聯(lián)想業(yè)務(wù)支持部工作流程匯編
業(yè)務(wù)支持部工作流程匯編 目 錄 傳真發(fā)送流程圖 1 會議室、洽談室工作流程 2 電話接聽工作流程 6 發(fā)送信件工作流程 1 傳真件收取流程圖 2 來賓接待工作流程 4 名片制作流程圖 6 生日禮品發(fā)放流程 7 信函收取工作流程 2 衛(wèi)生、保潔管理流程 8 辦公家具維修調(diào)整流程 9 辦公區(qū)調(diào)整流程（辦公區(qū)及公位） 10 電話維修流程 11 電力設(shè)施維護維修流程 12 員工午餐管理流程 13 安全保衛(wèi)工作流程 14 購置流程 15 臨時培訓(xùn)、開發(fā)環(huán)境搭建流程 16 綠化、飲水管理工作流程 17 外埠員工、客戶住宿申辦流程 18 辦公家具申購流程 19 攜物物出門審查流程 20 用電設(shè)施維護流程 21 傳真發(fā)送流程圖 市內(nèi) 長途 Y N 傳真件收取流程圖 N Y Y N Y 急件 機密件 CEO 立刻！ 每15分鐘一次 N 發(fā)送信件工作流程 信函收取工作流程 Y N 電話接聽工作流程 來賓接待工作流程 N Y N Y 會議室、洽談室工作流程 N Ｙ 時間未延長 時間延長 名片制作流程圖 N Y Y N N 印方有誤 供稿有誤 N 生日禮品發(fā)放流程 衛(wèi)生、保潔管理流程 辦公家具維修調(diào)整流程 辦公區(qū)調(diào)整流程（辦公區(qū)及公位） 電話維修流程 電力設(shè)施維護維修流程 員工午餐管理流程 安全保衛(wèi)工作流程 資產(chǎn)購置流程 臨時培訓(xùn)、開發(fā)環(huán)境搭建流程 綠化、飲水管理工作流程 外埠員工、客戶住宿申辦流程 辦公家具申購流程 攜物物出門審查流程 用電設(shè)施維護流程 ----------------------- 開始 確認、分類 確認后先發(fā)送 按來件順序發(fā)送 登記 長途登記 發(fā)送 簽字、確認 原件是否保存 保存/歸還當事人 歸還當事人/銷毀 費用匯總、分攤、上報 結(jié)束 《傳真發(fā)送工作規(guī) 定》 開始 通知申請部門暫時無法滿足，建議重新安排 部門申請、預(yù)定 會務(wù)登記：部門、時間、人數(shù)、所需服務(wù) 在會務(wù)情況一覽板上標出“已預(yù)定”“ 布置會場，服務(wù)準備 使用 在會務(wù)情況一覽表上標出“使用” 通知會務(wù)人員 提前30分鐘通知會務(wù)人員 通知衛(wèi)生人員清掃 更改會務(wù)登記表 會務(wù)人員通知下一個單位 在會務(wù)情況一覽表上標出“空閑” 重新安排會議預(yù)定 有關(guān)部門員工全程跟隨 訪問結(jié)束 訪問結(jié)束 保衛(wèi)人員視卡放行 保衛(wèi)人員視卡放行 會見完畢目送客人離去 辦理登記發(fā)放來賓卡 辦理登記發(fā)放來賓卡 請來賓在休息區(qū)等候 來賓登記本 需要進入辦公區(qū) 請示領(lǐng)導(dǎo)批準放行 發(fā)送結(jié)束 N 《信件收發(fā)管理規(guī)定》 Y 需求發(fā)生 分部門放置于暫放加 發(fā)送登記本 1. EMS 2. 市內(nèi)速遞 3. 掛號函 4. 平信 5. 包裹 1. 本市件 2. 外埠件 3. 國際件 需求有誤重新填寫 辦理發(fā)送登記 需求分類 需求人確認 分檢封裝 檢查無誤聯(lián)系發(fā)送 補充封裝材料 費用統(tǒng)計 報費用核對員 每月分攤表留檔查看 參觀拍照需求 需在休息區(qū)會見 禮貌請其離去 電話聯(lián)系被訪問者 保衛(wèi)人員協(xié)助阻攔 問明需求是否正當，作出反應(yīng) 來賓接待程序規(guī)范 來訪需求 迅速轉(zhuǎn)接 二次轉(zhuǎn)接 轉(zhuǎn)接完成 恢復(fù)待命 禮貌謝絕 1. 員工語音信箱 2. 