí)施的經(jīng)濟(jì)體制改革的實(shí)質(zhì)性任務(wù)所在。 然而正如眾所周知，由于多方面的原因，我國管理的整體水平不高，總體上目前仍然 屬于傳統(tǒng)管理，這主要的表現(xiàn)就是管理的效率不高，這在現(xiàn)實(shí)生活中的例子很多。比如 ，有人說在我國的一些地區(qū)，一個(gè)項(xiàng)目從動(dòng)議到最后批下來，一般要經(jīng)過200多個(gè)關(guān)口， 蓋200多個(gè)戳子。這樣的管理效率又如何能夠適應(yīng)經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化的要求呢？實(shí)踐表明，管理 的效率不高這已經(jīng)成為障礙我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一個(gè)嚴(yán)重的制約因素。然而，究竟如何 提高管理的效率，這就需要我們從管理效率的影響因素入手進(jìn)行深入扎實(shí)的研究工作， 這也就必然涉及到如何對(duì)管理效率進(jìn)行評(píng)價(jià)的問題。毫無疑問，影響管理效率的因素很 多，比如管理體制、文化傳統(tǒng)、生活習(xí)慣、價(jià)值觀念以及人們的行為方式等等，都會(huì)在 一定的程度上影響到管理效率的高低。然而，如何對(duì)管理效率進(jìn)行評(píng)價(jià)和定量分析，這 在理論上至今仍然是一個(gè)沒有很好解決的問題。 在習(xí)慣上，人們通常把管理效率簡單地歸結(jié)為就是辦事效率，并使用下述簡單的公式 來表達(dá)[1]： [pic] 毫無疑問，辦事效率是管理效率的一個(gè)重要方面，使用這一公式也可以在一定程度上 說明辦事效率的狀況。然而在實(shí)踐應(yīng)用中，這一公式的使用卻存在著許多的問題。第一 ，在管理上一個(gè)司空見慣的現(xiàn)象便是苦樂不均，一個(gè)單位或者一個(gè)人，在一定的時(shí)間內(nèi) 應(yīng)辦的事件多少并不完全相同，有的多些有的少些。比如，有甲乙兩個(gè)職能科室，甲科 室在一周內(nèi)應(yīng)辦的事項(xiàng)是8件，實(shí)際辦理的是6件；而乙科室在一周內(nèi)應(yīng)辦的事項(xiàng)只有2件 ，實(shí)際辦理的也是2件，難道我們能說乙科室比甲科室的辦事效率更高嗎？顯然不能。第 二，管理中需要辦理的事項(xiàng)有大有小，有難有易。比如有一位管理者在一周之內(nèi)處理了 一件非常棘手久拖不決的事情，另有一位管理者在一周之內(nèi)卻辦理了5件相對(duì)比較容易的 事情，難道我們能說后者比前者的辦事效率更高嗎？顯然也不能。 那么應(yīng)該怎么辦呢？無疑我們只能探討管理效率和辦事效率更科學(xué)的測量方法。這一 問題長期以來沒有引起人們的更多關(guān)注，其原因在于，在大多數(shù)人們的心目中，管理效 率或辦事效率就是辦事的速度，這是不言而喻的。其實(shí)不然，這里涉及到的問題很多， 這不僅是因?yàn)橛绊懝芾硇实囊蛩囟?，而且更重要的是這里的許多因素都很難得量化。 因此，為了能夠全面準(zhǔn)確地把握這一問題，我們必須首先解決一個(gè)首當(dāng)其沖的問題，這 便是關(guān)于管理活動(dòng)的實(shí)質(zhì)。 2. 管理活動(dòng)的實(shí)質(zhì) 我們已經(jīng)知道，影響管理效率的因素很多，有管理體制、文化傳統(tǒng)、生活習(xí)慣、價(jià)值觀 念以及人們的行為方式等等。因此。要對(duì)管理效率的量化指標(biāo)做出比較準(zhǔn)確的界定，就 要求我們必須弄清楚管理活動(dòng)的實(shí)質(zhì)。這不僅僅是探討管理效率量化指標(biāo)的需要，實(shí)際 上，要提高管理效率，要從根本上改變我國管理效率不高的現(xiàn)狀，也要求我們必須從根 本上弄清楚管理活動(dòng)的實(shí)質(zhì)。 究竟什么是管理活動(dòng)的實(shí)質(zhì)？