干部人事檔案管理 崗位培訓(xùn)講義(ppt)
干部人事檔案管理 崗位培訓(xùn)講義
干部人事檔案整理工作
干部人事檔案整理工作的概念、類(lèi)型、要求
干部人事檔案材料鑒別的意義、原則和要求
干部人事檔案的分類(lèi)和干部人事檔案材料的歸類(lèi)
干部人事檔案材料的排序與編目
干部檔案材料的復(fù)制與加工
干部人事檔案材料的裝訂與入庫(kù)
向外傳遞、報(bào)送干部人事檔案的要求



第一節(jié) 干部人事檔案整理工作的概念、類(lèi)型、要求


干部人事檔案的整理工作是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作
干部人事檔案的整理，是按照一定的規(guī)則方法和程 序，把收集來(lái)的干部人事檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)化條理 化的加工過(guò)程。
我們平常通過(guò)各渠道收集上來(lái)的干部人事檔案材料，是分散的和零星的，要想把它轉(zhuǎn)化為成檔案，必須按照一定的規(guī)則方法和程序進(jìn)行整理，中組部頒布的《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》等，就是我們干部檔案整理工作的依據(jù)與準(zhǔn)繩。
干部人事檔案整理的程序一般分為以下八個(gè)步驟：
干部人事檔案材料的鑒別
干部人事檔案材料的分類(lèi)
干部人事檔案材料的排序
干部人事檔案材料的編目
干部人事檔案材料的復(fù)制
干部人事檔案材料的技術(shù)加工
干部人事檔案材料的裝訂
干部人事檔案材料的驗(yàn)收入庫(kù)

干部人事檔案材料的整理，并不是一次性整理之后就一勞永逸，而是要隨著新材料的不斷補(bǔ)充要經(jīng)常性地進(jìn)行續(xù)整。
二、干部人事檔案整理的類(lèi)型
常規(guī)整理，就是對(duì)新建檔案的整理。新建檔案是指本
單位新吸收進(jìn)來(lái)的干部檔案，它的來(lái)源一般有下列幾個(gè)
渠道：


大中專(zhuān)畢業(yè)分配當(dāng)干部，從學(xué)校寄來(lái)的學(xué)生檔案。
國(guó)家人事部門(mén)按計(jì)劃在社會(huì)上招錄的干部，這些一般是電大、自學(xué)考試、業(yè)大等畢業(yè)生，他們的檔案是從人才流動(dòng)中心轉(zhuǎn)遞來(lái)的。
從外單位調(diào)來(lái)的干部，檔案隨人寄來(lái)。
從工人中提拔來(lái)的干部，其檔案從工人檔案轉(zhuǎn)為干部檔案。
從部隊(duì)復(fù)員轉(zhuǎn)業(yè)的干部，檔案從部隊(duì)轉(zhuǎn)來(lái)。

局部整理，也叫續(xù)整。所謂續(xù)整就是因補(bǔ)充新材料而對(duì)原有整理過(guò)的檔案進(jìn)行部分整理，其特點(diǎn)是：針對(duì)性強(qiáng)（哪份檔案有新材料就整理哪份，是第幾類(lèi)的材料，就續(xù)在第幾類(lèi)后面）；有基礎(chǔ)（在原已整理好的基礎(chǔ)上作局部的整理）；但很麻煩（這是因?yàn)槔m(xù)整時(shí)要拆卷，加入新材料，補(bǔ)登目錄，再裝卷，因反復(fù)拆卷，使裝訂孔增大、移位，裝訂不整齊）。

三、整理工作的基本要求
整理干部檔案，須做到認(rèn)真鑒別、分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過(guò)整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。
整理干部檔案，事先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)、縫紉機(jī)等必需的物品和設(shè)備。
整理干部檔案的人員，必須努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉整理干部檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)做好整理工作。
四、干部人事檔案整理前的準(zhǔn)備工作
干部人事檔案材料的準(zhǔn)備。在整理之前所管理的干部人事檔案材料應(yīng)收集齊全。
人員準(zhǔn)備。管檔卷較多，人員配備少的單位，整理任務(wù)重的，單靠干部人事管理人員自己整理是不行的，必須挑選政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)較好的黨員干部來(lái)集中整理，并對(duì)他們嚴(yán)格進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)文件，熟悉業(yè)務(wù)，掌握有關(guān)政策規(guī)定，明確工作的要求和整理工作的各道工序、步驟和實(shí)際操作技術(shù)，可采取先試行整理，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)后，再正常的開(kāi)展整理工作。
經(jīng)費(fèi)的準(zhǔn)備。整理工作需要一定的費(fèi)用，購(gòu)買(mǎi)工具、用品，在整理工作前要申請(qǐng)解決專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。