代為轉(zhuǎn)達聯(lián)系方式 可以解決 物業(yè)支持部提出方案 事業(yè)部總經(jīng)理批準 部門提出需求，填寫需求報告 開始 電告有關(guān)部門 送達部門簽收 通知部門更改 退回重印 查收名片檢查是否有誤[pic] 電告有關(guān)部門 電話詢問及確定時間 底樣分部門存檔 傳真至印刷廠 退回更 改 管理員檢查是否有誤 秘書將人名及相關(guān)信息交至行政管理員 退回更 改 秘書檢查是否正確 正確有誤[pic] 員工將人名及相關(guān)信息交至部門秘書 結(jié)束 不滿意 滿意 追蹤結(jié)果征求用戶意見 接到維修、調(diào)整申請 費用分攤至使用部門 部門驗收結(jié)果 維修、調(diào)整到位 聯(lián)系廠家或維修人員 不認可 認可 部門確認方案和費用 回應(yīng)解決方案及承諾時間 問題較大需專業(yè)修理 小修立即解決 更換保潔公司 更換保潔員 經(jīng)常出現(xiàn)問題，多次協(xié)商不能解決 不能現(xiàn)場解決問題立即通知保潔公司協(xié)商解決 現(xiàn)場糾正當時解決 發(fā)現(xiàn)問題 每日檢查有記錄 開始 收取結(jié)束 接收人簽字 收件登記本 投 送 分類登記 檢驗無誤 有 誤 辦理退信手續(xù) 核 對 1. 收件地址 2. 收件人 收發(fā)信件管理規(guī)定 分 檢 1. EMS 2. 市內(nèi)速遞 3. 掛號函 4. 包裹單 5. 匯款單 收取信件發(fā)生 Y N N Y Y 1. 照明設(shè)施 2. 辦公用電 3. 管道空調(diào) 急件！ 機密！ CEO！ 結(jié)束 來電發(fā)生 結(jié)束 1. 部門確認 2. 每月25號匯總 3. 負責分攤表 結(jié)束 費用統(tǒng)計、分攤、匯總上報 簽收 存檔 送相關(guān)部門接口人或當事人 登記、編號說明情況 分部門放置于文件分類架中 送各部門判別 蓋章、登記 收到傳真，判斷是否有收件人名。 可根據(jù)內(nèi)容判斷 《傳真收件工作規(guī)定》 開始 前臺接聽辨別需求是否正當 被訪問人 暫離座位位 《前臺接聽程序規(guī)范》 無人接聽電話記錄 Y N 現(xiàn)場檢查并對問題進行判斷 開始 檢查記錄 結(jié)束 使辦公區(qū)保潔用品帶到公司整體要求 每月工作情況同保潔公司負責人交換意見 撰寫生日卡 領(lǐng)導(dǎo)簽字 記錄意見 簽字登記 結(jié)束 協(xié)助購買或補充更改 登記員工生日 送達員工手中（科貿(mào)及希格瑪） 暫時無法解決 使用部門確認方案 部門驗收 所發(fā)生費用分攤至部門 一周內(nèi)詢查 征求意見 無意見 有意見 調(diào)整修改 結(jié)束 定期檢查巡視，每天一次 員工報修 發(fā)現(xiàn)問題及時修理 當日給予答復(fù)，小修當日解決 設(shè)備報廢 轉(zhuǎn)資產(chǎn)管理部辦理 結(jié)果通知部門 開始 通訊維護 《通訊系統(tǒng)維護管理辦法》 一天不能解決的問題須做出書面報告 提交報告申請費用 未批準 領(lǐng)導(dǎo)批準 實施 維修費用，公共部分攤?cè)胨趨^(qū)域部門，部門區(qū)域內(nèi)攤?cè)胨诓块T 作分攤表部門簽字確認 詢查維修后效果 結(jié)束 參照〈電力設(shè)施設(shè)備維修辦法〉 結(jié)束 檢查結(jié)果，跟蹤使用情況 小修當月分攤、部門專項費用一次記入部門、公共費用按所在辦公區(qū)分攤 費用分攤至使用部門 驗收、使用 通知有關(guān)人員 不合格 合格 驗收 部門需求24小時內(nèi)予以答復(fù) 大修當日提出解決方案 急修24小時解決 小修當日解決 查找問題、確定方案 每日巡檢，發(fā)現(xiàn)問題或部門報修 開始 領(lǐng)用餐卷 領(lǐng)用餐卡 希格瑪辦公區(qū) 結(jié)束 費用根據(jù)登記分攤至使用部門 每月底將下月費用打入卡內(nèi) 每月初對食堂費用審核結(jié)算 每月底業(yè)務(wù)支持部為員工辦理續(xù)卡工作 科貿(mào)辦公區(qū) 開始 到北圖食堂就餐 到地下餐廳用餐 午餐時到前臺領(lǐng)取餐卷 報道時到業(yè)務(wù)支持部領(lǐng)取飯卡 是否是新員工 早7：30開門，準備好打卡機 切斷電源，保留消防電源及照明 發(fā)現(xiàn)問題立即解決，重大問題迅速向主管上報 門、窗檢查關(guān)閉；財務(wù)室檢查；電源、火源檢查 巡查：下班后1小時加班需要簽字備案，不得留宿任何人員 每小時巡查一次 門口須有人值班 門口須有人值班作好巡查記錄，攜物得有出門條 工作時間 8小時以外 結(jié)束 向來賓介紹簽字要求 符合要求 客戶進入辦公區(qū)須簽字 每天巡查外部兩次，及時發(fā)現(xiàn)問題 午餐時辦公區(qū)巡視，加強防范工作 下班前準備好打卡機 18：00時前開始檢查各處死角、紙簍，杜絕非正?