不同的管理學(xué)家必然會(huì)有不同的看法。但是，這并不妨 礙我們?nèi)ケM最大可能地認(rèn)識(shí)事物的本來面目。對(duì)這一問題的正確認(rèn)識(shí)，涉及到管理的任 務(wù)、職能和目標(biāo)。我們已經(jīng)知道，管理的首要任務(wù)乃在于實(shí)現(xiàn)各種資源或生產(chǎn)要素的有 機(jī)結(jié)合，沒有各種生產(chǎn)要素的有機(jī)結(jié)合，任何有用產(chǎn)品都不可能生產(chǎn)出來。這一點(diǎn)應(yīng)該 是不成問題的。關(guān)于管理的職能，不同的管理學(xué)家分歧很大。但無論如何，管理的決策 職能、計(jì)劃職能、組織職能、協(xié)調(diào)職能以及控制職能，則是任何管理活動(dòng)都不可沒有的 。另外，有的管理學(xué)家還認(rèn)為，領(lǐng)導(dǎo)、指揮、激勵(lì)也是管理非常重要的職能。近年來， 還有不少的管理學(xué)家認(rèn)為，服務(wù)也是管理的重要職能。再從管理的目標(biāo)來看，對(duì)于不同 領(lǐng)域的管理活動(dòng)管理的具體目標(biāo)雖然可能不完全相同，但是有一點(diǎn)是肯定的，那就是實(shí) 現(xiàn)系統(tǒng)的有序運(yùn)行，力爭獲得盡可能多的有用產(chǎn)出。將管理活動(dòng)的任務(wù)、職能和目標(biāo)結(jié) 合起來思考，我們就不難得出結(jié)論，管理活動(dòng)的實(shí)質(zhì)就是信息的溝通。這一點(diǎn)，我們可 以從幾個(gè)方面得到論證。 首先我們知道，任何管理活動(dòng)都是借助于一定的組織進(jìn)行的，這是不言而喻的。從一 個(gè)組織的構(gòu)成要素來看，組織理論的創(chuàng)始人巴納得(C.I.Barnard 1886~1961)很早就曾經(jīng)指出，任何一個(gè)組織都是由三個(gè)基本要素構(gòu)成的，這就是共同的 目標(biāo)、協(xié)作的愿望和信息的溝通[2]。關(guān)于前兩個(gè)要素，也就正如毛澤東曾經(jīng)說過，我們 都是來自五湖四海，為了一個(gè)共同的革命目標(biāo)走到一起來了。一切革命隊(duì)伍的人，都要 互相關(guān)心，互相愛護(hù)，互相幫助。毛澤東的這段話，所說的實(shí)際上正是一個(gè)組織內(nèi)部共 同的目標(biāo)和協(xié)作的愿望。而信息的溝通則是通過管理活動(dòng)才得以實(shí)現(xiàn)的。不管是一個(gè)什 么樣的組織，這三個(gè)方面的要素都是不可或缺的，離開其中的任何一個(gè)，任何組織都會(huì) 成為無序的混沌體，而不成其為有序的系統(tǒng)，尤其是信息的溝通。我們都知道，自然界 中有一個(gè)物理現(xiàn)象，叫做布朗運(yùn)動(dòng)，即分子的不規(guī)則運(yùn)動(dòng)。在一個(gè)以人為主體組成的系 統(tǒng)即組織中，如果沒有信息的溝通，其成員就很難了解組織的目標(biāo)，從而也就很難為實(shí) 現(xiàn)組織的目標(biāo)而協(xié)作，因而組織也就很難得實(shí)現(xiàn)有序運(yùn)行。很顯然，如果沒有信息的溝 通，任何一個(gè)組織中的成員都只能像無頭的蒼蠅一樣，系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)只能是不規(guī)則的布朗 運(yùn)動(dòng)。 其次，從管理的方法來看，我們知道，管理的基本方法包括行政的方法、法律的方法、 經(jīng)濟(jì)的方法和教育的方法等等。從管理活動(dòng)的實(shí)質(zhì)來看，這些不同的管理方法其實(shí)都是 在從不同的角度進(jìn)行著信息的溝通。行政的方法和法律的方法屬于權(quán)威性溝通，經(jīng)濟(jì)的 方法屬于利益性溝通，而教育的方法則屬于真理性溝通。