記錄控制程序DFCPQEOMS-44
1.目的 對DFCP的記錄進行有效的控制和管理，以保證能提供生產(chǎn)經(jīng)營管理活動有效運行的 提供客觀證據(jù)，為驗證和制定糾正和預防措施提供依據(jù)。 2.適用范圍 本程序適用于與產(chǎn)品質(zhì)量和體系運行有關(guān)的記錄控制，包括來自供應商的記錄控制 。 3.引用文件 ISO/TS16949：2002《質(zhì)量管理體系 汽車行業(yè)生產(chǎn)性和相關(guān)服務性零件組織應用ISO9001：2000的特定要求》 GB/T24001－1996《環(huán)境管理體系 規(guī)范及使用指南》 OHSAS18001-2001《職業(yè)健康安全管理體系 規(guī)范》 4.術(shù)語 無 5.職責 5.1綜合管理部負責記錄的標識管理，并指導各部門建立、保存和管理有關(guān)記錄。 5.2各部門負責按本程序規(guī)定的要求對本部門或本系統(tǒng)的記錄進行控制。 6.工作流程 |責任單位 |工作內(nèi)容 |記錄 | |各單位 |6.1根據(jù)體系運行的要求，編制記錄和表格，經(jīng)相關(guān)人員審 | | | |核、批準后分發(fā)實施；其中表格的設計由各單位領(lǐng)導審核，| | | |主管經(jīng)理批準后，由綜合管理部統(tǒng)一編號；記錄的保存期限| | | |結(jié)合記錄的用途、國家法律法規(guī)要求和檔案管理的要求設定| | | |。 | | | |6.2對來自供應商的相關(guān)記錄，由歸口部門按原格式予以分 | | | |類編目和保存。 | | | |6.3各種記錄和表格都應有名稱、編號、頁碼、版本號等識 | | | |別標識，綜合管理部統(tǒng)一按如下規(guī)則進行編號： | | | |DFCP(公司代號) XX 各部（室）簡稱 XXX 記錄順序號 A | | | |版號 | | |各單位 |6.4記錄清單，收集匯總記錄，編制“受控文件/記錄清單， |記錄清單 | | |經(jīng)部長審核、主管經(jīng)理批準后，發(fā)放實施 | | | |6.5每年進行一次記錄清單有效評估 | | |各單位 |6.6記錄的填寫要求： | | | |記錄要按規(guī)定要求填寫，確保記錄的真實、完整、字跡清晰| | | |、準確、可追溯； | | | |記錄表格一經(jīng)填寫完成，原則上不允許任何部門或個人涂改| | | |，以確保其原始性、可追溯性和證明作用，并為制定糾正/ | | | |預防措施提供依據(jù)。如系筆誤或經(jīng)證實原有記錄不準確，可| | | |在原始記錄表格上采用“劃改”并蓋章或簽名形式進行更改，| | | |但應保留原有記錄表格的可識別性；凡涂、貼、刮方式改動| | | |的記錄表格一律作廢。 | | | |填寫記錄時，一律用鋼筆/簽字筆/圓珠筆填寫。填寫時字跡| | | |要清晰、整齊、能準確識別，填寫人員簽名時必須填寫全名| | | |。 | | |綜合管理部 |6.7記錄表格的印制：記錄原則上采用表格方式（特殊情況 | | | |除外）填寫，記錄必須有規(guī)定的編號，表格中一般應設制編| | | |制、審核、批準及日期欄目。各程序規(guī)定的記錄表格及各部| | | |門（包括本系統(tǒng)）用的記錄表格均在每年10—11月份，將下 | | | |年度記錄表格的需求計劃經(jīng)部門領(lǐng)導簽字后交綜合管理部，| | | |由其編制記錄表格需求計劃，交采購部實施。 | | |各相關(guān)部門 |6.8記錄分析評估和分發(fā)：對采購、銷售、生產(chǎn)和檢驗及供 | | | |應商和顧客的記錄，記錄人員要及時進行分析評估，分析質(zhì)| | | |量數(shù)據(jù)的趨勢和潛在問題，并將存在的不合格和可疑異常情| | | |況及時報告本部門領(lǐng)導及相關(guān)部門，以便及時采取糾正和預| | | |防措施；必要時將相關(guān)記錄提供給顧客。 | | |各相關(guān)部門 |6.9記錄的收集、歸檔： | | | |各部門按體系文件規(guī)定形成的記錄，由各類人員負責填寫，| | | |經(jīng)審核后，按規(guī)定的時間和要求向有關(guān)部門或人員傳遞。 | | | |各記錄保存的部門負責收集和管理體系文件規(guī)定而形成的記| | | |錄，按月進行分類匯總，裝訂要整齊、結(jié)實、美觀，便于檢| | | |索，并進行分析。 | | | |各部門要將記錄貯存在資料柜中，做好防火、防盜、防潮、| | | |防光、防塵、防有害生物、防污染等工作。 | | |各部門 |6.10記錄的查閱/借閱： | | | |查閱/借閱記錄必須經(jīng)記錄管理人員同意后，方可查閱/借閱| | | |。與欲查閱的記錄內(nèi)容無直接關(guān)系的人員，無權(quán)查閱/借閱 | | | |。 | | | |原則上只限在保管處查閱記錄，外借必須填寫“記錄借閱單”| | | |，經(jīng)記錄保管部門領(lǐng)導批準后方可借閱。 | | | |查閱/借閱人員應愛護記錄，不準在記錄上私自涂改和撕毀 | | | |，保護記錄的完整和清潔，由各部門負責對借閱歸還的記錄| | | |進行檢查，檢查是否有拆頁、更改等情況發(fā)生，發(fā)現(xiàn)以上問| | | |題時，要追究其查閱/借閱者的責任。 | | | |顧客查閱記錄時，須經(jīng)記錄保管部門主管副總經(jīng)理批準后，| | | |方可辦理查閱手續(xù)，有關(guān)部門要為顧客或其代表提供必要的| | | |方便。 | | | |體系審核時，各部門接到審核通知后，要向?qū)徍巳藛T及時提| | | |供需要檢查的記錄。 | | | |出于法律證實、處理質(zhì)量糾紛或其他目的的需要借閱記錄時| | | |，經(jīng)總經(jīng)理批準后，借閱人向記錄保管部門辦理借閱手續(xù)。| | |各部門 |6.11記錄的處置： | | | |超過保存期限的記錄，由各部門記錄管理人員提出記錄銷毀| | | |申請，填寫“記錄銷毀申請表”，經(jīng)部門領(lǐng)導批準后，由記錄| | | |管理人員執(zhí)行銷毀，部門領(lǐng)導進行監(jiān)銷。 | | | |記錄的處置方式為焚燒或粉碎。 | | 7.支持性文件 無 8.質(zhì)量記錄 |序號 |名稱 |保存期限 |編號 | |1 |記錄明細表 |長期 |DFCPZH010A | |2 |記錄表格增、減更改審批單 |五年 |DFCPZH012A | |3 |記錄借閱單 |三年 |DFCPZH013A | |4 |記錄銷毀申請單 |三年 |DFCPZH014A | | | | | | | | |更 | | | | | | |改 | | | | | | |記 | | | | | | |錄 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |標記 |處數(shù) |更改文件號 |簽字 |日期 | 批準：余銘星 審核：趙壽鵬 編制： 李永祥 日期：2003/6/29 日期：2003/6/28 日期：2003/6/12 記錄控制程序流程圖 ----------------------- 記錄編號 記錄種類 保存期限 保存部門 建立記錄清單 審批 實施記錄 分析利用 需要時提供給顧客 收集存檔 保存 保密 查閱 批準 不能提供 定期銷毀 永久保存
記錄控制程序DFCPQEOMS-44