營業(yè)部工作指引
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營業(yè)部工作指引 受控狀態(tài)
文件編號 SS-MK-001 版 本 A
頁 號 1/7 生效日期 2004-4-8

1-0 營業(yè)部組織架構(gòu)及工作范圍
1-1 部門作用
營業(yè)部通過對與產(chǎn)品有關(guān)要求的識別、評審和與客戶的溝通，滿足客戶的期望與需求；通過對客戶滿意度的調(diào)查，達(dá)到持續(xù)改進服務(wù)質(zhì)量的目的。
1-2 營業(yè)部組織架構(gòu)






1-3 工作范圍
1-3-1 營業(yè)部經(jīng)理負(fù)責(zé)統(tǒng)籌營業(yè)部日常事務(wù)和內(nèi)外信息交流與收集工作。
1-3-2 營業(yè)主任負(fù)責(zé)處理合同評審過程中的具體事宜。
1-3-3 船務(wù)主任負(fù)責(zé)處理產(chǎn)品船務(wù)運輸事宜。
1-3-4 文員協(xié)助船務(wù)主任處理具體工作。
2-0 崗位職責(zé)
2-1 營業(yè)部經(jīng)理職責(zé)和權(quán)力
營業(yè)部經(jīng)理需向董事長覆命，并承擔(dān)以下責(zé)任及權(quán)力：
2-1-1 向有機會成為顧客之商戶聯(lián)絡(luò)，按照客戶要求，發(fā)出及核準(zhǔn)報價單。
2-1-2 確保在產(chǎn)品品質(zhì)方面有一套有效的顧客聯(lián)絡(luò)服務(wù)。
2-1-3 核準(zhǔn)顧客訂單要求正確無誤，解決訂單與報價單出現(xiàn)分岐的情況。
2-1-4 處理客戶投訴并記錄，同時在管理審查會議中提出討論。參照“QIF流程圖”。
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2-1-5 負(fù)責(zé)將市場新產(chǎn)品開發(fā)信息和客戶關(guān)于老產(chǎn)品改進信息，準(zhǔn)確并及時發(fā)送東莞工廠，并督促屬下人員填寫“信息聯(lián)絡(luò)處理單”。參考《信息溝通控制程序》。
2-1-6 培訓(xùn)營業(yè)部員工，以提高工作效率。參照《人力資源控制程序》。
2-1-7 負(fù)責(zé)督促一切船務(wù)及送貨。
2-1-8 負(fù)責(zé)生產(chǎn)能力評估、簽發(fā)“生產(chǎn)/備料通知書”。
2-1-9 遵守公司規(guī)章制度。
2-2 營業(yè)部主任責(zé)任和權(quán)力
營業(yè)部主任需向營業(yè)部經(jīng)理復(fù)命，并承擔(dān)以下責(zé)任及權(quán)力。
2-2-1 協(xié)助營業(yè)部經(jīng)理聯(lián)絡(luò)客戶及處理“生產(chǎn)/備料通知書”。
2-2-2 統(tǒng)計客戶訂單。
2-2-3 負(fù)責(zé)發(fā)出樣辦訂單。
2-2-4 處理客戶投訴。
2-2-5 遵守公司規(guī)章制度。
2-3 船務(wù)主任責(zé)任和權(quán)力
船務(wù)主任需向營業(yè)部經(jīng)理覆命，并承擔(dān)以下責(zé)任及權(quán)力。
2-3-1 保持與東莞工廠聯(lián)絡(luò)，跟進交貨期。
2-3-2 負(fù)責(zé)督促一切船務(wù)及送貨工作。
2-3-3 負(fù)責(zé)處理信用證、銀行及船務(wù)文件。
2-3-4 文員負(fù)責(zé)協(xié)助營業(yè)部處理日常事務(wù)。
2-3-5 遵守公司規(guī)章制度。
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3-0 培訓(xùn)
3-1 營業(yè)部經(jīng)理對新加入員工及每半年對在職員工進行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。
3-2 培訓(xùn)內(nèi)容：
3-2-1 產(chǎn)品常識介紹；
3-2-2 變壓器的原理和種類；
3-2-3 國際電壓的區(qū)分；
3-2-4 介紹不同地區(qū)的安全標(biāo)準(zhǔn)；
3-2-5 申請安全標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)預(yù)備文件：申請書、物料單、結(jié)構(gòu)圖、線路圖、外形圖、膠芯圖、 測試報告。
3-3 編碼制度的認(rèn)識
3-3-1 不同形式的產(chǎn)品編碼制度(MODEL NO)
例：
ST41-060-0600D
D----輸出類別（AC或DC）
0600----輸出電流，以mA為單位（600毫安）
060----輸出電壓，以V為單位（6V）
41----變壓器的大小規(guī)格（EI-41）
T----輸入電壓指示（代表歐洲，230V）
S----STANDARD SUCCESS
例：
第二個字母S---USA（120V）
J---JAPAN（100V）
A---AUSTRALIA（240V）
B---U.K.（240V）
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C---CHINA（220V）
M---MALAYSIA（240V）
D---DUAL INPUTS（110/220V，120/240V）
例：
SS48-120D-0750D

