有效的商務(wù)文件
一、 書面交流

（一） 書面用語(yǔ)在商務(wù)活動(dòng)中的重要性及其影響
商務(wù)信函與商務(wù)電話的對(duì)比，商務(wù)信函的優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在以下方面：
（一）易于表述事實(shí)和意見； （二）適合傳達(dá)困難的或復(fù)雜的信息；
（三）可以存檔、回顧； （四）發(fā)送前可以審查、修改；

商務(wù)信函的劣勢(shì)，具體表現(xiàn)在以下方面：
（一）耗費(fèi)時(shí)間； （二）缺乏反饋，或反饋太慢； （三）缺少個(gè)性；
（四）缺少非語(yǔ)言交流； （五）交流結(jié)果可能是單向的，或無效的。

（二） 在寫商務(wù)文件之前計(jì)劃、調(diào)查、收集和處理資料的重要性
準(zhǔn)備一封商務(wù)信件，請(qǐng)回答以下問題：
一、在寫信之前，必須回答以下方面：
1．信件的主題是什么？ 2．您為什么寫這封信？ 3．信的讀者是誰(shuí)？ 4．讀者對(duì)信的主題已經(jīng)了解了多少？還需要知道什么？
二、信寫完畢之后，你的信必須達(dá)到以下方面的要求。
1．清楚 2．按邏輯順序排列； 3．語(yǔ)法正確； 4．沒有行話和俚語(yǔ)； 5．語(yǔ)言簡(jiǎn)單明了；6．惹人喜愛，有禮貌、有意；7．準(zhǔn)確；8．完整；9．迅捷

（三） 了解和采用對(duì)企業(yè)適用的標(biāo)準(zhǔn)公文格式和標(biāo)識(shí)
書面交流的優(yōu)勢(shì)？
（1）適合事實(shí)和意見。 （2）適合困難的或復(fù)雜的信息，可以進(jìn)行回顧。
（3）如果需要進(jìn)行書面形式存檔時(shí)，書面交流更加有效。
（4）既可以寫，也可以口述。 （5）在發(fā)送之前，可以進(jìn)行仔細(xì)的計(jì)劃和考慮。 （6）在發(fā)送前，可以剔除錯(cuò)誤。

書面交流的缺點(diǎn)表現(xiàn)在哪些方面？
（1）更耗時(shí)（2）反饋信息不存在或者太慢（3）缺少有助于理解的非語(yǔ)言暗示。 （4）有些人不會(huì)或不愿意看信。 （5）你永遠(yuǎn)不知道你的信是否被讀過。 （6）缺少熱情和個(gè)性。

口頭交流的優(yōu)點(diǎn)
（1）更適合表達(dá)感覺和感情。 （2）更加個(gè)人化個(gè)性化。 （3）可以有更多的反應(yīng)和交流。 （4）可以有更大的影響力。 （5）一般來說成本較低。 （6）可以根據(jù)反饋和非語(yǔ)言的暗示進(jìn)行改正或調(diào)整。

口頭交流的劣勢(shì)？
（1）在說話時(shí)進(jìn)行思考比較困難。 （2）話一出口就不可能更改。
（3）有些人看起來是在聽，其實(shí)是充耳不聞，對(duì)大群的聽眾效果更難以判斷。

關(guān)于傳真的優(yōu)缺點(diǎn)
（1）節(jié)省時(shí)間，特別是在與國(guó)外客戶聯(lián)系時(shí)，寫信可能需要好幾天，這時(shí)傳真就顯得極為迅速。 （2）節(jié)省費(fèi)用。尤其是與寫信相比，傳真的費(fèi)用較低。 （3）可以采用比信函更隨便的方式。 （4）能使對(duì)方更快地做出反應(yīng)。
注意傳真也不能完全代替商務(wù)信函，由于法律上的原因以及與公眾聯(lián)系的特殊情況，信函仍然是交流過程中十分必要的。

關(guān)于書面交流的主要方法和用途？
第一種，報(bào)告，報(bào)告被用來正式陳述事實(shí)性的信息，通常針對(duì)特定的讀者。
第二種，辦公室通告，這種方法適用于組織內(nèi)部的低成本的大眾傳播。
第三種，備忘錄，備忘錄適用于與大量讀者間的低成本的內(nèi)部交流。
第四種，表格，表格被用于有條理的傳遞信息，尤其是需要闡述或提供對(duì)比時(shí)。 第五種，預(yù)備好的表格，這種表格用于傳遞格式相同的例行公事的信息，在組織內(nèi)或組織外均可使用。
第六種，公務(wù)信件，這種方法用于與外單位傳遞信息。
第七種，辦公室實(shí)事通訊，這種方法適合組織內(nèi)的大眾傳播。
第八種，指導(dǎo)，指導(dǎo)用于提供有關(guān)明確步驟的信息。

組織與更廣泛的外部對(duì)象交流也要用到很多方法，以下是幾種主要的交流方式：
第一種，通訊社消息，這種辦法用來傳遞信息給出版社，電臺(tái)或電視臺(tái)。
第二種，郵寄廣告，屬于組織外的大眾傳播方法，通常是針對(duì)客戶的。
第三種，廣告，廣告也屬于大眾傳播方法，通常是針對(duì)組織外的某一個(gè)具體的市場(chǎng)。

