怎樣成為一名出色的秘書(ppt)
成為一名出色的秘書
一名出色的秘書
具有良好的專業(yè)技能
提高公司的工作效率
減輕上司的工作負荷
享受更多的工作樂趣
秘書的工作職責(zé)
接待來訪客人
接聽各類電話
文檔資料管理
起草或協(xié)助起草各類文件
幫助上司安排工作行程，并及時記錄和提醒
各種會務(wù)安排及會議記錄
處理往來信函和傳真
上司和部門同事出差安排
辦公設(shè)備和物品的購置
Follow Up


秘書的素質(zhì)
保守機密
良好的文字處理能力
時間管理
個人形象
主動性和可靠性
準(zhǔn)確
隨機應(yīng)變
認同不同個性
冷靜處事
Follow Up
秘書的重要
現(xiàn)今社會, 一名出色的秘書不再僅限于做上司的助手, 他/她已經(jīng)承擔(dān)著一個部門溝通、協(xié)調(diào)的任務(wù)，成為整個機構(gòu)中不可缺少的角色。
保守機密
Secret Secretary ( 保守機密的人）
不向任何人透露所見所聞的公司機密信息：如財務(wù)報表、人事變動、內(nèi)部策略、銷售數(shù)據(jù)等, 包括自己的家人和朋友。
英文保密標(biāo)識：Confidential
Private
良好的文字處理能力
熟練使用電腦
掌握辦公文字應(yīng)用軟件：
Word、Excel、Powerpoint
中、英文文字使用能力
熟悉各種辦公文案格式
時間管理
你一直都覺得很忙嗎？
你能在被要求的時間內(nèi)準(zhǔn)時完成工作嗎？
你怎樣去處理緊急與重要的事情？
個人形象
員工所制造的印象就是公司的廣告
外人會從雇員的表現(xiàn)對機構(gòu)下判斷
每個人只有一次機會給人第一印象
個人形象內(nèi)容：
容貌、聲音、衣著、
動作、表情
主動性和可靠性
主動完善與工作相關(guān)的各種技能：如電腦、速記、寫作等
主動承擔(dān)更多的工作責(zé)任
不斷尋求更有效的工作方法
面對困難和問題，能獨立思考并找到相應(yīng)的解決方案
把自己的時間、想法和精力貢獻給團隊
準(zhǔn)確無誤
我們工作的準(zhǔn)確性會影響：
— 工作的進程
— 上司對我們工作能力的評估
— 上司和同事的信任
— 工作效率
隨機應(yīng)變
尋找不同的方法去適應(yīng)成長中的變化
不斷改進個人的工作習(xí)慣以適應(yīng)工作需要
對不期而至的改變要有充分的思想準(zhǔn)備
認同不同個性
學(xué)會與各種個性的人打交道
尊重他人的觀點及工作態(tài)度
與人和睦相處
不要對別人要求過高
容忍別人的不足
冷靜處事
始終保持平和的心態(tài)
勇于面對困難和挫折
從不以喜、惡示人
樂于助人
Follow Up
一件事情有始有終
跟綜事件的進程和結(jié)果
這是秘書工作的重要方法和習(xí)慣
你想成為怎樣的秘書？
A、“打印這個文件”、“復(fù)印那個文件”、
“把這些文件存檔”；
B、“這個文件要打印嗎？”“需要我去復(fù)印
嗎？”“需要我去復(fù)印嗎？”
C、“我準(zhǔn)備去打印這個文件”、“我要改變
這種存檔方式”
D、 她已完全知道怎樣安排自己的工作，上司已
不用去過問她的工作細節(jié)
E、 她已成為上司的得力助手，能幫助上司管理
好一切“后勤”支持工作

秘書工作服飾規(guī)范
服裝質(zhì)地要更講究
款式端莊大方、穩(wěn)重高雅，不要太時髦
更多地選擇裙裝
服裝色彩不能太艷
上下班服裝有別
襪子的搭配要注意顏色
避免平底和超高跟鞋

秘書工作形象
必要的化妝
化妝的高明與否會直接影響外界對你的評價
學(xué)會微笑
秘書舉止規(guī)范
站立
行走
就座
回頭
下蹲
見面
握手
介紹
交談
有效接聽電話
聲音和語氣
迅速接聽
應(yīng)答方式
代人留言
準(zhǔn)確、有效地轉(zhuǎn)接電話
不要讓對方長久等待
幫上司接聽來電
處理往來信函
傳真：
- 收到傳真時查看內(nèi)容是否齊全
- 一份傳真同時抄送給幾個人時
- 有關(guān)人員出差在外時
- 傳真中沒有注明收件人姓名
- 發(fā)完一份傳真要注明“已發(fā)”字樣
- 發(fā)傳真時要留意“C.C”字樣，以免遺漏其他發(fā)
送對象
- 記住使用標(biāo)準(zhǔn)的傳真文件格式
處理往來信函
來往信件：
- 如發(fā)現(xiàn)信封上注有“Private\Confidential
Personal”字樣，應(yīng)將信件交予本人
- 及時發(fā)送對外信件
- 發(fā)送信件前對地址、姓名和郵編進行核 對，
以防有誤
- 在寄發(fā)平信、國內(nèi)外特快專遞時，應(yīng)對所有發(fā)
送信息進行記錄
處理往來信函
內(nèi)部MEMO（文告）
- 通過MEMO增進部門與部門間的溝通
- 當(dāng)收到其它部門MEMO時，秘書應(yīng)將
MEMO內(nèi)容及時告訴本部員工，可采用
“Circulation Slip”簽字的辦法