D----表示輸出相同電壓、電流
M---表示多組輸出不同電壓、電流
SA41-120-0300DC

C----代表附加陶瓷電容C – CAP
SS66 -120-0400AF

F----表示屬鐵橋式的變壓器（TRANSFORMER）
3-3-2 不同客戶的編碼制度(CUSTOMER CODE)
TYC----TYCO TOYS HONG KONG LTD
PHI----PHILIPS HONG KONG LIMITED
3-3-3 同一客戶同一型號產(chǎn)品，要求不同的編碼制度（PRODUCT INDEX）
TYC1----TYCO的第一款
TYC2----TYCO的第二款
3-4 新產(chǎn)品的報價、樣品處理：
3-4-1 當(dāng)營業(yè)部收到客戶傳真或電話查詢時，營業(yè)部應(yīng)要求客戶將產(chǎn)品要求以書面形式傳真到本公司，客戶要求至少應(yīng)提供包括：產(chǎn)品規(guī)格型號、規(guī)范及安全標(biāo)準(zhǔn)（UL、CSA認(rèn)證等）。
3-4-2 營業(yè)部有需要時可將客戶要求轉(zhuǎn)交工程部，由工程部對客戶提出的產(chǎn)品要求規(guī)格進行技術(shù)評估。
3-4-3 如公司不能滿足客戶要求，由營業(yè)部負(fù)責(zé)通知客戶，否則，營業(yè)部將直接發(fā)出報價單。
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3-4-4 如客戶要求樣板，由營業(yè)部發(fā)出樣板訂單給工程部，工程根據(jù)客戶要求制
作樣板，提供測試報告、線路、外形尺寸圖紙。
3-4-4-1 客戶對公司制作的樣板進行確認(rèn)。
3-4-4-2 如客戶確認(rèn)的樣板不能滿足要求時，由營業(yè)部通知工程部重新制作樣板。
3-4-4-3 如樣板滿足客戶要求，應(yīng)要求客戶簽板確認(rèn)，對簽板的控制參照《樣板控制程序》
3-4-5 如客戶滑要求樣板，需由工程產(chǎn)提供測試報告及“PRODUCT CONFIRMATION FORM”，以供客戶確定要求。
3-4-6 客戶確認(rèn)的文件資料由營業(yè)部及文控中心各保存一份。
3-4-7 客戶對公司制作的樣板進行確認(rèn)。
3-5 營業(yè)部文件處理：
3-5-1 報價單上有關(guān)產(chǎn)品編碼及各項內(nèi)容填寫正確。
3-5-2 非正式發(fā)票----復(fù)查訂貨單，確保產(chǎn)品編號、內(nèi)容、單價、數(shù)量、條款無誤。
3-5-3 發(fā)票、包裝單----信用證、訂貨單及報價單，改錯應(yīng)于改錯旁邊蓋印。
3-5-4 落貨紙----盡量參照信用證要求，如資料與報價單或其他文件有錯，以信用證為準(zhǔn)。
3-5-5 送貨單----香港送貨的由營業(yè)部負(fù)責(zé)出送貨單，東莞出貨的由東莞廠方負(fù)責(zé)出送貨單。
3-5-6 生產(chǎn)/備料通知單----收到訂單后，營業(yè)部發(fā)出“生產(chǎn)/備料通知書”，以便采購部及集團總經(jīng)理確認(rèn)物料和交貨期，營業(yè)部收到采購部、集團總經(jīng)理和董事長簽署確認(rèn)的“生產(chǎn)/備料通知書”后再向客戶確認(rèn)接受訂單。
3-5-7 生產(chǎn)通知書如有修改，再發(fā)修改通知單，于編號后加“R”。
