如何制定人事檔案管理制度


人事檔案管理主要包括兩部分：檔案管理和檔案利用。

檔案管理包括五個(gè)部分：歸檔、核查、保衛(wèi)、統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)遞。歸檔包括文本資料和電子數(shù)據(jù)存入，核查和保衛(wèi)是對(duì)檔案進(jìn)行保管和整理，統(tǒng)計(jì)是制作人力資源報(bào)表的重要依據(jù)，轉(zhuǎn)遞記錄是統(tǒng)計(jì)的重要內(nèi)容。五個(gè)部分構(gòu)成了檔案管理的主體部分。

檔案利用包括三個(gè)部分：查閱、外借和出具證明。人事檔案的利用要遵循一定的程式。查閱是在指定的場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行，外借必須是因特殊需要必須借用人事檔案，要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國(guó)等。

制定人事檔案管理制度主要包括以上兩部分內(nèi)容。具體在制定的時(shí)候，可以依據(jù)企業(yè)自身情況進(jìn)行整理。

以下是一個(gè)典型的人事檔案管理制度范本。


人事檔案管理制度

總則

第一條 目的：為使公司人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規(guī)則。

人事檔案保管制度

第二條 內(nèi)容：

（１）歸檔制度

（２）核查制度

（３）保衛(wèi)制度

（４）統(tǒng)計(jì)制度

（５）轉(zhuǎn)遞制度

第三條 歸檔制度

資料歸檔程式如下：

（１）對(duì)資料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔要求。

（２）按照資料屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。

（３）將資料放入檔案，并輸入資料庫(kù)。

第四條 核查制度

檢查核對(duì)一般定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：

（１）突發(fā)事件之後。

（２）對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之後。

（３）發(fā)現(xiàn)某些損害之後。

第五條 保衛(wèi)制度

（１）指定專人負(fù)責(zé)檔案保管。

（２）備齊必要的存檔設(shè)備。

（３）資料庫(kù)每三天備份一次。

（４）檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。

（５）不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。

第六條 統(tǒng)計(jì)制度

人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：

（１）人事檔案的數(shù)量。

（２）人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。

（３）檔案整理和保管情況。

（４）檔案及設(shè)備利用情況。

第七條 轉(zhuǎn)遞制度

檔案轉(zhuǎn)遞一般由工作調(diào)動(dòng)等原因引起，程式如下：

（１）取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；

（２）在資料庫(kù)中注銷檔案；

（３）填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞記錄；

（ ４）按發(fā)文要求包裝、密封。

人事檔案利用程式

第八條 查閱程式

（１）由申請(qǐng)查閱者提交查檔報(bào)告。

（２）查閱部門蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。

（３）由人力資源部審核批準(zhǔn)。

（４）申請(qǐng)查閱者在指定的地方進(jìn)行查閱。

第九條 外借程式

（１）借檔部門寫出借檔報(bào)告，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似。

（２）借檔部門蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。

（３）由人力資源部審核批準(zhǔn)。

（４）進(jìn)行借檔登記，并由借檔人員簽字。

（５）歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷。

第十條 出具證明材料程式

（１）由有關(guān)單位部門開(kāi)具介紹信，說(shuō)明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章。

（２）其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；

（３）證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然後登記、發(fā)出。

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