美國D醫(yī)藥集團公司建立信用管理機制的過程
美國企業(yè)建立信用管理制度過程和分析 上世紀(jì)6、70年代是美國企業(yè)信用管理最關(guān)鍵的十年。眾多企業(yè)正是在這個時期完成 信用管理制度的建設(shè)。學(xué)習(xí)和研究美國企業(yè)信用管理的特點，對我國企業(yè)信用管理建設(shè) 有重要意義。以下介紹一家美國企業(yè)信用管理的建設(shè)過程。 一、背景 美國D醫(yī)藥集團公司是美國第3大醫(yī)藥集團，從業(yè)時間長達(dá)80多年。D公司很早就開拓 國際市場，歐洲、亞洲和南美洲都占據(jù)了一定的市場分額，有多個醫(yī)藥產(chǎn)品是世界級品 牌。D公司的主要銷售還是在美國本土，占其銷售總額的65%以上。該公司從70年代中期 建立信用管理制度以來，被認(rèn)為是非常成功的典型，公司的銷售額、內(nèi)部財務(wù)狀況和市 場占有率都是在這個時期得到巨大提高的。 在1970年以前，D公司的前身，UM公司一直采用信用銷售手段開發(fā)客戶，集團專門成 立了銷售公司，而且發(fā)展了三十多個國內(nèi)銷售代理和十幾個海外代理，同時海外還有5家 子公司。由于沒有信用管理部門，信用管理的實際職能分配到了幾個部門的手里：財務(wù) 部門負(fù)責(zé)管理銷售產(chǎn)生的應(yīng)收賬款，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集客戶的資料和審核賒銷的金額， 法律部門負(fù)責(zé)追收逾期的應(yīng)收賬款。1975年，UM公司與另一家企業(yè)合并，成立D集團公司 ，并在董事會改組后任命了新的總經(jīng)理拉斐爾先生。拉斐爾先生是美國哈佛大學(xué)管理學(xué) 碩士，曾長期在石油、汽車和電信等領(lǐng)域的大企業(yè)任職，享有很高聲譽。 拉斐爾上任的4個月里，馬不停蹄地穿梭于國內(nèi)銷售代理、子公司和世界各地的銷售 網(wǎng)點，并認(rèn)真研究了公司以往的銷售策略和管理方式，他認(rèn)為，影響公司在銷售和財務(wù) 方面出現(xiàn)危機的根本原因，主要是信用管理存在嚴(yán)重缺陷。體現(xiàn)在企業(yè)壞帳和拖欠款比 較嚴(yán)重，同時銷售競爭的方式也存在問題。4個月后，拉斐爾向董事會提交了一整套銷售 管理改革方案。 二、信用部門的籌備 1976年3月，董事會完全采納了拉斐爾的方案，拉斐爾開始大刀闊斧地進(jìn)行管理體制 和機構(gòu)的改革。 首先，他指示財務(wù)副總監(jiān)辛迪女士分管信用的全面工作，并限期著手組建信用部門。辛 迪立刻從財務(wù)部門和清欠部門抽調(diào)了兩位長期從事賬款管理和收賬的經(jīng)驗豐富的職員， 專職協(xié)助她開始信用部門籌建工作。 辛迪深知建立信用部門的工作煩瑣，專業(yè)性強，為了盡量避免少走彎路，達(dá)到公司預(yù) 定的目標(biāo)，辛迪與信用管理的專業(yè)機構(gòu)取得聯(lián)系，并最終委托了一家專業(yè)的信用管理機 構(gòu)作為管理顧問，并簽署了一年的管理合同。 4月，以資深信用管理專家雷蒙德先生、會計顧問喬恩先生組成的工作小組前往D公司 ，開始協(xié)助D公司的籌建工作。辛迪向拉斐爾匯報后，組織公司財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、管 理部門、倉儲部門、采購部門和分公司主管，以及籌備組人員一起，參加信用管理知識 的講座和培訓(xùn)，由雷蒙德先生授課和講解信用管理的知識和技巧。之后，雷蒙德先生又 分頭召開小組會議，就各部門的具體工作和相互協(xié)作等問題深入細(xì)致地進(jìn)行了探討。 5月，為了尋找信用部門合適的人選，辛迪、雷蒙德和人力資源部共同起草了一份招 聘廣告，公開招聘信用經(jīng)理。