物資準(zhǔn)備
五、整理工作應(yīng)注意的事項(xiàng)
必須認(rèn)真做到以下幾點(diǎn)：
在整理檔案時(shí)，嚴(yán)禁抽煙，以確保檔案安全。
不得私自涂改、抽取或偽造材料。
不得擅自處理或銷(xiāo)毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，需進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后分情況予以處理。
在整理檔案的過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露干部人事檔案內(nèi)容。

第二節(jié) 干部人事檔案材料鑒別的意義、原則和要求
干部檔案材料的鑒別，是干部檔案管理部門(mén)對(duì)收集起來(lái)準(zhǔn)
備歸檔的材料進(jìn)行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的?
存價(jià)值，確定是否歸入干部檔案的工作。
鑒別工作的意義
鑒別工作是干部檔案材料進(jìn)入干部人事檔案的最后一道關(guān)口，是系統(tǒng)整理的基礎(chǔ)和前提。
鑒別工作是保證干部人事檔案完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的總要手段。
鑒別工作是正確貫徹黨的干部政策、徹底肅清干部人事工作中“左”的影響，調(diào)動(dòng)干部積極性的措施。
鑒別工作的要求
歸入的干部人事檔案材料，必須符合真實(shí)標(biāo)準(zhǔn)，手續(xù)完備
的要求。
材料要真實(shí)準(zhǔn)確。凡誣蔑不實(shí)和虛假的材料，模棱兩可、
含糊其辭、自相矛盾的材料，一律不得歸檔。準(zhǔn)確是指材料的
歸屬要準(zhǔn)確。首先，要判定是否屬于所管干部的材料，其實(shí)，
要判定是否屬于歸檔范圍，發(fā)現(xiàn)同名異人，張冠李戴的，或不
屬于干部檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料，應(yīng)清理出來(lái)。對(duì)其有保
存價(jià)值的文件可交文書(shū)檔案保存，不屬于干部檔案的內(nèi)容，比
較重要的證件、文章等，組織還需要保存的，退還本人。無(wú)保
存價(jià)值又不能退還本人的，應(yīng)登記報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀。
材料要完整、齊全。一個(gè)干部人事檔案不是孤立的，相互之間有著歷史的內(nèi)在聯(lián)系，互相依存，互相補(bǔ)充，構(gòu)成一個(gè)完整的有機(jī)體。如： 五類(lèi)政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、主要證明材料、本人交待材料等。上述材料，屬于成套的，必須齊全，每份歸檔材料，必須完整，對(duì)頭尾不清，來(lái)源不明的材料，要查清注明后再歸檔，否則，不能歸檔。

材料手續(xù)要完備。凡規(guī)定需要由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評(píng)議和組織考核中形成的綜合材料，應(yīng)有本人簽署意見(jiàn)或由組織注明經(jīng)過(guò)本人見(jiàn)面。任免呈報(bào)表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批準(zhǔn)時(shí)間和文號(hào)。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，須補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔。
第三節(jié) 干部人事檔案的分類(lèi)和材料的歸類(lèi)
一、干部人事檔案內(nèi)容的分類(lèi)

干部檔案內(nèi)容分類(lèi)的意義
對(duì)干部檔案進(jìn)行分類(lèi)，是使干部人事檔案內(nèi)容、系統(tǒng)的一個(gè)
重要手段。是整理干部檔案材料的一個(gè)重要工序，整理過(guò)檔
案的同志知道，干部人事檔案的內(nèi)容十分浩繁，它包括幾十
種甚至更多，如果不將它們劃分成統(tǒng)一的若干類(lèi)別，仍是一
堆雜亂無(wú)章的集合體，那么，利用起來(lái)，就相當(dāng)困難。另外，
再?gòu)恼頇n案的整個(gè)過(guò)程來(lái)看，對(duì)內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，是繼材料鑒
別之后必須先進(jìn)行的一道工序，這道工序不但直接決定著以后
幾道工序的進(jìn)展，而且又直接決定著整個(gè)整理工作的質(zhì)量。如
果不預(yù)先對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，那么以后的歸類(lèi)、排列和目錄
登記就很難做到系統(tǒng)條理。