；鹪?〈保安員崗位職責〉 開始 保安員 結(jié) 束 1. 填寫《固定資產(chǎn)收貨單》 2. 資產(chǎn)卡片上簽字確認。 申請部門辦理領(lǐng)用手續(xù) 時間：3個工作日 負責人：林鵬 業(yè)務(wù)支持部按申請采購 調(diào)整《部門剩余額度》 Y Y Y 參照《部門剩余額度》 填寫采購申請單 參照《IT類個人固定資產(chǎn)領(lǐng)用標準》 結(jié) 束 N 企劃辦審批 提交額度增補報告 N 是否有采購額度 N 修改設(shè)備配置 配置是否符合規(guī)定 開 始 完成時間 費用標準 配套設(shè)施 不符合要求 結(jié)束 追蹤使用效果，記錄反饋意見 符合要求，投入使用 配套方案交部門接口人確認后執(zhí)行。 1. 不帶裝修一周完成 2. 簡易裝修兩周完成 3. 整體裝修30-40天完成 4. （電力增容及外部因素具體商議） 支付部門驗收 數(shù)量、品質(zhì) 時間、費用 接口人 面積 家具 設(shè)備 電力 網(wǎng)絡(luò) 交通 落實需求 物業(yè)部接收申請核對需求 部門報汽化辦總經(jīng)理批準 經(jīng)部門總經(jīng)理審核簽字批準 參加《辦公區(qū)裝修申請執(zhí)行管理辦法》 申請部門提交需求報告 開始 結(jié)束 對合理要求，進行調(diào)整補充 每周征求員工意見 參照《綠化管理辦法》 《飲水管理辦法》 廠家按時提供水源驗證證明 水制檢查：每半年一次，達到用水標準 飲水斷水一次后更換供應(yīng)商 飲水：不斷水、不空桶 綠化解決不了提出警告三次后更換供應(yīng)商 綠化問題：發(fā)現(xiàn)后一周內(nèi)解決。 出現(xiàn)問題 綠化每天檢查一次 飲水每小時巡查一次 開始 結(jié)束 公司同意支付費用的，客戶退房后統(tǒng)一辦理 員工入住 費用自理 總經(jīng)理審批 公司支付費用的客戶 電話、傳真通知協(xié)議單位 符合條件，2小時內(nèi)反饋 不符合條件 是否符合條件 《住宿管理辦法》 確認住宿飯店時間、天數(shù) 核查費用標準 填寫住宿申請表 部門提出申請 開始 開始 提出正規(guī)書面申請 提出需求申請 申請部門總經(jīng)理審批 參照《部門剩余額度》 是否有采購額度 企劃辦審批 神州集團相關(guān)部門審批 辦理固資申購手續(xù) 固定資產(chǎn) 低值易耗 結(jié)束 費用分攤至使用部門 通知申請部門簽字提貨，辦理領(lǐng)用手續(xù) 資產(chǎn)管理員備案、采購 資產(chǎn)管理員核查歸屬范圍 重新核查通過 結(jié)束 放行 作好記錄 問題不清 重新填寫出門條 數(shù)量、物品不符 核查物品、數(shù)量 發(fā)現(xiàn)情況 勸阻不得出門 無故不填寫 要求填寫出門條 保安員24小時值班[pic] 開始 結(jié)束 修理完畢 及時反饋處理結(jié)果 3日內(nèi)修復(fù)（無配件情況另儀） 較大故障爭取當日處理 小問題當時解決 與維修人員聯(lián)系 空調(diào)系統(tǒng) 照明、辦公用電 發(fā)現(xiàn)問題 與科貿(mào)物業(yè)聯(lián)系 發(fā)現(xiàn)問題 科貿(mào)辦公區(qū) 希格瑪辦公區(qū) 填寫領(lǐng)用申請并領(lǐng)用 保安員每小時巡查一次 與希格瑪物業(yè)聯(lián)系 小問題當時解決 較大故障爭取當日處理 《巡檢記錄》 每日對辦公區(qū)進行巡檢，作好記錄 開始
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