高效會(huì)議管理技巧當(dāng)今會(huì)議面面觀
高效會(huì)議管理技巧當(dāng)今會(huì)議面面觀 【本講重點(diǎn)】 會(huì)議的意義 會(huì)議的目的 會(huì)議的種類 會(huì)議的頻率 會(huì)議成本的計(jì)算 [pic] 會(huì)議的主要目的就是解決問(wèn)題，但由于開(kāi)會(huì)技巧不佳或過(guò)于頻繁，不但無(wú)益于解決問(wèn) 題，反而使問(wèn)題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢(mèng)魘；員工 花太多時(shí)間在無(wú)效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會(huì) 議中高效率且有效果地解決問(wèn)題，是“高效會(huì)議管理技巧”的中心議題。 會(huì)議的意義 1．會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道 [pic] 圖1-1 集思廣益圖 如上圖1- 1，會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過(guò)會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從 而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開(kāi)會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。 2．會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門(mén)的存在 會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議，這兩個(gè)人也是一種 小型組織。沒(méi)有不開(kāi)會(huì)的組織或部門(mén)，一個(gè)組織或部門(mén)不召開(kāi)會(huì)議，它的存在價(jià)值就會(huì) 受到質(zhì)疑。因此，會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門(mén)的存在價(jià)值。 [pic] 圖1-2 組織或部門(mén)與會(huì)議 3．會(huì)議是一種群體溝通的方式 開(kāi)會(huì)很少是一對(duì)一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展 ，人們的溝通方式越來(lái)越多，現(xiàn)在人們可以通過(guò)Ｅ- mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任何其他溝 通方式都無(wú)法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通 習(xí)慣。 會(huì)議的目的 [pic] ◆開(kāi)展有效的溝通 會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。 ◆傳達(dá)資訊 通過(guò)會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說(shuō)向員工傳達(dá)來(lái)自上級(jí)或其他部 門(mén)的相關(guān)資訊。 ◆監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾 許多公司或部門(mén)的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況 ，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合”的、“面對(duì)面”的形式，來(lái)有效協(xié)調(diào) 上下級(jí)以及員工之間的矛盾。 ◆達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題 達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題一般要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟，通過(guò)這6個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生 和問(wèn)題的解決。 [pic] 圖1-3 達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題的6個(gè)步驟 ◆資源共享 利用開(kāi)會(huì)匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。 ◆開(kāi)發(fā)創(chuàng)意 開(kāi)發(fā)創(chuàng)意的會(huì)議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過(guò)舉行會(huì)議，形成新的構(gòu) 思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。 ◆激勵(lì)士氣 年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。這種會(huì)議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著 一個(gè)方向共同努力。 ◆鞏固主管地位 經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會(huì)召開(kāi)一些上下 協(xié)調(diào)會(huì)議，以此來(lái)強(qiáng)化自己的地位。 會(huì)議的種類 會(huì)議可以按照人數(shù)、開(kāi)會(huì)方式和開(kāi)會(huì)目的進(jìn)行分類，每一種分類都從一個(gè)方面反映了 會(huì)議的作用，每一種分類都與人們的實(shí)際需要、社會(huì)的不斷發(fā)展密切相關(guān)。 表1-1 會(huì)議的種類 |按人數(shù)分類 |按開(kāi)會(huì)方式分 |按開(kāi)會(huì)目的分類 | | |類 | | |● 團(tuán)體會(huì)議 |● 面對(duì)面會(huì)議 |● 宣布人事安排、講解政 | |● 一對(duì)一會(huì)議|● 電話會(huì)議 |策的會(huì)議 | | |● 視頻會(huì)議 |● 當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的 | | | |會(huì)議 | | | |● 臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì) | | | |議 | | | |● 固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議 | | | |● 集思廣益的會(huì)議 | 會(huì)議的頻率 每種會(huì)議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會(huì)議發(fā)生頻率，才能更高效地利 用各種會(huì)議解決問(wèn)題、達(dá)到目的。 1.固定的部門(mén)會(huì)議 [pic] 2.全體會(huì)議 [pic] 3.處理突發(fā)事件的會(huì)議 [pic] 4.一對(duì)一會(huì)議 [pic] 會(huì)議成本的計(jì)算 會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本3種。會(huì)議成本是非常可觀的 一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬(wàn)萬(wàn)不可等閑視之。 1.會(huì)議的時(shí)間成本 [pic] 2.直接的會(huì)議成本 [pic] 3.效率損失成本 開(kāi)會(huì)時(shí)，主管人員必須離開(kāi)自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降 。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況 ： [pic] 【自檢】 請(qǐng)將下列相關(guān)選項(xiàng)用橫線連接起來(lái)。 A、固定的部門(mén)會(huì)議 ①至少每?jī)稍乱淮?B、一對(duì)一會(huì)議 ②隨時(shí) C、處理突發(fā)事件的會(huì)議 ③按需要 D、全體會(huì)議 ④至少每月一次 ◆見(jiàn)參考答案1-1 【本講總結(jié)】 從某種角度而言，世界是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。高效的會(huì)議能幫助我們迅速 解決實(shí)踐中遇到的問(wèn)題，然而低效率的會(huì)議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時(shí)間成本、直接成本 及效率成本的損失。 因此，每個(gè)人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會(huì)議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以 及如何計(jì)算會(huì)議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識(shí)，才可能使每一次會(huì)議都“行之有效 ”。 【心得體會(huì)】 ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 第二講會(huì)議效率不高的原因及解決方案 【本講重點(diǎn)】 會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理 高效會(huì)議的八大特征 會(huì)議規(guī)范 會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理 1．會(huì)議的通病——效率不高 小王是一家公司的職員，他對(duì)公司會(huì)議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司 會(huì)議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。 [pic] 很多公司往往由于以下原因，開(kāi)會(huì)效率低下： ◆公司的主管都不知道何時(shí)是開(kāi)會(huì)的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會(huì)都安排在周五下午開(kāi)， 或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開(kāi)。 ◆許多主管對(duì)于何時(shí)開(kāi)會(huì)幾乎都不征詢員工的意見(jiàn)。這使得員工疲于奔命，甚至得延 后或放棄參加其他會(huì)議。 ◆有些“必須到會(huì)”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席 ，這使得會(huì)議討論很難進(jìn)行。而到場(chǎng)的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不 充分或者根本來(lái)不及準(zhǔn)備。 時(shí)下有一句很流行的話——“最近比較煩”，對(duì)太多像小王一樣的職場(chǎng)人士來(lái)說(shuō)，這句話 可以改為“開(kāi)會(huì)比較煩”。開(kāi)會(huì)之所以煩，用小王的話來(lái)說(shuō)，就是“會(huì)議常在毫無(wú)章法的狀 況下進(jìn)行，甚至毫無(wú)意義地延長(zhǎng)時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡(jiǎn)而言之，會(huì)議效率 不高。因此，尋找致使會(huì)議效率不高的原因就顯得格外重要。 2．會(huì)議效率不高的原因 會(huì)議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會(huì)議的“致命傷 ”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的準(zhǔn)備工作。 [pic] 表2-1 會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn) |項(xiàng) 次 |原因 |具體表現(xiàn) | |（1） |時(shí)間 |會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間， | | | |每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開(kāi)會(huì) | | | |。 | |（2） |地點(diǎn) |會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致 | | | |使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常 | | | |進(jìn)行。 | |（3） |開(kāi)會(huì)對(duì)象的選|必須出席會(huì)議的人未到，通知 | | |擇 |來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者 | | | |。 | |（4） |主持人的技能|會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服 | | | |力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú) | | | |法達(dá)到會(huì)議意圖。 | |（5） |參會(huì)者的技能|參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何 | | | |表意，又不知如何引退，致使 | | | |會(huì)議失敗。 | |（6） |會(huì)議的準(zhǔn)備工|開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事 | | |作 |宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。 | |（7） |開(kāi)會(huì)的原因、|開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì) | | |目的和結(jié)果 |議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確， | | | |致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗 | | | |。 | 高效會(huì)議的八大特征 與低效率會(huì)議相對(duì)的就是高效會(huì)議，高效會(huì)議充分克服了致使會(huì)議效率不高的種種不 利因素。高效會(huì)議具有8大特征。 [pic] 建議在正式召開(kāi)會(huì)議之前，將高效會(huì)議的8大特征一一列出，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好 預(yù)防性管理，使即將召開(kāi)的會(huì)議能夠成為真正意義上的高效會(huì)議。 會(huì)議規(guī)范 會(huì)議規(guī)范包含3個(gè)部分：會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會(huì)議流程規(guī)范以及會(huì)議規(guī)范本 身。 1．會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范 [pic] ◆上午8- 9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開(kāi)始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且 混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員 工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來(lái)看，是不現(xiàn)實(shí)的。 ◆上午9- 10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣 也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。 ◆上午10-12點(diǎn)或下午1- 3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。 ◆下午3- 5點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。這個(gè)時(shí)段的員工開(kāi)始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬 上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。 2．會(huì)議規(guī)范本身 會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則。會(huì)議規(guī)范主要包括以下條款： ◆所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參會(huì)人的開(kāi) 會(huì)時(shí)間。 ◆超過(guò)1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書(shū)面通知、議程表及相關(guān)資料。 ◆所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言。 ◆準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。 ◆各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。 ◆所有與會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會(huì)中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別 注意。 ◆意見(jiàn)不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。 ◆會(huì)議結(jié)束2-3天后，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。 ◆所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。 ◆必要時(shí)請(qǐng)第三方監(jiān)控，以保證會(huì)議質(zhì)量。 3．固定的會(huì)議流程規(guī)范 [pic] 圖2-1 固定的會(huì)議規(guī)范流程 固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。 （1）一個(gè)中心 一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程。一個(gè)中心包括： ■ 會(huì)議的開(kāi)始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間安排、相 關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。 ■ 進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分 享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。 ■ 結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。 （2）兩個(gè)基本點(diǎn) 兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開(kāi)始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè) 基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì) 議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作 具體包括寫(xiě)、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。 【本講總結(jié)】 會(huì)議效率不高是當(dāng)前許多會(huì)議的現(xiàn)狀。因此，找出會(huì)議效率低下的原因就顯得格外重 要。通常有7大因素致使會(huì)議效率低下，針對(duì)這些因素，應(yīng)在會(huì)前充分做好預(yù)防性管理。 與此同時(shí)，清楚了解什么是高效會(huì)議、會(huì)議規(guī)范有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些 ，才能從正面引導(dǎo)我們?nèi)绾翁岣邥?huì)議的效率。 【心得體會(huì)】 ____________________________________________________________ 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高效會(huì)議管理技巧當(dāng)今會(huì)議面面觀