干部檔案分類(lèi)的要求

干部檔案分類(lèi)必須科學(xué)
科學(xué)的分類(lèi)方法，是按照干部檔案的特點(diǎn)和規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)，它有利于保持干部檔案的完整性和檔案材料之間的聯(lián)系，方便保管利用。
干部人事檔案的分類(lèi)必須統(tǒng)一
要做到這一點(diǎn)，必須是按照中組部《干部檔案工作條例》中頒發(fā)的統(tǒng)一分類(lèi)，不能各分其類(lèi)，這樣全國(guó)就都統(tǒng)一。
干部檔案分類(lèi)的方法
中組部1991年制定的《干部檔案工作條例》，把干部人事檔案材料按其內(nèi)容性質(zhì)分為十大類(lèi)：



干部人事檔案材料內(nèi)容復(fù)雜，名稱(chēng)繁多，要想做到分類(lèi)準(zhǔn)確，不但要熟悉有關(guān)分類(lèi)的要求和規(guī)則，而且還要掌握和正確運(yùn)用分類(lèi)的方法。常見(jiàn)的有：
1.按材料的名稱(chēng)分類(lèi)。這是一個(gè)比較簡(jiǎn)單而又快速的分類(lèi)方法。材料的名稱(chēng)，也叫材料的標(biāo)題。一般地說(shuō)，材料的名稱(chēng)是材料內(nèi)容的概括和反映，只要看材料名稱(chēng)，就基本上能判斷出它屬于哪一類(lèi)。比如：“鑒定書(shū)”，就歸三類(lèi)；干部任免表，就歸九類(lèi)，但是在實(shí)際工作中，我們常常會(huì)遇到一些材料沒(méi)有名稱(chēng)或一種名稱(chēng)的材料內(nèi)記載著幾種不同的內(nèi)容，遇到這種情況如何分類(lèi)呢？
2.材料內(nèi)容分類(lèi)。這是最基本的分類(lèi)方法，它是把材料所記載的內(nèi)容作為分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的，這種方法雖然比名稱(chēng)分類(lèi)法復(fù)雜點(diǎn)，但卻比較準(zhǔn)確，而且適用面廣，幾乎所有材料都可以采取這種方法，當(dāng)我們整理檔案時(shí)碰到?jīng)]有標(biāo)題的材料或一種標(biāo)題的材料內(nèi)記載著兩種以上不同的內(nèi)容時(shí)，注意掌握兩條原則：一條是，看材料內(nèi)所記載的內(nèi)容，以哪一類(lèi)為主，就歸那一類(lèi)，比如說(shuō)有的材料標(biāo)題是“學(xué)生鑒定表”，如看標(biāo)題應(yīng)歸三類(lèi)，但看其內(nèi)容，里面除了鑒定評(píng)語(yǔ)外，還包括學(xué)習(xí)各科科目的成績(jī)，從內(nèi)容上分析，學(xué)習(xí)成績(jī)占的比重大，那就應(yīng)歸四類(lèi)；第二條原則是，看整個(gè)檔案材料的分布情況，哪一類(lèi)材料單薄，就歸哪一類(lèi)。比如，有的學(xué)生登記表，里面即有個(gè)人簡(jiǎn)歷，還有各學(xué)期的評(píng)語(yǔ)和鑒定，這種材料可歸一類(lèi)，也可歸三類(lèi)，到底歸哪一類(lèi)更妥當(dāng)呢？這時(shí)就看一類(lèi)和三類(lèi)材料的多少來(lái)決定。如果一類(lèi)已有了簡(jiǎn)歷表，而三類(lèi)中缺少鑒定材料，那就歸入三類(lèi)，相反，如果三類(lèi)中已有了鑒定，而一類(lèi)中材料太少，那就歸一類(lèi)為好，總之，以平衡檔案內(nèi)容，提高材料利用率為原則。
二、干部檔案材料的歸類(lèi)
干部人事檔案材料歸類(lèi)的概念
干部人事檔案材料的歸類(lèi)，就是按照分類(lèi)的規(guī)定，將經(jīng)過(guò)鑒別的檔案材料歸入所屬類(lèi)別，通俗地說(shuō)，就是將材料“對(duì)號(hào)入座”。歸類(lèi)是按照每份干部檔案材料的內(nèi)容或其名稱(chēng)歸入相應(yīng)的類(lèi)別。分類(lèi)的對(duì)象是干部檔案內(nèi)容，而歸類(lèi)的對(duì)象則是干部檔案材料；分類(lèi)帶有法規(guī)性、依據(jù)性（干部檔案工作條例），而歸類(lèi)是把分類(lèi)的規(guī)定和原理運(yùn)用于具體材料的一項(xiàng)實(shí)際工作。


