集^F企~I的大行政體系
|集團企業(yè)的大行政體系 | | | | | | | | | | □北京納通投資有限公司 康紹勇 | | 現(xiàn)代企業(yè)向集團化發(fā)展是企業(yè)方向之一。但在發(fā)展過程中，企業(yè)對 | |于行政后勤部門的機構(gòu)設(shè)置、職能劃分卻缺乏明確性。本文旨在與廣大同| |行探討企業(yè)行政部門的職能、機構(gòu)設(shè)置、工作流程，以期對企業(yè)行政工作| |有所裨益。 | | 一、集團化企業(yè)的行政職能 | | 一般來說，企業(yè)設(shè)立行政管理部門的初衷往往是將主營業(yè)務(wù)（制造 | |、銷售、研發(fā)等）外的事務(wù)性工作剝離開來，使得企業(yè)的管理者能夠集中| |精力和時間做主營業(yè)務(wù)，保持業(yè)務(wù)的迅猛增長并提高市場競爭力。隨著企| |業(yè)的逐步發(fā)展壯大，又從行政中分離出市場、人力資源、客戶服務(wù)、售后| |服務(wù)等等專門機構(gòu)。 | | 不斷派生的專門機構(gòu)因為其職能的單一性而顯得重要，在企業(yè)中的 | |作用更加明顯，相形之下，作為“母體”的行政工作就日益顯得沒落，分出| |去的全部是相對重要的工作，留下來的純粹是事務(wù)性工作。因此對許多企| |業(yè)來說，行政工作似乎越來越?jīng)]有重要性可言，在管理者眼中，行政平日| |里的工作就是東修西補、保潔保安、收發(fā)個傳真和信件，工作雖不可或缺| |但也無關(guān)大局。 | | 這是對企業(yè)行政工作的偏見，真正意義上的企業(yè)行政全然不是這個 | |樣子。專門的行政管理部門，諸如辦公室、總經(jīng)理辦公室、行政人事部、| |行政部等等雖擔(dān)負著企業(yè)行政管理的組織實施、具體操作，但只是行政管| |理工作中的一個部分、一個環(huán)節(jié)，是整個行政管理系統(tǒng)中的一個小系統(tǒng)。| | 我們知道，企業(yè)需要具備四大功能：研發(fā)、市場、銷售，服務(wù)。企 | |業(yè)要實現(xiàn)這四個功能必須具備幾個保障：人、財、物、信息。這些保障主| |要來自三個部門：人力資源部門、財務(wù)部門、行政部門，三個部門各有一| |套復(fù)雜的運行規(guī)律，但相對而言人力資源和財務(wù)還是屬于比較專一的部門| |，職責(zé)面較小，行政部門應(yīng)該是三者里最大最復(fù)雜的部門，其職能也是最| |多的?？梢哉f，行政部門在行政管理體系擔(dān)負著企業(yè)的管理工作。企業(yè)中| |除行政管理之外的工作，都是某個方面的"業(yè)務(wù)"。行政管理體系推動和保| |證著企業(yè)的研發(fā)、市場、資金（財務(wù)）、經(jīng)營（銷售）、發(fā)展幾大塊業(yè)務(wù)| |的順利、有效進行和相互之間的協(xié)調(diào)。 | | 對集團企業(yè)的行政管理體系而言，其本身就是一個具體而微的小企 | |業(yè)。行政工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企業(yè)其他| |方面的業(yè)務(wù)。行政工作涉及到企業(yè)內(nèi)部上上下下、左左右右、里里外外的| |溝通和協(xié)調(diào)。行政管理的廣度涉及到整個集團的全部運作過程；行政管理| |的深度又涉及到許多局外人難以想象的細微末節(jié)；行政管理的重要是因為| |它是領(lǐng)導(dǎo)和各部門、眾員工之間的橋梁；行政管理的敏感是因為它涉及到| |每個成員的切身利益。 | | 行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。企業(yè)行政人員每天都 | |面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)。但這些事務(wù)只不過是行政管理這| |棵大樹上的枝枝葉葉而已。 | | 概括起來說，行政管理在企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能 | |。其中管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。行政管理的實質(zhì)就是服務(wù)| |。 | | 首先，行政部門不是停留在滿足于有效處理日常事務(wù)的層次，還應(yīng) | |該在公司的經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)文化等重大問題層次上有自己的思| |考，并且高屋建瓴地在實際工作中加以貫徹落實，成為領(lǐng)導(dǎo)不可缺少的" | |高參和臂膀"。這就要求行政部門的領(lǐng)導(dǎo)者不能滿足于做一個事務(wù)主義者 | |，而是要做一個有思想、敢創(chuàng)新、有沖力的領(lǐng)導(dǎo)者；換句話說，他不能僅| |僅滿足于做好一個戰(zhàn)術(shù)家，還要努力做好一個戰(zhàn)略家。只有有思想、懂戰(zhàn)| |略、敢創(chuàng)新、有沖力的人才能把行政工作做得更好，做得上檔次。 | | 再次，行政管理者不是簡單地以傳達命令、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。 | |行政部門在上與下、左與右、里與外的溝通，并在充分溝通的基礎(chǔ)上做好| |協(xié)調(diào)上實現(xiàn)行政“協(xié)調(diào)”的職能。 | | 最后，行政部門應(yīng)以服務(wù)為本，甘當(dāng)幕后英雄的角色。行政以服務(wù) | |于企業(yè)為最終目，行政部門的工作永遠不會成為企業(yè)關(guān)注的"中心"。不但| |不可能，而且不應(yīng)該。因為如果一個企業(yè)的關(guān)注點不幸竟在于行政部門，| |那只能說明行政工作做得實在太糟糕，影響了企業(yè)各方面的工作，影響了| |企業(yè)最終目的的實現(xiàn)，以致于引起大家的關(guān)注。 | | 行政管理的理想境界應(yīng)該是"潤物細無聲"，它象一部自動化程度很 | |高的機器，這頭原料(任務(wù))進去，那頭成品(結(jié)果)出來，其中的許許多多| |曲曲折折，都消化在行政體系之內(nèi)。 | | | |在“管理”上做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，在充分溝通的基礎(chǔ)上做好"協(xié)調(diào)"，在| |"服務(wù)"上當(dāng)好幕后英雄的境界，是行政工作的理想境界。 | | 二、集團化行政體系的搭建 | | | |為了做好紛繁復(fù)雜的行政工作，行政部門不能茫無頭緒地整天瞎忙,或是 | |被領(lǐng)導(dǎo)一會兒支到東，一會兒支到西,結(jié)果村村起火，處處冒煙，吃力不 | |討好，不知道自己整天都忙了些什么。 | | 行政部門應(yīng)該有"泰山崩于前而色不變"的定性，不管風(fēng)吹浪打，勝 | |似閑庭信步，有自己的主見，能夠根據(jù)事情的輕重緩急，做好安排，指揮| |若定。為了能達到這種境界，必須建立健全和認真執(zhí)行行政部門的各項管| |理制度、崗位責(zé)任制度、工作程序以及一系列規(guī)范化表格、圖表等，從而| |建立起行政部門的"法治"秩序。更重要的是，要培養(yǎng)出一支高素質(zhì)、高效| |率的行政人員隊伍；同時要搞好科學(xué)分工、管理層次和合理授權(quán)。一旦行| |政系統(tǒng)的一系列硬件(如辦公設(shè)施、生活設(shè)施)、軟件(如規(guī)章制度、工作 | |程序)、人員隊伍、分工協(xié)作和管理層次等等建立健全起來，整個行政管 | |理體系在很大程度上就會象一部自動機器一樣運轉(zhuǎn)，只在較少的場合才需| |要部門領(lǐng)導(dǎo)和上級領(lǐng)導(dǎo)輔以"人治"。 | | 一個企業(yè)的行政管理體系并不局限于企業(yè)的專門行政部門（如辦公 | |室、總經(jīng)理辦公室、行政人事部之類），因此集團化公司比較理想的行政| |體系是全面構(gòu)建行政事業(yè)部體制。以總經(jīng)理為最高首長、由行政副總分工| |負責(zé)、由專門行政部門具體實施、操作，其觸角深入到企業(yè)的各個部門和| |分支機構(gòu)內(nèi)部的方方面面的一個完整的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)。它的作用就是承擔(dān)著| |企業(yè)的全部行政管理工作，推動和保證著企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、市場、銷售| |、發(fā)展等幾大塊業(yè)務(wù)的順利、有效進行和相互之間的協(xié)調(diào)。 | | | |事業(yè)部下設(shè)幾個專門的機構(gòu)以實現(xiàn)其基本職能：（1）資產(chǎn)管理部：主要 | |職責(zé)是負責(zé)集團公司的固定資產(chǎn)管理、調(diào)配、報廢，也包含對企業(yè)無形資| |產(chǎn)的管理，實際上它是一個資源整合機構(gòu)；（2）采購事務(wù)部：負責(zé)集團 | |的戰(zhàn)略采購。集團越大，它的采購越需要專門的機構(gòu)和專業(yè)人員（3）交 | |通安保部：負責(zé)集團車輛管理、公共區(qū)域管理、消防、警衛(wèi)、內(nèi)保、監(jiān)控| |（4）工程服務(wù)部：負責(zé)集團日常修繕、自控、空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)、水電氣、機 | |房運行等（5）成本控制部：負責(zé)行政費用的記帳、支付、分攤；（6）客| |戶服務(wù)部：負責(zé)集團公司的客戶資料管理、客戶維護（7）公共關(guān)系部： | |負責(zé)集團公司的整體對外關(guān)系以及法律事務(wù)，包括與政府、行業(yè)、協(xié)會、| |群眾組織的關(guān)系維護、信息和情報工作； | | 上述部門的緊密協(xié)作完全實現(xiàn)集團企業(yè)的行政需求，并能夠高效率 | |運轉(zhuǎn)，使集團企業(yè)完全處于順暢運行之中。 | | 三、由小行政到大行政的成長 | | 集團企業(yè)行政體系的構(gòu)建并不一定要作到大而全，但其基本框架是 | |要自始至終保持的，公司小就采用主管制度，行政部經(jīng)理下設(shè)專職人員負| |責(zé)專項工作，逐步發(fā)展了就采用主管制度，在最后向事業(yè)部形式轉(zhuǎn)變，從| |而實現(xiàn)與企業(yè)規(guī)模相一致的增長速度。 | | 行政工作以不同的程度滲透到企業(yè)的各個部門和分支機構(gòu)，任何一 | |塊的工作都需要各個部門和分支機構(gòu)的協(xié)同作戰(zhàn)。正如前面所說，企業(yè)行| |政工作是企業(yè)整個行政系統(tǒng)的工作，而不僅僅是行政部門的工作。 | | 然而人們在這個問題上普遍有一個認識上的誤區(qū)，以為行政工作就 | |是行政部門的工作，技術(shù)工作就是技術(shù)部門的工作，銷售工作就是銷售部| |門的工作……。由此在集團企業(yè)內(nèi)眾多的分支機構(gòu)就順理成章地成立單獨的| |行政部門、技術(shù)部門、經(jīng)營部門、財務(wù)部門。 | | 這樣一種認識和安排在很多企業(yè)導(dǎo)致了一系列弊病。首先是各個部 | |門或分支機構(gòu)互為“獨立王國”，站在自己的立場說話和思考問題，沒有大| |局觀念和長遠眼光。這就使整個集團的協(xié)調(diào)、協(xié)作變得十分困難，動輒要| |請集團總經(jīng)理或董事長出面才勉為其難。 | | 其次是重復(fù)勞動的增多、資源的閑置和浪費、對外口徑和內(nèi)部工作 | |標準的不一致、工作效率的低下、權(quán)力與責(zé)任的過分集中、企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)| |人的壓力過大、中層管理人員及員工無全局感、無責(zé)任感、無積極性、無| |創(chuàng)造熱情、作風(fēng)疲塌，得過且過。 | | 為此，集團企業(yè)行政工作的成敗就是要實現(xiàn)從“小”到“大”的轉(zhuǎn)變。 | |如果我們把整個企業(yè)視為一個"大系統(tǒng)"的話，企業(yè)的各個部門和分支機構(gòu)| |就可以視為一個個“小系統(tǒng)”，在眾多"大"、"小"系統(tǒng)之間還有若干個"中 | |系統(tǒng)"，一般有行政管理系統(tǒng)、經(jīng)營銷售系統(tǒng)、技術(shù)研發(fā)系統(tǒng)、市場開發(fā) | |系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)，也就是前面所說的集團企業(yè)通常都有的| |"幾大塊"工作。但是，無論是用"塊塊"或"條條"來描述它們都不合適、不| |確切、不科學(xué)，因為它們其實是一個個系統(tǒng)、一個個網(wǎng)絡(luò)。 | | | |"大系統(tǒng)"包含了"中系統(tǒng)"和"小系統(tǒng)"；然而"中系統(tǒng)"卻不是包含著"小系 | |統(tǒng)"，而是將其觸角深入各個"小系統(tǒng)"之中。也就是說，"中系統(tǒng)" 與"小 | |系統(tǒng)"并不是包含關(guān)系，而是交叉關(guān)系。 | | 集團企業(yè)的“中系統(tǒng)”我們稱之為"大行政"、 | |"大市場"、"大技術(shù)"、"大財務(wù)"…… | | | |按照這樣的思路，在集團管理體制上應(yīng)該保證公司之間的"分工不分家"。| |集團公司的行政、人力資源、技術(shù)、市場、財務(wù)都應(yīng)是在總公司的領(lǐng)導(dǎo)下| |、統(tǒng)攬涉及全公司各部門、各分支機構(gòu)的"大行政"、"大技術(shù)"、"大市場"| |、"大財務(wù)"、的；不管涉及到哪個部門或哪個分支機構(gòu)，只要是"行政方 | |面"的事，都由行政統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和出面協(xié)調(diào)；只要是"市場方面"的事，都由 | |市場部門領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)，以此類推；大行政、大市場、大財務(wù)等等不管"部 | |門" 或“分支機構(gòu)”，而只管"方面"（即某一方面工作）。總公司則負責(zé)“ | |大行政、大市場、大財務(wù)”所代表的"各大塊"工作（即幾個"中系統(tǒng)"）之 | |間的協(xié)調(diào)。 | | 總公司統(tǒng)領(lǐng)著集團這個"大系統(tǒng)"，負責(zé)"大系統(tǒng)"中各個"中系統(tǒng)"之 | |間的協(xié)調(diào)；“大行政”統(tǒng)領(lǐng)著"行政中系統(tǒng)"，負責(zé)的是所分管...
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