處理往來信函
注意事項：
- 將每天收到的傳真、信件和內(nèi)部文件
按 重要和緊急性分 類呈送給上司
- 所有往來信函除機密信件外，秘書應(yīng)
大致了解內(nèi)容，并提醒上司或同事及
時回復(fù)

使用標(biāo)準(zhǔn)文件格式
傳真
信件
內(nèi)部通知
文具訂購單
新員工物品清單
公用財產(chǎn)記錄
休假單
待客禮儀規(guī)范
儀容整潔，并先整理好房間和接待用品
重要客人應(yīng)提前在門外迎接
介紹和名片的使用
引導(dǎo)客人就座
茶、水
接待客人時，不要經(jīng)?？词直?
當(dāng)客人起身告辭時，再起身相送
送客送到電梯口或大門口，代按電梯，
電梯關(guān)閉或客戶上車后再離開

會議安排
會議前的準(zhǔn)備：
- 會議日程表
- 場地的勘查和準(zhǔn)備
- 準(zhǔn)備會議所需一切設(shè)備與物品：
文具、白板、白紙、筆、投影系統(tǒng)、影響系統(tǒng)
多備一些會議日程表
如是月/季的會議，應(yīng)備有上次會議記錄
來賓簽到處的安排
會議安排
會議日程表：
- 會議的日期、地點、目的和內(nèi)容，必要的地方還要有
文字說明
- 會議涉及的講座和發(fā)言內(nèi)容需在日程表中列明
- 有時需將與會人的名單列于日程表中
- 會議日程表應(yīng)于開會前兩周通知讓與會者有充分的時
間準(zhǔn)備
- 如是公開報名性質(zhì)的會議，除將日程表發(fā)送外，應(yīng)同
時附有報名表或回執(zhí)

會議安排
會議中：
- 提前到達開會現(xiàn)場，仔細檢查是否按計
劃準(zhǔn)備好
- 檢查現(xiàn)場投影、麥克風(fēng)效果
- 照顧簽到處客人入座，并確保提供客人飲用水
- 帶好開會所需的文件，當(dāng)需要是及時提供
- 做好會議記錄
- 協(xié)調(diào)開會時可能發(fā)生的緊急事件
會議組織安排
會議結(jié)束后：
- 檢查現(xiàn)場，確保公司的財產(chǎn)和物品都帶
回公司
- 準(zhǔn)備會議記錄，并將由上司簽字認可的
會議記錄發(fā)送給有關(guān)人員
- 將開會所用任何文件及資料存檔，方便
以后查詢
會談/會見的安排
會談：
- 場地布置為談判式
- 主、賓座位安排
會見：
- 主、賓座位
- 翻譯或記錄員座位
文檔資料管理
兩種類型的文件夾：
- 普通型（厚/?。簩γ總€檔案名略作
注釋
- 懸掛式文件夾
首先應(yīng)與你的上司商量選用哪種文件夾存檔
存檔方式
按A—Z的順序來分：人事檔案
按內(nèi)容和主題來分：需保留一份檔案索引
按地域來分：如銷售報告
按數(shù)字來分：1— X，同樣需要一份檔案索引
按時間先后次序來分：如會議記錄、工資評定等
“其它文檔”：一些沒有特別實用價值，但可以作參考的文件可以存放于此。
文檔資料管理
中央文檔（ Central Filing )
文檔資料借閱制度
幫助上司和同事做好文檔資料管理
用懸掛式文件夾來放置日常文件
存檔文件柜應(yīng)靠近你的辦公區(qū)域，以便及時尋找文件