干部人事檔案材料歸類(lèi)的一般原則和方法
怎樣按照各類(lèi)材料的范圍和有關(guān)規(guī)定，做好每份干部檔案材
料歸類(lèi)的判定工作呢？一般的方法和步驟是：首先看材料的
名稱(chēng)，其次看材料的內(nèi)容，這兩種方法和前面講過(guò)的干部分
類(lèi)方法基本一致，不再解釋了。第三種方法是看材料的價(jià)值
作用，一方面是參考作用。那么體現(xiàn)在檔案的價(jià)值上也是兩
種，一種是具有憑證價(jià)值的材料，另一種是具有參考價(jià)值的
材料，因此在進(jìn)行干部檔案材料歸類(lèi)時(shí)，不可忽視檔案材料
的價(jià)值因素。干部檔案的第九類(lèi)都是具有憑證價(jià)值的材料，
第十類(lèi)是具有參考價(jià)值的材料，比如死亡生平、殘疾鑒定表
等。
常見(jiàn)的干部檔案歸類(lèi)
第一類(lèi) 履歷材料：干部履歷表（書(shū)）、簡(jiǎn)歷表、干部、
工人、教師、軍人、學(xué)生登記表，應(yīng)征公民入伍登記表、
退伍登記表、接受再教育審批表、招工登記表等各類(lèi)人員
登記表，更改姓名材料。
第一類(lèi)在進(jìn)行干部檔案歸類(lèi)時(shí)，還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
帶自傳的履歷表與其他自傳內(nèi)容不重復(fù)的歸二類(lèi)；
涉及干部政歷問(wèn)題或記載審查情況的登記表歸五類(lèi)；
有任免職務(wù)內(nèi)容的登記表歸九類(lèi)。

第二類(lèi) 自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料
第三類(lèi) 鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料：以鑒定為主
要內(nèi)容的各類(lèi)人員登記表，組織正式出具的鑒定性的干部表
現(xiàn)情況材料，作為干部任免、調(diào)動(dòng)依據(jù)的正式考察材料；年
終考核登記表（工作總結(jié)可不歸檔），公務(wù)員考評(píng)表，干部
考核和審計(jì)考核的綜合材料。

第四類(lèi) 學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)情況的材料；報(bào)考高等學(xué)校學(xué)生登記表、審查表，畢業(yè)登記表，學(xué)習(xí)（培訓(xùn)結(jié)業(yè)）成績(jī)表，學(xué)歷證明材料，選拔留學(xué)生審查登記表；專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申批表，專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jī)材料，聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表；套改和晉升專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）審批表；干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文（如獲獎(jiǎng)或在全國(guó)性報(bào)刊上發(fā)表的）等目錄。
下列材料不應(yīng)歸入本人檔案：評(píng)定專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)時(shí)干部本人寫(xiě)的論文、技術(shù)報(bào)告、技術(shù)設(shè)計(jì)及圖紙；報(bào)考和畢業(yè)的各科試卷、畢業(yè)設(shè)計(jì)、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)證、學(xué)位證、準(zhǔn)考證、結(jié)業(yè)證。

