??管理程序
記錄管理程序 1目的范圍 對質(zhì)量、環(huán)境及OHS管理體系所要求的記錄予以控制，本程序適用于為證明產(chǎn)品符合要求 和質(zhì)量、 環(huán)境及OHS管理體系的有效運(yùn)行的所有記錄。 2職 責(zé) 2．1總裁辦負(fù)責(zé)所有記錄管理工作的具體指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 2．2各單位辦公室負(fù)責(zé)管理本單位產(chǎn)生的各種記錄。 2．3總裁辦每季度對各單位質(zhì)量、環(huán)境及OHS記錄的編號、填寫、收集、保存、查(借)閱 、復(fù)制、更 改、f刁檔、處理等情況進(jìn)行檢查。 2．4各單位辦公室每季度對其下級部門的質(zhì)量、環(huán)境及OHS記錄的編號、填寫、收集、保 存、查(借) 閱、復(fù)制、更改、y刁檔、處理等情況進(jìn)行檢查。 3工作程序 3．1，搬辦負(fù)競電擬洞攻／淅5擁的所有昭控質(zhì)量／環(huán)勞OHS記和薩嘲。 3．2各單位辦公室負(fù)責(zé)建立本單位現(xiàn)場使用的所有《受控質(zhì)量／環(huán)境／0HS記錄清單趴 3．3各單位下級部門文件資料管理員負(fù)責(zé)建立本部門現(xiàn)場使用所有《受控質(zhì)量／環(huán)境／0 HS記錄清單趴 3．4記錄管理流程圖： 孑；—)記禾的編虧 嚴(yán)格執(zhí)行《文件資料編號規(guī)定凱 3．6記錄的填寫 3．6．1填寫記錄時，要嚴(yán)格按規(guī)定格式用圓珠筆或鋼筆填寫，且要及時、真實、準(zhǔn)確、 內(nèi)容完整、字 跡清晰，不得隨意涂改． 3．6．2若有不能或無需填寫的項目，應(yīng)將該項目用單線劃去(以電子郵件形式傳遞的記 錄除外)． 3．6．3若有填寫錯誤可劃改，并在劃改處加蓋更改人的手章． 3．6．4各種記錄必要時需由相關(guān)責(zé)任人與負(fù)責(zé)人的印章或簽名。 3．7記錄的更改、換版、作廢、銷毀與歸檔 3．7．1各單位可根據(jù)工作需要對本單位使用的記錄格式提出更改，并在更改記錄生效即 日起廢止原記 錄，具體執(zhí)行《文件資料控制具體實施辦法》有關(guān)文件更改的規(guī)定。 3．7．2若記錄超過保存期或有特殊情況需要銷毀時，由土管部門文件資料管理員填寫《 文件處理單》， 經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，由文件資料管理員執(zhí)行銷毀。 3．7．3若有特殊原因仍需保存的記錄，由主管部門文件資料管理員填寫帕件處哩／糊， 經(jīng)部門負(fù)責(zé)／＼審核 后，移交公司檔案室繼續(xù)歸檔保存。 3．7．4各單位編制的質(zhì)量、環(huán)境及OHS記錄格式， 由主管部門負(fù)責(zé)人審核，主管單位第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) 后生效，且交檔案室備案。 3．8記錄的收集 各單位及使用部門隨時對本單位或本部門的記錄進(jìn)行收集、整理，并按《受控質(zhì)量／環(huán)境 ／0HS記錄清 單》規(guī)定的期y醒桁保存或銷毀。 3．9記錄的保存、查(借)閱、復(fù)制 3．9．1各單位或部門必須將現(xiàn)場使用記錄分類后，依據(jù)日期順序整理好，存放在干燥、 通風(fēng)的環(huán)境中， 以防止變質(zhì)、受損或丟失。 3．9．2記錄的查(借)閱或復(fù)制必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行，同時由文件資料管理員 填寫《文件 查(借)閱／復(fù)制登記表》，作好查(借)閱或復(fù)制登記。 3．9．3若合同中有特殊規(guī)定時，顧客或經(jīng)銷商可在商定期內(nèi)查(借)閱或復(fù)制質(zhì)量、環(huán)境 及OHS記錄， 并由主管部門文件資料管理員填寫《文件查(借)閱／復(fù)制登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核， 管理者代表批 準(zhǔn)后方可查(借)閱或復(fù)制。 4相關(guān)文件 《文件資料控制具體實施辦法》 《文件資料編號規(guī)定》 《質(zhì)量記錄控制具體實施辦法》 5記 錄 《文件處理單》 《文件更改(申請)通知單》 《受控質(zhì)量／環(huán)境／0HS記錄清單》 《文件查(借)閱／復(fù)制登記表》 起草人： 閆孟新 審批人：雷永勝 生效時間：2002／8／20
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