經(jīng)過大量的面試，辛迪和雷蒙德終于從眾多的應(yīng)聘人員中 找到合適的人選——杰森先生。杰森畢業(yè)于英國的信用管理學(xué)院，取得碩士學(xué)位，并在英 國的一家信用管理機構(gòu)實習(xí)一年。之后，杰森在2家較小的公司擔(dān)任過信用部門經(jīng)理，對 信用管理的理論和實際經(jīng)驗都有一定經(jīng)驗。在得到拉斐爾總裁的批準(zhǔn)后，杰森正式上任 了。 三、部門的建立 6月下旬，杰森上任后，與雷蒙德先生一起討論部門建設(shè)方案。在雷蒙德的協(xié)助下， 杰森在一個月后提交了5份報告，分別是：《企業(yè)信用管理的診斷結(jié)論和問題》、《各部門 的信用資源整合和利用》、《信用部門初期組建方案》、《關(guān)于組建信用部門的費用申請》和 《人員培訓(xùn)計劃》。 在《企業(yè)信用管理的診斷結(jié)論和問題》中，系統(tǒng)闡述了企業(yè)目前的信用政策、營銷策略 、客戶資料完整性、信用分析與決策、應(yīng)收賬款回收天數(shù)（DSO）、壞帳率、現(xiàn)金流量、 應(yīng)收賬款賬齡結(jié)構(gòu)、逾期賬款率等與信用管理密切相關(guān)的問題，并分析造成目前狀況的 原因。 在《各部門的信用資源整合和利用》中，闡述了建立客戶信用檔案數(shù)據(jù)庫，整合企業(yè)各 部門的客戶資料，報告標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計，制作各種信用調(diào)查表格，培訓(xùn)信息收集人員，幫助 企業(yè)用最低成本收集客戶信用資料等方面的問題。 在《信用部門初期組建方案》中，報告設(shè)計了信用管理部門的職能、架構(gòu)，企業(yè)招聘、 選拔信用經(jīng)理和其他信用管理人員；指導(dǎo)企業(yè)建立內(nèi)部縱向、橫向申報、通報制度等方 面的內(nèi)容。 在《關(guān)于組建信用部門的費用申請》中，報告提出年度普通預(yù)算、年度特殊預(yù)算的計劃 和申請。 在《人員培訓(xùn)計劃》中，提出了培訓(xùn)企業(yè)管理、銷售、財務(wù)、倉儲、采購、客戶服務(wù)等 部門人員，傳授信用管理理論與實務(wù)知識，提高企業(yè)信用管理意識和管理水平的計劃。 8月，公司開始第二輪招聘，招聘對象是信用部門的信用調(diào)查和管理員、信用評估員 和賬款管理員。其中，信用調(diào)查和管理員要求具有檔案管理的學(xué)歷和經(jīng)歷，信用評估元 具有會計師執(zhí)照，賬款管理員有律師執(zhí)照并有多年的法律事務(wù)經(jīng)驗。9月初，5名信用管 理部門的人員到齊。 9月下旬，在雷蒙德先生的配合下，信用經(jīng)理杰森先生起草出了一部公司信用政策的 大法——“企業(yè)信用政策管理和實施方案（草案）”，并上報財務(wù)副總監(jiān)辛迪女士。辛迪女 士立刻上報拉斐爾總裁，并在總裁召集下召開了高層經(jīng)理辦公會議，會議由辛迪主持， 杰森詳細(xì)介紹信用管理綱要的內(nèi)容。經(jīng)過1天的討論，在征求了其他部門的意見后，杰森 把意見匯總起來，并起草正式方案。 10月，“大法”修訂稿再次上報給董事會和公司最高管理層，并抄送財務(wù)部、銷售部、 會計部、采購部、倉儲部、資料室、子公司、直銷店和銷售網(wǎng)點等，并在7天后通過。同 月，信用管理部年度預(yù)算報告被批準(zhǔn)。10月底，公司特意召開了全體員工大會，公開宣 布了信用管理部門正式成立的消息和信用政策的執(zhí)行方案。 至此，信用部門成功組建起來了。 四、運轉(zhuǎn) 由于沒有計算機系統(tǒng)，信用部門臨時雇傭了幾個圖書專業(yè)的大學(xué)生，負(fù)責(zé)整理散落在 各部門的客戶信用資料，并長期訂購了一個信用調(diào)查機構(gòu)的信用報告。