二、 信函
（一） 有效書寫信函的知識(shí)和技能
（二） 正式和非正式信件
（三） 根據(jù)各種商務(wù)情況設(shè)計(jì)信函
關(guān)于常用商務(wù)書信的格式。
第一種，關(guān)于書寫介紹信。介紹信是用來介紹公司企業(yè)派遣人員的姓名、年齡、身分、接洽事項(xiàng)等情況的一種應(yīng)用文體，具有介紹證明的作用。例如，下面是一封介紹信。
　　　　　　　　　　　　　　　介紹信
張明總經(jīng)理：
　　茲有我公司業(yè)務(wù)主管李維雄先生前往貴公司購(gòu)買Win95軟件事宜，請(qǐng)接洽為盼。
致
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　李張翔
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 某年某月某日大明汽車公司
（蓋章）
在撰寫介紹信時(shí)，應(yīng)注意：
（1）寫持介紹信者的真實(shí)姓名、身分。
（2）接洽和聯(lián)系的事項(xiàng)要寫得簡(jiǎn)明扼要，辦什么事就寫什么事，與此無關(guān)的就不寫。
（3）書寫工整，不得任意涂改，否則對(duì)方可以不予接待。

第二種，關(guān)于書寫證明信。證明信是以公司、企業(yè)、團(tuán)體、個(gè)人的名義證明某人的身分、經(jīng)歷或證明有關(guān)事件的真實(shí)情況的專用書信，其內(nèi)容應(yīng)絕對(duì)真實(shí)可靠，在開具證明時(shí)，應(yīng)審慎行事，例如下面是一封證明信。
　　　　　　　　　　　　　　　　證明信
市人事局：
郝明先生原是我公司職員， 1990年7月至1998年8月在我公司業(yè)務(wù)部工作，工作努力，業(yè)績(jī)出色，沒有違紀(jì)記錄，離職出于自愿，特此證明。
天寶飲料公司
1998年9月
此外，還有一種個(gè)人證明某人某事真實(shí)情況的證明信。這種證明信由個(gè)人書寫，內(nèi)容完全由個(gè)人負(fù)責(zé)，其格式與組織名譽(yù)所寫的基本相同，只是證明信的末尾，必須由寫證明信者所在單位簽署的意見。

第三種，關(guān)于書寫致謝函。
致謝函是向?qū)Ψ降暮靡?，表示感謝的函件。致謝函的寫法依據(jù)對(duì)方好意的程度以及對(duì)方和本公司和個(gè)人關(guān)系的深淺而有所不同。在書寫時(shí)，要先了解情況，然后再下筆，一定要謹(jǐn)慎、細(xì)致。
下面是一封致謝函的實(shí)例。
致謝函
某某公司某某部經(jīng)理先生：
　　敬啟者祝公司大展鴻圖，這次請(qǐng)您了解了某某商品市場(chǎng)情況，承蒙您在百忙之中做深入的調(diào)查了解，實(shí)在不盛感激。關(guān)于某某商品價(jià)格，待我公司調(diào)整修正以后再函告您。希今后加強(qiáng)往來，并請(qǐng)給予大力支持，特此書面表達(dá)感謝之意。
此致
敬禮
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 某某敬上
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 某年某月某日

此外，在商務(wù)交流過程中，還經(jīng)常使用傳達(dá)商務(wù)往來重要問題的函件，因?yàn)榻^大多數(shù)的商務(wù)往來，是以函件為主，其主要的一些數(shù)據(jù)、實(shí)現(xiàn)往往要求準(zhǔn)確無誤，往來的雙方也常常把對(duì)方的函件作為下一步簽約或攤牌的依據(jù)。函件的重要性由此可見一般，因此，在撰寫此類函件時(shí)，一定要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明傳達(dá)商務(wù)往來重要問題的函件種類繁多，以下是常用的函件形式：

第一類第一例，關(guān)于詢問及推銷信函。
這里的第一種，關(guān)于查詢函，具體的寫作方法是：
某某公司某某經(jīng)理先生：
　　敬啟者最近我公司接到貴府某某公司來函，定購(gòu)大量貨物，該公司地址隨函附上，因?yàn)榕c該公司第一次交易，B公司不知其資訊及經(jīng)濟(jì)狀況如何？愿請(qǐng)貴公司代請(qǐng)查明敬告。貴公司所提供情報(bào)，B公司嚴(yán)守秘密。今后若有同類情況，B公司愿作同樣之效勞。
某某公司經(jīng)理某某
某年某月某日
第二種 申請(qǐng)記帳函
具體可以看下面的實(shí)例，
某某某商行：
　　敬啟者數(shù)日以來，我公司向貴商行購(gòu)買之貨物，均是以貨到付款之方式辦理，為要求雙方便利起見，您申請(qǐng)開立銀行帳戶，所需資料及查詢事宜與貴行之通常賒賬期限請(qǐng)記告之。
　　 某某公司敬上
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　某年某月某日
第三種，關(guān)于將復(fù)定貨函具體的實(shí)例如下：
某某公司：
　　大函敬悉。在久疏音息之后，接老主顧之信函，格外高興，在此深表謝意。第27號(hào)辦公桌既可裝運(yùn)，35號(hào)辦公椅可在元月10日前運(yùn)出，元月底到達(dá)貴處，若貴公司認(rèn)為滿意，請(qǐng)寄函告以資確定。隨函附上本公司科技產(chǎn)品預(yù)告一份，希閑暇時(shí)閱覽。其中各種貨物都尚未上市，但望貴公司先行注意，以你做將來之計(jì)劃。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　某某辦公設(shè)備公司
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 某年某月某日
第二例，關(guān)于賬貨、函件，
這里的第一種：關(guān)于結(jié)帳、清單。具體和實(shí)例如下：
某某公司：
　　現(xiàn)一季度已屆滿，資寄上今查核的貴公司之季結(jié)算清單一份，共計(jì)1200元，量數(shù)無誤，此前供應(yīng)貴公司之物品，想必滿意，期待今后更密切的合作。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

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