因此，在管理中這些方法的有 效性程度，實(shí)際也就取決于使用相應(yīng)方法的管理內(nèi)容的權(quán)威性或利益性或真理性程度。 也就是說，行政方法和法律方法的有效性取決于管理內(nèi)容的權(quán)威性，經(jīng)濟(jì)方法的有效性 取決于管理內(nèi)容的利益性，而教育方法的有效性則取決于管理內(nèi)容的真理性。這在管理 實(shí)踐中是不難理解的。毫無疑問，使用的方法越是有效，管理的效率也就越高。很顯然 ，方法的有效性程度也就是信息溝通的程度。所以，管理的效率實(shí)際也就歸結(jié)為信息溝 通的效率。 再從管理活動(dòng)的實(shí)踐來看，任何一個(gè)組織的有序程度，無疑都取決于該組織內(nèi)部的全體 成員為實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)默契協(xié)作的狀況和程度。而這種默契的程度又取決于其全體成員 對(duì)于組織目標(biāo)了解和認(rèn)同的程度。其中，了解的程度必然與組織內(nèi)部信息溝通的狀況有 關(guān)，換言之即與對(duì)組織目標(biāo)的宣傳有關(guān)。而認(rèn)同的程度，則與組織目標(biāo)的權(quán)威性、利益 性和真理性等狀況密切相關(guān)。換言之即，組織成員對(duì)組織目標(biāo)認(rèn)同的程度就取決于：（ 1）組織的目標(biāo)與國家或地區(qū)的社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo)是否相一致；（2）組織目標(biāo)的 實(shí)現(xiàn)能否為組織成員帶來實(shí)實(shí)在在的利益；（3）組織目標(biāo)內(nèi)在的真理性程度如何等等。 當(dāng)然，對(duì)組織目標(biāo)的了解并不等于就是信息的溝通，信息的溝通是雙向的，而不是單向 的，所以只有對(duì)組織目標(biāo)的認(rèn)同即自覺地將組織目標(biāo)作為自己行動(dòng)的目標(biāo)，才算實(shí)現(xiàn)了 信息的溝通。很顯然，通過各種有效的方式促使組織成員實(shí)現(xiàn)對(duì)組織目標(biāo)的認(rèn)同，這正 是管理的職能。由此看來，管理活動(dòng)的實(shí)質(zhì)顯然不是別的，正是信息的溝通。因此管理 的效率，最終也就歸結(jié)為信息溝通的效率。 再次，從管理活動(dòng)的具體管理對(duì)象來看，雖然管理的對(duì)象包括了人、財(cái)、物、時(shí)間和 空間等各種不同要素，但是在這里最活躍的因素是人，而不是別的。對(duì)于人的管理效率 何，直接決定著其它要素的管理效率。在對(duì)人的管理中，管理的效率如何，直接地取決 于管理者與管理對(duì)象之間的相互溝通，或者說是人際關(guān)系的改善，這是不言而喻的。而 人際關(guān)系的溝通，無疑是屬于信息溝通的范疇。 最后，再從管理活動(dòng)的起源來看，在原始社會(huì)在當(dāng)人們單槍匹馬地從事狩獵活動(dòng)的時(shí) 候，根本不需要管理。而隨著集體勞動(dòng)的出現(xiàn)，人們?yōu)榱诉M(jìn)行相互的溝通和協(xié)調(diào)，才逐 漸地出現(xiàn)了管理。正如馬克思所說，一個(gè)單獨(dú)的小提琴手是自己指揮自己，而是一個(gè)樂 隊(duì)就需要有一個(gè)指揮，以便協(xié)調(diào)大家的行動(dòng)。顯然，管理在這里所發(fā)揮的作用主要地也 是信息溝通。 3. 管理效率的量化指標(biāo)界定 在這里，主要地需要解決好四個(gè)相關(guān)問題。 第一，是信息溝通的內(nèi)容，即怎樣才算實(shí)現(xiàn)了信息的溝通。在這里，首先需要肯定的 是信息溝通必然地涉及到兩個(gè)方面，它總是發(fā)生在管理者和被管理者兩者之間。另根據(jù) 有關(guān)研究[3]， 信息的溝通一般可分為三種情況：一是需要的滿足，二是態(tài)度的改變，三是挫折的調(diào)適 。