經(jīng)過兩個月的整 理和收集，信用部門基本建立了公司1000多個客戶的信用資料。審計發(fā)現(xiàn)，有多達(dá)304筆 業(yè)務(wù)長期未收回欠款，也長期沒有與客戶聯(lián)系，有56筆出現(xiàn)爭議而無人解決，賬款逾期 現(xiàn)象嚴(yán)重，壞帳率很高。經(jīng)過信用部門2個月的努力，82%的欠款得以全部或妥善解決， 一些失蹤和倒閉的企業(yè)被銷戶。 在運轉(zhuǎn)4個月，信用檔案和應(yīng)收賬款處理完善后，企業(yè)開始著手信用審批制度。這時 ，計算機開始進(jìn)入市場，信用部門申請建立計算機信用管理系統(tǒng)。 1977年5月，公司專門為信用部門購進(jìn)兩臺計算機，并委托專業(yè)機構(gòu)逐步設(shè)計客戶管 理數(shù)據(jù)庫，應(yīng)收賬款預(yù)警系統(tǒng)和自動提示打印系統(tǒng)。1980年，企業(yè)最終實現(xiàn)了信用管理 全部自動化的管理目標(biāo)，企業(yè)的信用管理水平、速度、規(guī)范性都進(jìn)一步大幅度改善，管 理費用降低至原來的1/3。 到1977年底，公司的信用部門完全走入正軌。統(tǒng)計顯示，經(jīng)過一年的信用管理，企業(yè) 的銷售額上升了56%，壞帳率從4%下降到0.8%，銷售未清賬期從83天降到45天，客戶的數(shù) 據(jù)庫檔案齊全，每筆交易都記錄在冊，客戶的等級關(guān)系基本建立。各項指標(biāo)全面超過行 業(yè)平均水平，企業(yè)從年初的輕度虧損一越盈利5000多萬美元。在隨后的20年中，D公司的 信用管理一直非常規(guī)范，信用部門成為公司最卓有成效的部門之一。 分析： 這是一家信用管理規(guī)范，信用制度完善的美國企業(yè)，從信用管理概念的引入，到信用 管理制度的設(shè)計，最后到信用管理部門的正式運行，這家企業(yè)前后整整一年時間。兩年 后，企業(yè)取得了巨大的成功。 從這個案例我們可以分析出一些經(jīng)驗： 1. 建立信用管理制度不能急功近利，一蹴而就。大多數(shù)中國企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到信用管理的 重要性，很多企業(yè)已經(jīng)開始著手建立信用管理制度。但是，在還沒有認(rèn)真研究本行 業(yè)的特點，未對本企業(yè)內(nèi)部管理問題深入剖析，也未廣泛征求企業(yè)內(nèi)部各部門的意 見時就倉促上馬開展工作，勢必要走很多彎路，甚至適得其反。 2. 應(yīng)該聘請專業(yè)的信用管理機構(gòu)和人員，指導(dǎo)企業(yè)按照正確的方向，嚴(yán)謹(jǐn)周密地改革內(nèi) 部體制，分析企業(yè)信用管理問題，輔佐本企業(yè)的人員盡快熟悉新的崗位和工作，制 訂企業(yè)短期、中期、長期的信用政策和計劃。 3. 在信用管理制度建立之前，必須系統(tǒng)培訓(xùn)企業(yè)內(nèi)部各部門的人員，讓所有相關(guān)部門的 人員積極參與和學(xué)習(xí)信用管理制度。只有企業(yè)所有相關(guān)部門都認(rèn)識到了信用管理的 重要性，認(rèn)真執(zhí)行信用政策，熟練掌握信用管理的操作，企業(yè)信用管理制度才能健 康有序地運轉(zhuǎn)。 4. 信用管理自動化能夠幫助企業(yè)極大地提高管理水平和降低管理費用，在計算機廣為普 及的今天，企業(yè)信用管理自動化，是每家企業(yè)應(yīng)達(dá)到的最終目標(biāo)。 ----------------------- [pic]
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