記錄控制程序
|程序文件 | B4.2-3記錄控制程序 |版次/修訂狀態(tài)：A/0 | | |第 1 頁 共 3 頁 | | | | |日期：2003.7.18 | |1目的 | |用記錄證實(shí)產(chǎn)品質(zhì)量符合規(guī)定要求，質(zhì)量體系運(yùn)行有效及實(shí)施必要的追溯。 | |2 范圍 | |本程序適用于本公司質(zhì)量體系運(yùn)行，產(chǎn)品質(zhì)量驗(yàn)證和來自供方記錄的控制。 | |3 職責(zé) | |3.1 供銷科負(fù)責(zé) | |供方記錄的長(zhǎng)期歸檔保管。 | |3.2 生產(chǎn)技術(shù)科負(fù)責(zé) | |生產(chǎn)技術(shù)記錄的歸檔保管。 | |3.3 檢驗(yàn)科負(fù)責(zé) | |檢驗(yàn)記錄的歸檔保管。 | |3.4 辦公室負(fù)責(zé) | |a.）全廠記錄的統(tǒng)一控制； | |b）.除上述3.1~3.3以外的全廠質(zhì)量活動(dòng)記錄的收集及長(zhǎng)期歸檔管理； | |3.5 質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)記錄控制的全面領(lǐng)導(dǎo)。 | |4 程序 | |4.1記錄的標(biāo)識(shí)、編號(hào)、發(fā)放、更改及其文件格式 | |4.1.1各部門負(fù)責(zé)人組織有關(guān)人員編制本部門控制條款所需記錄的文件 | |格式并予以審閱 | |4.1.2記錄發(fā)放時(shí)經(jīng)辦公室統(tǒng)一印制，不再登記，當(dāng)記錄填寫后須按文件發(fā)放時(shí)，| |執(zhí)行《文件控制程序》。 | |4.1.3辦公室對(duì)所有記錄編號(hào)、更改、作廢銷毀時(shí)均執(zhí)行《文件控制程序》，并填寫| |其中記錄。 | |4.2記錄的填寫及填寫失誤的更改 | |4.2.1填寫應(yīng)做到： | |a）不得使用鉛筆填寫； | |b）字跡工整，清晰，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、計(jì)量單位準(zhǔn)確； | |c）各個(gè)欄目的文字含義明確，具有可追溯性； | |d）有效數(shù)字位數(shù)完整，計(jì)算公式、給定常數(shù)齊全，使用依據(jù)明確有效； | |e）活動(dòng)的日期及其責(zé)任人、審批人簽字齊全且符合程序文件的規(guī)定； | |f）記錄的頁次應(yīng)予以明示； | |g）必要時(shí)，應(yīng)標(biāo)注相關(guān)的附件名稱及其份數(shù)。 | |4.2.2填寫失誤的更改 | |a）填寫失誤時(shí)不得涂抹，不得在原有文字上進(jìn)行更改； | |b）應(yīng)將錯(cuò)誤的內(nèi)容劃一斜杠，在其附近空白處填寫正確的內(nèi)容，然后應(yīng)注明更改| |人的姓名及更改日期。 | | | | | |4.3記錄的保管 | | | |4.3.1記錄的保管分現(xiàn)場(chǎng)保管、部門保管和歸檔保管三種形式。 | 4.3.2記錄的保管部門、人員及責(zé)任 a）現(xiàn)場(chǎng)保管由記錄的填寫人予以承擔(dān)應(yīng)保障其可靠及有效傳遞； b）部門保管由各部門的文件管理員予以承擔(dān)，每月將現(xiàn)場(chǎng)使用完畢的質(zhì)量記錄從現(xiàn)場(chǎng)收 回，裝訂成冊(cè)，按期歸檔。對(duì)于本部門長(zhǎng)期保管的記錄應(yīng)進(jìn)行編目登記，填寫“記錄保管 登記表”，并按程序文件規(guī)定的日期予以歸檔。應(yīng)保障其有效使用和齊全完整； c）歸檔保管應(yīng)按4.3.3規(guī)定的部門及人員予以承擔(dān)并按本程序?qū)嵤w檔保管的要求，各 類記錄按《記錄控制清單及保存期限》規(guī)定保管期限。歸檔保管的記錄應(yīng)由其責(zé)任人填寫 “文件發(fā)放及運(yùn)行狀態(tài)登記表”，應(yīng)保持登記內(nèi)容及份數(shù)與實(shí)物相符。不同用途、不同部 門、不同載體的記錄應(yīng)適當(dāng)區(qū)別存放及保管。 4.3.3記錄歸檔保管的分工 a）供銷科的文件管理員負(fù)責(zé)全廠供方記錄的長(zhǎng)期歸檔保管； b）辦公室的文件管理員負(fù)責(zé)上述a.規(guī)定以外的其它質(zhì)量記錄的長(zhǎng)期歸檔保管。 4.3.4長(zhǎng)期歸檔保管質(zhì)量記錄的場(chǎng)所應(yīng)具有防潮濕、防鼠害及其它防止損害的環(huán)境條件。 存放質(zhì)量記錄的器具應(yīng)專物專用，不得將質(zhì)量記錄與其它資料、圖書、辦公用品等雜物 混放。當(dāng)質(zhì)量記錄利用計(jì)算機(jī)管理、以硬拷貝或電子媒體的形式貯存時(shí)，應(yīng)具有防病毒 感染，防磁等抗干擾的安全措施。 4.4記錄的查閱和借閱 4.4.1本廠人員因工作需要而查閱記錄時(shí)，由保管部門負(fù)責(zé)人同意后查閱。 4.4.2顧客或其代表查閱時(shí)，應(yīng)經(jīng)管理者代表同意，可指定人員引導(dǎo)，到該記錄保管部門 查閱，以可由保管部門提供復(fù)印件。 4.4.3第三方質(zhì)量體系審核查閱質(zhì)量記錄時(shí)，應(yīng)由質(zhì)量負(fù)責(zé)人通知?dú)w檔管理責(zé)任人提供。 4.4.4記錄的原件一般不得由各種查閱人員帶走，必要時(shí)內(nèi)部人員需經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)， 填寫《記錄借閱登記表》，并及時(shí)歸還，不得丟失。凡復(fù)印或抄錄質(zhì)量記錄時(shí)，應(yīng)在《記錄 借閱登記表》的相應(yīng)欄目中予以注明且經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由歸檔保管責(zé)任人負(fù)責(zé)原件的 提供并監(jiān)督其復(fù)印或抄錄的實(shí)施。 5 相關(guān)文件 a）C4.2.3《記錄控制清單及保存期限》 6 記錄 a）.D4.2.3-1《記錄保管登記表》 b）D4.2.3-2《記錄借閱登記表》
記錄控制程序