出差安排
機票預(yù)定
- 聯(lián)系旅行社預(yù)定最佳路線及價格的機票
- 與上司確定一個后備的訂票時間，以防第一選擇時間的機票已滿
- 特價機票的限制條件要告訴你的上司和同事，在得到確認后再出票
- 如果是出國旅行，切記時間差問題
- 在行程確定的最后一刻出票，以防行程改變
- 拿到機票后，仔細核對航班號、客人姓名及艙 位情況
出差安排
Thing to bring list: 提醒上司和同事勿忘應(yīng)帶的物品：
- 身份證件和機票
- 入住酒店的名稱及地址
- 參加會議的日程表
- 開會用的文件資料
- 整個出差行程安排
- 如是海外會議，更應(yīng)提供每程轉(zhuǎn)機行程
出差安排
用標(biāo)準(zhǔn)傳真格式，通過酒店銷售部預(yù)定房間：包括 — 公司名稱、客人姓名、入住時間、入住天數(shù)、付款情況、房型要求、特別要求
與上司或同事確定接機安排，同時要確認費用
出差安排
公司出差政策：
應(yīng)熟悉公司的出差政策，特別留意針對不同級別員工入住酒店、預(yù)定機票的規(guī)定。
如何與你的上司及同事相處
成功秘書的共同優(yōu)點：
- 知道如何將對立轉(zhuǎn)為合作
- 永遠知道自己的上司和同事下一步需要
什么，將要做什么
- 合理安排時間，懂得輕重緩急處理上司
或同事交待的工作
- 會控制自己的情緒，在工作時間內(nèi)永遠保持
專業(yè)的形象
與上司相處
了解你的上司
與上司溝通他/她的期望
每天工作前，與你的上司碰個頭或開個短會
常向上司征求意見和對你工作的評價
如果對交予的工作不明白，聰明的秘書會與上司確認，這是有效防止你做錯事的好方法
與其他主管和同事
當(dāng)你同時支持兩個或以上部門時，可以遵循以下原則做好你的工作：
- 自己的上司優(yōu)先
- 先來后到原則
- 共同商量
- 良好的溝通永遠是第一的
- 工作安排和工作計劃表
用適合的方式表示“拒絕”
仔細聽清對方的請求，并表示同情和理解
講明原因，說出不能立即去做的理由
為對方出主意，找到其它解決辦法
永遠不說“不”
Questionnaire
你需要與你的上司討論以下這些問題
[有關(guān)電話]：
- 當(dāng)你的上司在開會或見客時，如有電話找你
的上司，你可以打斷他嗎？
- 當(dāng)你的上司外出時，他/她愿意將其它聯(lián)絡(luò)
電話交給你嗎？他/她會告訴你何時回公司嗎？
- 當(dāng)你的上司外出時，有客戶因急事找他/她，
你可以將他/她的聯(lián)絡(luò)電話告訴客人嗎？如果
不可以，你應(yīng)該怎么辦？


Questionnaire
[ 有關(guān)來往信件]：
- 當(dāng)收到傳真或信件時，你的上司需要你
幫他/她按內(nèi)容重要程序分好嗎？
- 你的上司是否允許你幫他/她拆開私人
信件？
Questionnaire
[ 有關(guān)文檔資料管理]
- 哪些文檔你的上司需要你來整理？哪些
文件你的上司希望自己來整理？
- 哪些文檔需要放在你的文件柜內(nèi)？哪些文件
需要放在你上司的文件柜內(nèi)？
- 你的上司喜愛哪種存檔方式？
Questionnaire
[ 有關(guān)時間安排]：
- 誰來安排他/她的工作時間表
- 如果你的上司自己安排他/她的工作時間表，
請他/她給你一個復(fù)印件，以便了解你上司的
工作行程
- 每天花一些時間確認上司的時間表
- 事先將你的休假和不在辦公室的時間告訴你的
上司，并提前做好安排
Questionnaire
[有關(guān)出差]：
- 與你的上司確認他/她喜愛的航空公司、
機型和乘坐時間
- 他/她喜歡的座位，靠窗或靠走道
- 他/她喜愛的酒店




時間管理辦法
列出當(dāng)天必須完成的每一項工作
排出每項工作的優(yōu)先順序
每項工作爭取一次性處理完畢
每天中午將已完成的工作從“to-do-list”劃去，看余下的工作是否可以做完
尋求伙伴、分工合作
有效地委托給別人
多問問自己，“我這樣安排時間合理嗎？”發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整
時間管理
時間管理的“黃金法則”
了解時間的價值
設(shè)定每一天的工作目標(biāo)
個人的長、短期目標(biāo)
列出“to-do-list”
合理分配每天的時間
隨機應(yīng)變
學(xué)會“拒絕”
做好工作計劃
不要吹毛求疵
請求幫助
個人發(fā)展
職業(yè)技能+積極的工作態(tài)度
積極的態(tài)度包括：
承擔(dān)責(zé)任
樂于助人
積極主動
擅于溝通
渴望學(xué)習(xí)
接受挑戰(zhàn)

個人發(fā)展
了解自己：
- 你知道兩、三年后你會在做什么？
- 有任何的具體計劃來增加自己的知識和經(jīng)驗
嗎？
- 你對最近一次的業(yè)績評估滿意嗎？為什么？
- 你常愿意做一些額外的工作以增加學(xué)習(xí)機會
- 跟你的同齡人相比，你算成功嗎？
PRIDE的含義
P personality 個性
R responsibility 責(zé)任
I in 投入
D development 技能發(fā)展
E excellence 追求卓越

怎樣成為一名出色的秘書(ppt)