質(zhì)量文件控制程序
Standard Success Groups Ltd.
標(biāo)準(zhǔn)志成集團(tuán)有限公司
質(zhì)量文件控制程序 受控狀態(tài)
文件編號(hào) SS-COP-001 版 本 A
頁(yè) 號(hào) 1/4 生效日期 2004-4-8

1-0 目的
本程序規(guī)定了質(zhì)量體系文件的批準(zhǔn)、發(fā)放、更改，以保證文件在受控狀態(tài)下使用。
2-0 適用范圍
適用于公司之質(zhì)量體系文件。
3-0 職責(zé)
3-1 集團(tuán)公司質(zhì)量體系文件由東莞工廠文控中心負(fù)責(zé)保管、分發(fā)。
4-0 程序
4-1 質(zhì)量文件的批準(zhǔn)和評(píng)審
4-1-1 公司的質(zhì)量體系文件由相關(guān)部門編寫(xiě)，呈董事長(zhǎng)、集團(tuán)總經(jīng)理或廠營(yíng)運(yùn)經(jīng)理審批（本集團(tuán)公司質(zhì)量手冊(cè)董事長(zhǎng)審批，程序文件由集團(tuán)總經(jīng)理或廠營(yíng)運(yùn)經(jīng)理審批，部門工作指引由廠營(yíng)運(yùn)經(jīng)理審批），并由相應(yīng)審批人員確定發(fā)放范圍。
4-1-2 工程圖紙由工程部經(jīng)理批準(zhǔn)，并確定發(fā)放范圍。
4-1-3 質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)由品管部經(jīng)理或廠營(yíng)運(yùn)經(jīng)理批準(zhǔn)，并確定發(fā)放范圍。
4-1-4 每年于管理評(píng)審會(huì)議上由管理代表對(duì)現(xiàn)有的體系文件進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)予以修定。
4-2 質(zhì)量文件的發(fā)放
4-2-1 文件原稿為正本，復(fù)印件為副本。正本由東莞工廠文控中心存入檔案，副本作為發(fā)放文件。
4-2-2 依據(jù)發(fā)放范圍，東莞工廠文控中心復(fù)印相應(yīng)數(shù)量的文件，并在復(fù)印文件的每一頁(yè)蓋上“受控文件”的印章。
4-2-3 東莞工廠文控中心按發(fā)放范圍，填制“文件簽收記錄表”，并將文件發(fā)放給有關(guān)部門，領(lǐng)用人在“文件簽收記錄表”中簽名。
4-2-4 東莞工廠文控中心在文件發(fā)出后，填寫(xiě)“受控文件一覽表”。
4-3 質(zhì)量文件的更改
4-3-1 當(dāng)出現(xiàn)下列情況時(shí)，文件持有者可提出文件的更改：
編制 審核 審批

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質(zhì)量文件控制程序 受控狀態(tài)
文件編號(hào) SS-COP-001 版 本 A
頁(yè) 號(hào) 2/4 生效日期 2004-4-8