需要說明的是，這里所說的需要的滿足是管理學(xué)意義上的，而不是經(jīng)濟(jì)學(xué)意義上的， 也就是說，一個(gè)消費(fèi)者使用屬于自己的貨幣購買商品以滿足自身的需要不具備信息溝通 的特點(diǎn)，不屬于信息溝通的范圍；此外，一個(gè)人通過學(xué)習(xí)和自省所實(shí)現(xiàn)的態(tài)度轉(zhuǎn)變和挫 折調(diào)適也不屬于信息溝通的范圍，因?yàn)椋谶@里不存在進(jìn)行溝通的兩個(gè)方面，而信息溝 通總是發(fā)生在溝通者和被溝通者兩者之間。也就是說，信息的溝通實(shí)質(zhì)就是在解決問題 。 第二，什么是管理效率，或者說管理效率究竟應(yīng)如何定義。根據(jù)管理活動(dòng)的實(shí)質(zhì)，如 果說管理活動(dòng)的實(shí)質(zhì)是信息溝通，那么毫無疑問，管理效率就應(yīng)該是單位時(shí)間內(nèi)完成的 信息溝通量。按照信息溝通的內(nèi)容，實(shí)際上管理效率也可以定義為單位時(shí)間內(nèi)解決問題 的多少。因?yàn)?，不管是滿足管理對(duì)象的需要，還是促使管理對(duì)象轉(zhuǎn)變態(tài)度，或者是幫助 管理對(duì)象進(jìn)行挫折調(diào)適，實(shí)際上都是管理者在解決問題。在管理學(xué)中，美國管理學(xué)家馬 斯洛曾經(jīng)將人的需要分為五個(gè)等級(jí)， 這些需要都是需要通過管理者的管理活動(dòng)才可以滿足要求的。而管理者幫助被管理者轉(zhuǎn) 變態(tài)度和進(jìn)行挫折調(diào)適，事實(shí)上就是管理者在直接地解決問題。 第三，是管理效率應(yīng)如何衡量。我們已經(jīng)知道，管理效率其實(shí)質(zhì)就是單位時(shí)間解決問 題的多少，而一個(gè)問題的解決總會(huì)有各種不同的方案，方案越多問題的解決也就越復(fù)雜 ，就越是需要投入更多的時(shí)間和精力。按照這樣一個(gè)思路，我們就可以初步設(shè)想將管理 效率的計(jì)量公式定義為： [pic] （1） 在這里，n表示單位時(shí)間內(nèi)解決問題的多少，而Ni則表示所解決的第i個(gè)問題所包含的 可能的方案數(shù)目，Me即為管理效率Management efficiency，其單位為 bit（比特）即一個(gè)二進(jìn)制數(shù)位（binary digit）。 該公式的提出源于信息量的計(jì)量公式： [pic] （2） 這一公式說明，一則信息其信息量I的大小，是由它所包含的不確定性數(shù)目N決定的， 其所包含的不確定性越多，其信息量也就越大,對(duì)信息的處理也就越復(fù)雜。計(jì)算信息量的 另一個(gè)完全等價(jià)的公式是 [pic] (3) 這一公式說明，一則信息信息量的大小，是由它所包含的不確定性數(shù)目N和每一種不 確定性出現(xiàn)的概率的大小確定的，而這兩者很顯然是成反比例的，即信息內(nèi)容所包含的 不確定性狀態(tài)越多，每一種狀態(tài)發(fā)生的概率就越小，相應(yīng)地其信息量也就越大。這一點(diǎn) 與管理過程中信息溝通的情況及其類似。解決一個(gè)問題，其可能的方案數(shù)越多，每一個(gè) 方案實(shí)現(xiàn)的可能性就越小，相應(yīng)地工作的難度也就越大，同時(shí)也就越是需要高效率的工 作。這一點(diǎn)我們可以舉例予以說明。 [例]有甲乙兩個(gè)職能科室，一周之內(nèi)應(yīng)完成的任務(wù)事項(xiàng)均為6項(xiàng)，實(shí)際完成的情況是 甲科室完成了5項(xiàng)，乙科室完成了4項(xiàng)，每一項(xiàng)的可能方案數(shù)目如下表，試分析其工 |甲 |事 項(xiàng)| A1 | A2 | A3 | A4 | A5 | A6 | |科 | | | | | | | | |室 ...
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