3-5-8 樣板訂單----營業(yè)部按要求發(fā)出“樣板訂單”及提供有關(guān)資料給工程部制作樣板。
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3-6 信用證的處理:
3-6-1 收到信用證時應(yīng)審查內(nèi)容是否正確，及時核對報價單和訂單的相關(guān)內(nèi)容，包括交貨期，要求文件和其他條款是否合理可行，如有不符或不合理處，立即通知營業(yè)部經(jīng)理與客戶協(xié)商解決。
3-6-2 制定（L/C EXECUTING FORM），將信用證上所有文件，其他要求和備注填在表格內(nèi)，每張信用證填一張表格。
3-6-3 注意整套文件避免改錯，如有改錯情況，切記于旁邊蓋公司小圓印。
3-6-4 所有文件上一切字眼應(yīng)依照信用證上的表達(dá)方式，不應(yīng)隨意更改。
4-0 訂單統(tǒng)計
4-1 營業(yè)部應(yīng)將所有訂單記錄以便統(tǒng)計。
4-2 設(shè)訂單統(tǒng)計表列明確客戶名稱、貨品類別、數(shù)量和交貨期。
4-3 營業(yè)部經(jīng)理于考慮接受訂單時應(yīng)參考訂單統(tǒng)計表。
5-0 文件編號、存檔、儲存、處理
5-1 報價單----Q（01） XXXX（電腦自動編碼，一份傳真送客戶，一份電腦保存， 一份保存客戶檔案。）
5-2 臨時發(fā)票----PI（01） XXXX（電腦自動編碼，一份電腦保存，一份保存客戶檔案。）
5-3 發(fā)票----IN（01） XXXX（電腦自動編碼，兩份交給客戶，一份送會計部，一份電腦保存，一份存營業(yè)部檔案）。
5-4 包裝單----P（01） XXXX（電腦自動編碼，兩份交給客戶，一份電腦保存，一份存營業(yè)部檔案，必要時發(fā)一份予會計部）。
5-5 送貨單----DN（01） XXXX（電腦自動編碼，三份送客戶，其中一份客戶簽收后交營業(yè)部，一份電腦保存）。
5-6 傳真----F（01） XXXX（順序填寫編號，一份傳送客戶，一份電腦保存，一份保存客戶檔案。）
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5-7 信件----L（01） XXXX（順序填寫編號，一份送客戶，一份電腦保存，一份保存客戶檔案。）
5-8 生產(chǎn)/備料通知書----PP-01-XXXX（順序填寫編號，一份送采購部，一份送廠總經(jīng)理，一份存生產(chǎn)通知書總檔）。
5-9 樣板訂單----S（01） XXXX（順序填寫編號，一份傳送東莞廠，一份存樣板訂單檔案）。
5-10 修改文件編號后加（R），如Q（01） XXXX（R）。
5-11 除營業(yè)部員工及指定人員外，其他人等不得擅取以上單據(jù)。
5-12 電腦儲存的文件每星期復(fù)制一次。
6-0 參考文件
培訓(xùn)控制程序
樣板控制程序
信息溝通控制程序
客戶投訴處理程序
7-0 參考記錄
發(fā)票
報價單
包裝單
送貨單
樣板訂單
生產(chǎn)/備料通知書
臨時發(fā)票
L/C EXECUTING FORM
PRODUCT CONFIRMATION FORM
信息聯(lián)絡(luò)處理單

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