變更控制是PRINCE2項(xiàng)目管理環(huán)境中的8個(gè)組成元素之一。

在任何一個(gè)項(xiàng)目中，通常是由項(xiàng)目客戶或者項(xiàng)目產(chǎn)品的最終用戶來(lái)指定項(xiàng)目最終交付物的，并且必須在生產(chǎn)任何產(chǎn)品之前就明確地詳述出他們的要求。假如你請(qǐng)一個(gè)工匠來(lái)幫你建造房屋，你一定會(huì)先把房屋的建筑設(shè)計(jì)圖紙給這位工匠來(lái)說(shuō)明你對(duì)這個(gè)房屋的具體要求。否則的話，工匠完全不知道要建造怎樣的房屋。

一個(gè)項(xiàng)目并非如此簡(jiǎn)單。用戶或者客戶常常在項(xiàng)目開始之前對(duì)于自己的要求不是十分的清楚；或者即使指明了他們的要求，在項(xiàng)目進(jìn)行過程中也會(huì)不時(shí)改變他們的想法。“我知道我們開始時(shí)同意把墻刷成白色，但是你說(shuō)我們可不可以把它刷成藍(lán)色？”，類似這樣的問題非常常見。而通常項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)僅僅為了取悅于客戶而接受這些要求方面的變更。項(xiàng)目中對(duì)于產(chǎn)品變更的申請(qǐng)，或者對(duì)于要求增加新產(chǎn)品的申請(qǐng)，被稱為變更申請(qǐng)（Request for Change）。而所有的變更申請(qǐng)，都被歸為項(xiàng)目問題（Project Issue）。

如果這些變更所造成的成本消耗是來(lái)自于最初的項(xiàng)目預(yù)算的話，那么項(xiàng)目就會(huì)不可避免地超出預(yù)算，并且可能會(huì)延誤工期。換句話說(shuō)，這個(gè)項(xiàng)目的范圍在不知不覺中逐漸變大，直至超出項(xiàng)目經(jīng)理的控制。

然而，并非所有的變更申請(qǐng)都是項(xiàng)目經(jīng)理的敵人，有些變更對(duì)于項(xiàng)目的成功完成是至關(guān)重要的，因此必須設(shè)法采納。怎樣做才能既采納這些變更，又避免超出預(yù)算呢？

答案就是在項(xiàng)目開始前就設(shè)置一個(gè)用來(lái)應(yīng)對(duì)項(xiàng)目變更的單獨(dú)的預(yù)算，成為變更預(yù)算（Change Budget）。

那么在所有可能發(fā)生的變更申請(qǐng)中，怎樣決定哪些是必須立即采用的重要變更，哪些是可以推后采用的，而哪些又是不可采用的變更呢？在決定之間，項(xiàng)目經(jīng)理有必要對(duì)每一項(xiàng)變更進(jìn)行具體地分析，從而決定項(xiàng)目的成本、工期、風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量、計(jì)劃、允許偏差以及商業(yè)論證會(huì)因?yàn)椴捎米兏l(fā)生怎樣的變化。只有在具體了解這些可能造成的影響之后，才可以做出決定。

那么究竟在項(xiàng)目管理組織中，誰(shuí)應(yīng)該負(fù)責(zé)做這些決定呢？是項(xiàng)目經(jīng)理、客戶、供應(yīng)商還是最終用戶？答案是項(xiàng)目管理委員會(huì)。管理委員會(huì)應(yīng)當(dāng)對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行裁決。如果委員會(huì)沒有時(shí)間來(lái)做這些具體的分析并且做最終決定，這個(gè)權(quán)力可以下放給變更管理組（Change Authority）。這個(gè)專家組可以由客戶、用戶和供應(yīng)商來(lái)組成，但是一般來(lái)講，用戶的利益總是要被優(yōu)先考慮的。

變更管理組也就理所當(dāng)然地決定如何使用變更預(yù)算。這樣可以使管理委員會(huì)避免參與每一個(gè)變更申請(qǐng)和小額經(jīng)費(fèi)的審批，使得決策方面更簡(jiǎn)化高效。

當(dāng)一個(gè)在變更預(yù)算允許的范圍之內(nèi)的變更可能會(huì)使得項(xiàng)目超出階段允許偏差的時(shí)候，變更管理組該怎么做呢？答案是，無(wú)論因?yàn)槿魏卧蛟斐勺畲笤试S偏差受到威脅的時(shí)候，都應(yīng)該由管理委員會(huì)來(lái)做決定。如果說(shuō)采用一項(xiàng)變更會(huì)不可避免地使項(xiàng)目超出階段允許偏差的話，委員會(huì)必須把這個(gè)問題上報(bào)給項(xiàng)目組管理委員會(huì)或者負(fù)責(zé)組織。

總體上來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目管理所接受的一個(gè)前提假設(shè)是項(xiàng)目發(fā)展過程中一定會(huì)發(fā)生變更的。原因可能來(lái)自于項(xiàng)目所處的商業(yè)環(huán)境的變化，某些因素超出預(yù)計(jì)，或者用戶改變他們對(duì)于產(chǎn)品要求的想法等。

在這種情況下，我們需要考慮最有效的變更預(yù)算的級(jí)別。當(dāng)項(xiàng)目的用戶不清楚他們對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)品的要求時(shí)，項(xiàng)目需要界定一個(gè)較高級(jí)別的變更預(yù)算。相反地，如果用戶清楚地界定了要求的每一個(gè)細(xì)節(jié)，那么這個(gè)項(xiàng)目也許不需要任何變更預(yù)算。但是，項(xiàng)目預(yù)算以及項(xiàng)目管理組的組成必須在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)就確立了。

了解更多請(qǐng)參考《PRINCE2 – 成功的項(xiàng)目管理》一書，PRINCE2是英國(guó)政府商務(wù)部所有的商標(biāo)。本文為Knowledge Train所有，轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處。

擴(kuò)展閱讀

版權(quán)聲明：