高效會議管理技巧
高效會議管理技巧 內(nèi)容提要 第一講　當(dāng)今會議面面觀 第二講　會議效率不高的原因及解決方案 第三講　開會前的準(zhǔn)備工作 第四講　成功會議的五種策略 第五講　會議中的溝通與反饋技巧 第六講　主持人的會議管理技巧 第七講　如何對待會議中的意外情況 第八講　主持人與參會者的守則與責(zé)任 第九講　會議記錄 第十講　會后跟進(jìn) 第一講 當(dāng)今會議面面觀 【本講重點】 會議的意義 會議的目的 會議的種類 會議的頻率 會議成本的計算 [pic] 會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問 題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工 花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會 議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。 會議的意義 1．會議是一個集思廣益的渠道 [pic] 圖1-1 集思廣益圖 如上圖1- 1，會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從 而產(chǎn)生“金點子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。 2．會議顯示一個組織或一個部門的存在 會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種 小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會 受到質(zhì)疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。 [pic] 圖1-2 組織或部門與會議 3．會議是一種群體溝通的方式 開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展 ，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過Ｅ- mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝 通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通 習(xí)慣。 會議的目的 [pic] ◆開展有效的溝通 會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現(xiàn)有效溝通是會議的一個主要目的。 ◆傳達(dá)資訊 通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級或其他部 門的相關(guān)資訊。 ◆監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾 許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況 ，了解員工的工作進(jìn)度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào) 上下級以及員工之間的矛盾。 ◆達(dá)成協(xié)議與解決問題 達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個步驟，通過這6個步驟，最終實現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生 和問題的解決。 [pic] 圖1-3 達(dá)成協(xié)議與解決問題的6個步驟 ◆資源共享 利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。 ◆開發(fā)創(chuàng)意 開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構(gòu) 思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。 ◆激勵士氣 年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團結(jié)一心，朝著 一個方向共同努力。 ◆鞏固主管地位 經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會召開一些上下 協(xié)調(diào)會議，以此來強化自己的地位。 會議的種類 會議可以按照人數(shù)、開會方式和開會目的進(jìn)行分類，每一種分類都從一個方面反映了 會議的作用，每一種分類都與人們的實際需要、社會的不斷發(fā)展密切相關(guān)。 表1-1 會議的種類 |按人數(shù)分類 |按開會方式分 |按開會目的分類 | | |類 | | |● 團體會議 |● 面對面會議 |● 宣布人事安排、講解政 | |● 一對一會議|● 電話會議 |策的會議 | | |● 視頻會議 |● 當(dāng)眾表揚或批評別人的 | | | |會議 | | | |● 臨時處理突發(fā)事件的會 | | | |議 | | | |● 固定的團隊會議 | | | |● 集思廣益的會議 | 會議的頻率 每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利 用各種會議解決問題、達(dá)到目的。 1.固定的部門會議 [pic] 2.全體會議 [pic] 3.處理突發(fā)事件的會議 [pic] 4.一對一會議 [pic] 會議成本的計算 會議成本分為時間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。會議成本是非?？捎^的 一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。 1.會議的時間成本 [pic] 2.直接的會議成本 [pic] 3.效率損失成本 開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降 。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況 ： [pic] 【自檢】 請將下列相關(guān)選項用橫線連接起來。 A、固定的部門會議 ①至少每兩月一次 B、一對一會議 ②隨時 C、處理突發(fā)事件的會議 ③按需要 D、全體會議 ④至少每月一次 ◆見參考答案1-1 【本講總結(jié)】 從某種角度而言，世界是一個時時處處充滿會議的世界。高效的會議能幫助我們迅速 解決實踐中遇到的問題，然而低效率的會議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時間成本、直接成本 及效率成本的損失。 因此，每個人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以 及如何計算會議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識，才可能使每一次會議都“行之有效 ”。 【心得體會】 ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 第二講會議效率不高的原因及解決方案 【本講重點】 會議效率不高的原因及預(yù)防性管理 高效會議的八大特征 會議規(guī)范 會議效率不高的原因及預(yù)防性管理 1．會議的通病——效率不高 小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司 會議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。 [pic] 很多公司往往由于以下原因，開會效率低下： ◆公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開， 或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開。 ◆許多主管對于何時開會幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延 后或放棄參加其他會議。 ◆有些“必須到會”的員工，因為已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席 ，這使得會議討論很難進(jìn)行。