A，體系運(yùn)行中，文件不能滿足要求；
B，生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)或工藝的更改導(dǎo)致文件的修改；
C，采取糾正措施時(shí)，導(dǎo)致文件的更改；
D，其他原因。
4-3-2 提出申請(qǐng)更改的部門，將文件進(jìn)行修改，經(jīng)原審批人批準(zhǔn)后，交文控中心存檔；同時(shí)，文件更改經(jīng)手人應(yīng)填寫(xiě)《體系文件修改狀況表》，交文控中心審核，廠營(yíng)運(yùn)經(jīng)理審批。
4-3-3 更改文件的發(fā)放同4-2。
4-3-4 東莞工廠文控中心取出上一次“文件簽收記錄表”查找文件持有者在發(fā)放更改文件的同時(shí)收回作廢文件。
4-3-5 將作廢文件的正本從檔案中取出，蓋上“作廢”章印，存入作廢文件檔案內(nèi)，更改文件正本存入文件檔案。
4-3-6 東莞工廠文控中心將收回的作廢文件副本全部銷毀。
4-4 文件遺失，各部門向集團(tuán)總經(jīng)理秘書(shū)匯報(bào)， 并書(shū)面申請(qǐng)補(bǔ)辦。
4-5 文件持有者應(yīng)保持文件清晰、整潔，不準(zhǔn)在文件上自行修改、亂涂、亂畫(huà)。
4-6 文件版本
4-6-1 程序文件、工作指引修改滿5次后，于第六次修改時(shí)，文件收回更換版本，受控文件原版本為A，換版后為B，依此類推。
5-0 外來(lái)文件的控制與以上公司內(nèi)部質(zhì)量文件之控制相同。
5-1 外來(lái)文件發(fā)放同4-2。
5-2 外來(lái)文件的有效性控制
5-2-1 外來(lái)文件按簽發(fā)時(shí)間先后進(jìn)行控制，當(dāng)簽發(fā)有更改的文件時(shí)，由東莞工廠文控中心從“文件簽收記錄表”中查找持有者，收回作廢的先前發(fā)放的外來(lái)文件。
5-2-2 將收回作廢(先前發(fā)放)的外來(lái)文件的正本從檔案中取出，蓋上“作廢”印章，存入作廢文件檔案內(nèi)，新近簽發(fā)的外來(lái)文件正本存入檔案內(nèi)。
5-2-3 東莞工廠文控中心將收回作廢的外來(lái)文件副本全部銷毀。
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頁(yè) 號(hào) 3/4 生效日期 2004-4-8

6-0 設(shè)計(jì)更改通知的控制（簡(jiǎn)稱ECN，即Engineering Change Notice，以下同）。
6-1 ECN的發(fā)放同4-2。
6-2 ECN的有效控制。
6-2-1 ECN按簽發(fā)的有效期限進(jìn)行控制，在有效期內(nèi)的最后一天，由東莞工廠文控中心從“文件簽收記錄表”中查找文件持有者，收回作廢的ECN。
6-2-2 將收回作廢的ECN的正本從檔案中取出，蓋上“作廢”印章，存入作廢文件檔案內(nèi)；若ECN導(dǎo)致文件更改時(shí)，須同時(shí)發(fā)放新的文件于相關(guān)人員。新文件的發(fā)放和控制同4-2，4-3，4-4，4-5，4-6。
6-2-3 東莞工廠文控中心將收回作廢的ECN副本全部銷毀。
7-0 電子文檔的控制
7-1 所有重要的質(zhì)量文件必須打?。ㄓ部截悾┯枰詡浞?，包括作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、單位產(chǎn)品用料表、產(chǎn)品生產(chǎn)規(guī)格、SPECIFICATION、產(chǎn)品規(guī)格書(shū)（PART SPEC.）。
8-0 文件編碼方法
8-1 質(zhì)量手冊(cè)的編碼方法
SS -- QM -- 001
公司代號(hào) 質(zhì)量手冊(cè) 序號(hào)
8-2 程序文件的編碼方法
SS -- COP -- XXX
公司代號(hào) 運(yùn)作程序 文件序號(hào)
8-3 工作指引文件的編碼方法
SS -- XX -- XXX
公司代號(hào) 部門代號(hào) 序號(hào)
P S--采購(gòu)部 ED --工程部 PD--生產(chǎn)部
MK--營(yíng)業(yè)部 QC--品管部 PM--生產(chǎn)物料控制部
DC--文控中心 HR--人力資源部 I T—電腦部
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8-4 工程資料編碼方法
ED -- EIXX -- XXX
部門代號(hào) 規(guī)格 序號(hào)
9-0 質(zhì)量手冊(cè)控制
9-1 質(zhì)量手冊(cè)控制參見(jiàn)《質(zhì)量手冊(cè)》4-0章節(jié)進(jìn)行控制。
10-0 參考文件
質(zhì)量手冊(cè)
11-0 參考記錄
文件簽收記錄表
受控文件一覽表
文件發(fā)放范圍
體系文件修改狀況表
編制 審核 審批


質(zhì)量文件控制程序