第六類(lèi) 加入黨團(tuán)的材料：中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書(shū)，入黨申請(qǐng)書(shū)（1－2份全面系統(tǒng)的）和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)，中國(guó)共產(chǎn)黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見(jiàn)及所依據(jù)的材料；民主評(píng)議黨員中形成的組織意見(jiàn)或黨員登記表、認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和組織審批材料，退黨材料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見(jiàn)；中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書(shū)、申請(qǐng)書(shū)，團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料；加入民主黨派的有關(guān)材料。 一般性的入黨思想?yún)R報(bào)不歸檔。
第七類(lèi) 獎(jiǎng)勵(lì)（包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)）材料；各種先進(jìn)人物登記表、先進(jìn)模范事跡、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表?yè)P(yáng)等材料。 榮譽(yù)證書(shū)不歸檔。 第八類(lèi) 干部違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國(guó)法等材料，處分決定（免于處分的處理意見(jiàn)），查證核實(shí)報(bào)告，上級(jí)批復(fù)，本人對(duì)處分的意見(jiàn)和檢查、交待材料；通報(bào)批評(píng)材料，甄別、復(fù)查報(bào)告、決定，上級(jí)批復(fù)及本人意見(jiàn)；法院審判工作形成的判決書(shū)等。
第九類(lèi) 干部工資級(jí)別登記表，職務(wù)工資變動(dòng)登記表、干部調(diào)資審批表，定級(jí)和解決待遇的審批材料；干部任免呈報(bào)表（包括附件），錄用和聘用審批表；聘用干部合同書(shū)，續(xù)聘審批表，解聘、辭退材料；退（離）休審批表；軍銜審批表、軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表；出國(guó)、出境人員審批表；黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié) 會(huì)議、工青婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)、民主黨派代表會(huì)代表登記 表。 在第九類(lèi)任免材料歸檔中應(yīng)注意：以紅頭文件下的任免通知不屬于干部檔案材料的收集范圍。但在實(shí)際中，有些單位由于干部檔案中缺少“任免呈報(bào)表”，而將任免通知?dú)w入干部個(gè)人檔案，按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求，對(duì)已歸檔的任免通知可根據(jù)不同情況進(jìn)行處理：(1)凡近幾年內(nèi)任免職務(wù)的，應(yīng)填寫(xiě)“干部任免表”，同時(shí)將任免通知抽出轉(zhuǎn)交文書(shū)檔案或銷(xiāo)毀；(2)因年代久遠(yuǎn)或單位變遷等原因無(wú)法補(bǔ)填“任免呈報(bào)表”的，任免通知可留在檔案中。

第四節(jié) 干部人事檔案材料的排序與編目
干部檔案材料的排序










干部材料的編目
目錄登記的方法
每類(lèi)條章蓋在每類(lèi)的卷首，暫時(shí)沒(méi)有材料的也要蓋上類(lèi) 目名稱(chēng)，以固定類(lèi)目的位置，待以后再有新材料時(shí)“對(duì) 號(hào)入座”。順序號(hào)書(shū)寫(xiě)的位置，每份材料從1號(hào)開(kāi)始往下 編寫(xiě)，有多少份材料，就編多少號(hào)碼。需要注意的是， 每類(lèi)后面都要留出適當(dāng)?shù)目崭?。一般?lái)說(shuō)，年齡小的多 留些，年齡大的多留些。要求每一類(lèi)約占目錄一面，注 意三類(lèi)、四類(lèi)、九類(lèi)可適當(dāng)多留出一面，每人至少要留 6-7頁(yè)目錄。



第五節(jié) 干部檔案材料的復(fù)制與加工



第六節(jié) 干部人事檔案材料的裝訂與入庫(kù)




第七節(jié) 向外轉(zhuǎn)遞、報(bào)送干部人事檔案的要求
接到干部人事任免通知、干部調(diào)動(dòng)或催要檔案的通知后，要將干部人事檔案及時(shí)轉(zhuǎn)遞或報(bào)送干部人事主管部門(mén)。
轉(zhuǎn)遞或向上級(jí)部門(mén)報(bào)送檔案必須是按規(guī)定經(jīng)過(guò)整理的，新的零散材料也要及時(shí)裝進(jìn)檔案。不得扣留有關(guān)材料或分批轉(zhuǎn)出報(bào)送。
轉(zhuǎn)遞或報(bào)送檔案時(shí)，應(yīng)將檔案材料與目錄檢查核對(duì)一編，防止張冠李戴或缺少材料，對(duì)原件上出現(xiàn)的缺頁(yè)、少份、被燒、被損等情況要說(shuō)明。
對(duì)未按照要求整理過(guò)的檔案，要重新進(jìn)行整理，勉強(qiáng)上報(bào)后，接收單位有權(quán)予以退回。


干部人事檔案管理 崗位培訓(xùn)講義(ppt)