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不 充分或者根本來不及準(zhǔn)備。 時下有一句很流行的話——“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話 可以改為“開會比較煩”。開會之所以煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的狀 況下進(jìn)行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡而言之，會議效率 不高。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。 2．會議效率不高的原因 會議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷 ”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準(zhǔn)備工作。 [pic] 表2-1 會議效率不高的原因及具體表現(xiàn) |項 次 |原因 |具體表現(xiàn) | |（1） |時間 |會議安排在即將午餐的時間， | | | |每個人都饑腸轆轆，無心開會 | | | |。 | |（2） |地點 |會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致 | | | |使會議被頻繁打斷，無法正常 | | | |進(jìn)行。 | |（3） |開會對象的選|必須出席會議的人未到，通知 | | |擇 |來的是一些可有可無的參加者 | | | |。 | |（4） |主持人的技能|會議主持人缺乏影響力、說服 | | | |力，被參會者牽著鼻子跑，無 | | | |法達(dá)到會議意圖。 | |（5） |參會者的技能|參會者發(fā)言混亂，既不知如何 | | | |表意，又不知如何引退，致使 | | | |會議失敗。 | |（6） |會議的準(zhǔn)備工|開會前沒有通知與會者相關(guān)事 | | |作 |宜，致使會議拖沓而無成效。 | |（7） |開會的原因、|開會的原因、目的和結(jié)果在會 | | |目的和結(jié)果 |議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確， | | | |致使會議毫無意義、宣告失敗 | | | |。 | 高效會議的八大特征 與低效率會議相對的就是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不 利因素。高效會議具有8大特征。 [pic] 建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特征一一列出，并隨時檢驗，充分做好 預(yù)防性管理，使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議。 會議規(guī)范 會議規(guī)范包含3個部分：會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本 身。 1．會議時間安排的規(guī)范 [pic] ◆上午8- 9點之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且 混亂，還需一段時間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員 工回應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的。 ◆上午9- 10點之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進(jìn)行一對一的會談，同樣 也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時機。 ◆上午10-12點或下午1- 3點之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點子、新方法。 ◆下午3- 5點之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬 上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。 2．會議規(guī)范本身 會議規(guī)范是指大家達(dá)成共識的會議守則。會議規(guī)范主要包括以下條款： ◆所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開 會時間。 ◆超過1小時的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。 ◆所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。 ◆準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。 ◆各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。 ◆所有與會者應(yīng)知道維護別人的尊嚴(yán)，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別 注意。 ◆意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。 ◆會議結(jié)束2-3天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。 ◆所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。 ◆必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。 3．固定的會議流程規(guī)范 [pic] 圖2-1 固定的會議規(guī)范流程 固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。 （1）一個中心 一個中心是指整個會議的議程。一個中心包括： ■ 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相 關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。 ■ 進(jìn)行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分 享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動；總結(jié)。 ■ 結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。 （2）兩個基本點 兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個 基本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。所以，一個規(guī)范的會 議流程必須包含會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作。會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作 具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。 【本講總結(jié)】 會議效率不高是當(dāng)前許多會議的現(xiàn)狀。因此，找出會議效率低下的原因就顯得格外重 要。通常有7大因素致使會議效率低下，針對這些因素，應(yīng)在會前充分做好預(yù)防性管理。 與此同時，清楚了解什么是高效會議、會議規(guī)范有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些 ，才能從正面引導(dǎo)我們?nèi)绾翁岣邥h的效率。 【心得體會】 ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________
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